A America First Credit Union (AFCU) fornece serviços financeiros pessoais de qualidade superior aos seus membros e proprietários. É a 7ª maior cooperativa de crédito em termos de associação e a 12ª maior em termos de tamanho de ativos nos EUA.
Thayne Shaffer, Vice-Presidente Sênior e Controlador da America First Credit Union, compartilha como o portal de conselho Convene ajudou a cooperativa de crédito a alcançar melhor segurança e comunicação mais rápida em suas reuniões.
“Quando a America comprou iPads pela primeira vez para membros da alta administração e do conselho, passamos de um modelo antigo de envio de documentos de papel para enviar por e-mail um arquivo PDF de vários documentos. No entanto, aprendemos rapidamente que nem todos estavam na mesma página do ponto de vista da funcionalidade, pois havia diferentes versões de pacotes de reuniões recebidos (alguns foram atualizados, enquanto outros não) e isso foi um desafio em nossas reuniões do conselho”, diz ele quando o conselho tentou usar dispositivos para suas reuniões do conselho.
Ele observa ainda como: “O conselho também usou diferentes aplicativos de visualização de PDF, o que dificultou a consistência. Em seguida, tentamos o Box.com, mas isso ainda não atendeu às nossas necessidades de ter um visualizador consistente que fosse compatível com todos os dispositivos. Como repositório de documentos, ficou aquém das funcionalidades de reunião, como marcar documentos. Finalmente, o presidente da cooperativa de crédito, que foi exposto a soluções de reunião como membro de outro conselho, nos levou a procurar uma opção que melhor se adaptasse às necessidades da America First.”
Melhor pelo Valor
Thayne falou sobre sua busca por um portal de conselho dizendo que: “Em nossa busca para encontrar a opção certa para a America First, pré-selecionamos cinco soluções de reunião, mas o Convene facilmente saiu no topo depois que levamos em consideração o custo. Com seu portal altamente eficiente para iPad, Android, Windows e Mac, Convene foi o claro vencedor, oferecendo grande valor para recursos abrangentes, como ADFS, design intuitivo e segurança rigorosa.”
Convene ajudou a agilizar seus processos de reunião do conselho para economizar tempo e dinheiro. “Com a prioridade máxima de segurança para nós, o e-mail não era uma opção segura o suficiente. Com o Convene, recebemos acesso centralizado, permitindo que todos os arquivos fossem visualizados sem sair do aplicativo e acesso personalizado, para que mantenhamos o controle total de quem poderia visualizar quais reuniões e documentos”, diz ele ao falar sobre segurança para sua sala de reuniões.
Recurso de arrastar e soltar
Ele também elaborou sobre a experiência de seus colegas: “Nossa contadora financeira, Allyson Jorgensen, é uma usuária administrativa, utilizando o software principalmente para criar pacotes de reuniões e agendar as próximas reuniões. Os recursos que ela particularmente acha convenientes e úteis são as notificações de alteração, a personalização do acesso do usuário e o construtor de agendas. Ela não precisa mais converter os documentos; ela simplesmente os arrasta e solta para criar pacotes. Ela também gosta do fato de poder ver quem entre os membros têm acesso aos pacotes, adicionando outra camada de segurança, algo que os e-mails simplesmente não podem fornecer.”
Ótima experiência do usuário
Para ele, “Graças ao Convene, todos estão trabalhando com a mesma plataforma, referindo-se e usando-a da mesma maneira e ajudando uns aos outros. A uniformidade já foi um desafio, mas agora é um grande benefício para vários de nossos comitês dentro da cooperativa de crédito. Todos nós recebemos notificações de quaisquer alterações em tempo real, por isso somos imediatamente alertados se um arquivo tiver sido atualizado. Ninguém fica no escuro, então ninguém está atrasado no recebimento de informações. Também apreciamos o fato de podermos fazer marcações em documentos, como trabalhar com papel real, menos o desperdício e o inconveniente.”
Thayne terminou a entrevista dizendo: “Nesse sentido, o Convene não parece uma tecnologia completamente nova para nós. Na verdade, nossos membros do conselho e do comitê de todas as idades aprenderam o Convene dentro de uma hora após usá-lo em seus próprios dispositivos. O recurso multiplataforma do Convene realmente nos impulsionou, proporcionando aos funcionários e membros do conselho a liberdade de usar o dispositivo que se sentem mais confortáveis em usar no dia a dia.”