O African Export-Import Bank (Afreximbank) é uma instituição financeira supranacional com sede no Egito, que presta serviços para o desenvolvimento, diversificação e expansão do comércio africano. O Afreximbank usa o Convene desde outubro de 2016.
Jacqueline Motsebo, Gerente Sênior da Secretaria do Conselho do Afreximbank, compartilha como o Convene simplifica suas reuniões de conselho e gerenciamento de documentos com uma solução sem papel.
A demanda por uma solução de reunião segura e sem papel
O Afreximbank tem realizado reuniões com membros do conselho e investidores, tanto na África quanto no exterior. Além das despesas de viagem, um problema que os conselhos e administradores estão procurando resolver é o gerenciamento de documentos. “Estamos procurando uma solução que possa resolver a impressão de documentos confidenciais em grandes quantidades, reimpressão para acomodar mudanças de última hora, viajar com grandes quantidades de papel e destruir todos os documentos depois para garantir a segurança.”
Jacqueline conta como eles fizeram a transição para o Convene. A equipe de secretariado do conselho do Afreximbank, o departamento de TI e o gerenciamento de riscos descobriram o Convene e participaram de uma demonstração do software. “As equipes acharam o Convene satisfatório. Uma avaliação seguiu a demonstração, e a equipe de TI deu seu feedback positivo sobre a solução. No geral, o Convene se destacou como um aplicativo melhor do que outros”, comentou Jacqueline. A funcionalidade fornecida pelo Convene atendeu aos requisitos e expectativas do Afreximbank.
Preparação Simplificada Para A Reunião
O Afreximbank tem usado Convene para suas reuniões de conselho e departamento. Jacqueline mencionou que o software tem sido benéfico na organização da reunião e na preparação dos boards do conselho. “Somos capazes de exportar e circular pacotes de reuniões com muita facilidade. Basta um clique.” Os administradores do conselho no Afreximbank conseguiram economizar tempo, esforço e custo por não terem que imprimir documentos para todos os participantes da reunião. Além disso, o agendamento de reuniões tem sido mais fácil, já que os convites no Convene são refletidos instantaneamente no Outlook com locais e fusos horários ajustados.
Gerenciamento de arquivos seguros e sem esforço
Anteriormente, o Afreximbank produzia documentos e relatórios do conselho usando grandes quantidades de papel, tornando o gerenciamento de arquivos trabalhoso e excessivo. Jacqueline também observa que, devido ao seu problema inerente com documentos em papel, a segurança dos dados é propensa a ser comprometida. “Foi um grande desafio para nós garantir a confidencialidade dos documentos do conselho, especialmente quando estamos viajando para o exterior, pois temos que carregar esses arquivos em papel e destruí-los após as reuniões.”
Com o Convene, todos os documentos, relatórios e pacotes de reuniões do banco podem ser acessados em um único espaço seguro. A Biblioteca de Documentos do Convene permitiu que Jacqueline e os administradores do conselho adicionassem sempre a versão mais recente dos documentos, eliminando a necessidade de reimpressão em massa. O Convene forneceu a eles o controle dos documentos — determinando os usuários e seu nível de acesso — para garantir a segurança dos dados antes e depois das reuniões.
Convene como Software Intuitivo de Reunião do Conselho
Jacqueline não tem nada além de elogios à Convene e à sua equipe de sucesso do cliente. “A transição foi suave, já que o Convene é fácil de usar. Além disso, a equipe estava altamente disponível e prestativa dentro e fora do período de implementação.”
Quando perguntada se eles recomendarão o Convene a outros bancos, Jacqueline apoia positivamente a plataforma e até acrescentou: “Convene é um software fácil de usar com a flexibilidade que pode acomodar requisitos específicos. Os usuários mal precisam de treinamento, pois é uma plataforma simples.”
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