Tesco PLC utilizza Convene per le riunioni digitali del Consiglio di Amministrazione dal 2014. Tesco è uno dei principali retailer multinazionali, impegnato a offrire ogni giorno un servizio sempre migliore ai propri clienti.
Chris Spanias, Solution Architect di Tesco PLC, ci ha raccontato perché l’azienda ha scelto Convene come software di gestione del Consiglio e in che modo la piattaforma ha contribuito a ridurre tempi e costi.
Compatibilità multipiattaforma
Chris racconta: “Prima di passare a Convene utilizzavamo già un Board Portal. Il motivo del cambiamento è stato che BoardPad non supportava Android. Avevamo appena lanciato un dispositivo sviluppato internamente basato su Android, e il Consiglio voleva promuoverne l’utilizzo all’interno di Tesco. Era una questione di eat your own dog food, quindi avevamo bisogno di una soluzione in grado di soddisfare le nostre esigenze e funzionare su Android. Abbiamo confrontato diversi Board Portal, tra cui Diligent, ma Convene è stato quello che ci ha convinto di più.”
Chris aggiunge che il feedback dei membri del Consiglio è stato molto positivo. Possono utilizzare Convene su qualsiasi dispositivo, dagli iPad ai tablet Android, fino ai computer aziendali Windows. Hanno apprezzato la flessibilità della soluzione, senza la necessità di portare con sé documentazione cartacea per le riunioni.
Riduzione dei tempi e maggiore efficienza
“Prima di Convene, i nostri amministratori dovevano stampare i materiali per le riunioni e utilizzare il vecchio software. Questo vanificava l’obiettivo della digitalizzazione e aumentava semplicemente il carico di lavoro. L’app Convene è così efficace che non è più necessario stampare nulla. Funziona su tutte le piattaforme, quindi ogni utente può accedervi facilmente,” sottolinea Chris parlando dei vantaggi di Convene come software di gestione del Consiglio.
“Questo ha reso il lavoro dei nostri amministratori molto più semplice. Non devono più stampare grandi quantità di documenti e preparare i materiali per gli utenti, né configurare riunioni e presentazioni in un’altra applicazione. Questo ha permesso di risparmiare tempo e migliorare l’efficienza nell’organizzazione delle riunioni.”
Convene si ripaga da solo
Tesco ha condotto uno studio interno qualche tempo fa. Chris spiega:
“In passato stampavamo centinaia di pagine di presentazioni PowerPoint, immagini e altri materiali per 20-30 persone a ogni riunione, oltre alle copie di backup. E questo doveva essere fatto ogni due settimane circa. Dopo il passaggio a Convene, il nostro Consiglio ha smesso di utilizzare la carta. Oggi l’unico costo rimasto è quello della licenza annuale per utente.”
Dallo studio è emerso che il risparmio ottenuto solo su stampa e carta è stato così significativo che Convene si è praticamente ripagato da solo ogni anno, un risultato che l’azienda ha considerato particolarmente rilevante.
Facilità di adozione
“Da quando abbiamo iniziato a utilizzare Convene, abbiamo fatto praticamente zero chiamate all’Help Desk. Direi che è un buon indicatore di successo. Abbiamo ricevuto feedback molto positivi sulla facilità d’uso della piattaforma e sulla sua capacità di sostituire completamente i materiali cartacei, che era uno degli obiettivi principali fin dall’inizio. Una volta autorizzati, i partecipanti alle riunioni devono semplicemente effettuare l’accesso e l’utilizzo risulta intuitivo. Lo stesso vale sia per gli utenti avanzati sia per gli amministratori,” racconta Chris durante l’intervista.
Da quanto osservato, i nuovi utenti riescono a familiarizzare rapidamente con il software di gestione del Consiglio già dopo una demo standard di 30 minuti.
Sicurezza di livello enterprise
“Quando Convene è stato valutato dal nostro team InfoSec, ricordo che sono rimasti soddisfatti e colpiti dagli standard di sicurezza e dalle certificazioni. Da quanto emerso, rappresentava un livello superiore rispetto alla soluzione che utilizzavamo in precedenza. La possibilità di utilizzare l’autenticazione ADFS è particolarmente utile per noi, dato che utilizziamo l’autenticazione AD. Convene dispone inoltre degli standard di conformità necessari, un requisito fondamentale considerando il profilo degli utenti (membri del Consiglio, dirigenti, ecc.) e la natura sensibile delle informazioni trattate,” spiega Chris parlando delle funzionalità di sicurezza del software di gestione del Consiglio.
Strumenti avanzati per le riunioni
Chris conclude con queste parole:
“Apprezzo in particolare la possibilità di annotare le presentazioni in tempo reale durante le riunioni. Posso farlo in modo privato, visibile solo a me, oppure condividere i miei commenti con gli altri partecipanti. È una funzionalità davvero utile, soprattutto quando si conduce una riunione.”