A Amadeus Capital Partners é uma empresa de capital de risco que investe em empresas europeias de alta tecnologia, fundada por Anne Glover e Hermann Hauser em 1997. Eles usam o Convene desde dezembro de 2018.
Rob Butterworth, Chefe de TI, sobre como o Convene gerou as mudanças quando a Amadeus Capital Partners identificou a necessidade de agilizar suas reuniões do Conselho e encontrar maneiras alternativas de lidar com dados vitais.
Rob fala sobre como a Amadeus decidiu começar a procurar uma solução de portal digital: “Nossa CEO faz parte do Conselho do Banco da Inglaterra, que usa uma solução de conselho digital. Ela tinha ouvido falar sobre os benefícios que as reuniões digitais do conselho podem trazer, então a decisão de implementar uma solução surgiu em grande parte como resultado de sua recomendação.
Processo de reunião pré-Convene
Sendo uma instituição financeira, as reuniões são extremamente pesadas em dados, o que, por sua vez, exigia uma impressão extensiva. Infelizmente, de acordo com Rob, a organização estava descartando aproximadamente 98% do material impresso após as reuniões, e isso era algo que eles queriam mudar, do ponto de vista ambiental.
Ele observa que: “Pode demorar um pouco para preparar os dados para as reuniões, e muitas vezes havia um grande número de tiragens de última hora que precisavam ser terceirizadas devido ao seu volume e à óbvia pressão de tempo. Estávamos incorrendo em um gasto de cerca de oito mil libras por ano em custos de impressão, então esse foi outro fator chave para a mudança.”
Outro fator para eles era que, antes do Convene, os dados precisavam ser impressos e enviados para qualquer pessoa baseada remotamente. Isso foi exemplificado com o caso de um de seus membros do Conselho, que se mudou para a Nova Zelândia.
Rob afirma que, por causa do Convene, o diretor realocado conseguiu participar efetivamente das reuniões do conselho: “O Convene já estava funcionando antes de sua mudança, e quando realizamos uma reunião do conselho com o Convene, foi fácil para ele acompanhar a reunião. O presidente que dirigiu a reunião virou as páginas para os outros participantes, o que fez com que o processo funcionasse sem problemas, e também eliminou a necessidade de qualquer participante passar um tempo percorrendo as páginas para encontrar as informações específicas de que precisavam.”
A segurança é primordial
Rob também falou sobre a importância da segurança da organização: “A segurança da informação é fundamental para nós na Amadeus. Usamos iPads durante as reuniões, e eles podem ser apagados imediatamente após as reuniões, para que dados confidenciais possam ser contidos com segurança. Isso sempre foi um risco com informações impressas em reuniões em papel. A mudança para o Convene aumentou a segurança.”
“O fato de o Convene poder ser integrado aos sistemas existentes (Octa) em vigor aqui é altamente benéfico. Depois que as contas de usuário são adicionadas, nada mais precisa ser feito. Também achamos os recursos de Agenda e Agendamento muito úteis”, acrescenta ele.
Transição suave e o valor do Convene sobre os concorrentes
Rob então mencionou como seus membros do conselho reagiram ao Convene: “A aceitação inicial foi boa. Um ou dois membros do Conselho estavam um pouco céticos, para começar. No entanto, após a primeira reunião com o Convene, houve um grande sinal positivo!”
“Consideramos alguns outros produtos porque somos compostos por 30 pessoas, estamos sempre cientes da necessidade de equilibrar os custos. Não vimos o valor de consultas de pré-venda caras que eram obrigatórias com os outros fornecedores. Com o Convene, tivemos tempo para avaliar a solução sem um compromisso inicial com o investimento financeiro”, afirma ele ao discutir outros concorrentes que eles consideraram.
Feliz com o apoio do Convene
Ele acrescenta ainda que: “Não tivemos que abrir nenhum ticket de suporte por um tempo, mas ficamos felizes com o suporte que recebemos do Convene”.
“Somos um cliente bastante auto suficiente e o Convene entendeu e trabalhou com isso. Os usuários descobriram que o Convene é um sistema intuitivo, portanto, não houve necessidade de envolvimento significativo de TI. Definitivamente poderíamos fazer melhor uso de toda a gama de recursos do Convene, então isso é algo que faremos à medida que as coisas progredirem”, ele termina ao falar sobre os benefícios do suporte que receberam da equipe do Convene.