Accesso sicuro ai documenti del CdA, sempre e ovunque.

Sicurezza della piattaforma

Convene offre alle organizzazioni il pieno controllo della piattaforma, dalla gestione di utenti, ruoli e dispositivi fino alla configurazione delle impostazioni di sistema e sicurezza. Che venga utilizzata da smartphone, tablet o desktop, Convene garantisce elevati livelli di protezione contro minacce e vulnerabilità.

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  Gestione utenti e impostazioni di sicurezza

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    Gestione degli account

    Aggiungi e rimuovi facilmente utenti dalla piattaforma, assegna ruoli come Utente o Amministratore di sistema e organizza gli utenti in gruppi per una gestione più efficiente.

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    Log e attività degli utenti

    Monitora le attività svolte nell’applicazione e nell’Admin Portal, inclusi accessi, consultazione dei documenti, modifiche alle riunioni e aggiornamenti dei profili. Genera report di utilizzo e audit grazie alla funzionalità Audit Trail.

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    Policy di gestione delle password

    Rafforza la sicurezza degli account grazie a policy personalizzabili per le password e alla definizione di periodi di scadenza delle credenziali.

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    Timeout delle sessioni e tentativi di accesso

    Configura il timeout automatico delle sessioni e limita il numero di tentativi di accesso per prevenire accessi non autorizzati a Convene.

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    Controllo degli accessi basato sui ruoli

    • Ruoli utente
      Configura le impostazioni di sistema, personalizza i diritti di accesso e gestisci gli account utente in base ai ruoli assegnati (Utente o Amministratore di sistema).
    • Ruoli nelle riunioni
      Definisci e limita le azioni che i partecipanti possono svolgere durante le riunioni e nell’accesso ai materiali del Consiglio di Amministrazione, assegnando specifici ruoli per le riunioni.
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  Sicurezza dei documenti e Digital Rights Management (DRM)

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    Restrizioni di copia

    Impedisci la copia del contenuto dei documenti verso altre applicazioni, riducendo al minimo il rischio di esposizione dei dati.

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    Filigrane

    Applica filigrane personalizzabili ai documenti per scoraggiare la diffusione impropria e l’utilizzo non autorizzato di informazioni sensibili.

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    Firma elettronica sicura

    Per prevenire utilizzi fraudolenti delle firme elettroniche, Convene richiede agli utenti di autenticarsi con le proprie credenziali prima di firmare un documento. È inoltre possibile applicare una marca temporale alle firme elettroniche per garantire maggiore tracciabilità e validità.

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    Archiviazione ed eliminazione programmata dei documenti

    Pianifica l’archiviazione e l’eliminazione dei documenti per evitare accessi non autorizzati ai documenti presenti in specifiche riunioni, Review Rooms o Delibere.

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    Crittografia multilivello

    • Dati archiviati
      I documenti sono protetti con crittografia AES a 256 bit quando vengono archiviati nello spazio di archiviazione locale e nel portale web di Convene.
    • Dati in transito
      Le trasmissioni di dati da e verso Convene tramite reti wireless sono protette mediante crittografia TLS (Transport Layer Security) RSA a 2048 bit.
    • Gestione delle chiavi
      I documenti sono protetti attraverso un sistema di gestione delle chiavi a tre livelli, composto da una chiave documento casuale, una chiave utente e una chiave di sistema.
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    Accesso ai documenti

    • Libreria documentalek
      Definisci chi può visualizzare, scaricare o modificare singoli documenti o cartelle all’interno della Libreria documentale.
    • Riunioni
      Assegna ruoli specifici nelle riunioni per controllare chi può visualizzare, scaricare, inoltrare, esportare o stampare determinati punti all’ordine del giorno e relativi documenti.
    • Controllo dell’accesso ai punti dell’ordine del giorno
      Limita l’accesso a punti specifici dell’ordine del giorno, consentendo di nascondere contenuti classificati o particolarmente sensibili a determinati partecipanti o organizzatori della riunione.
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  Sicurezza dei dispositivi

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    Decrittografia on-demand

    Quando un utente accede a file crittografati archiviati sul dispositivo, vengono decrittografate in memoria solo le parti necessarie, riducendo l’esposizione dei dati.

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    Rilevamento di jailbreak e root

    Convene è in grado di rilevare se un dispositivo mobile è stato sottoposto a jailbreak o root e ne impedisce l’utilizzo della piattaforma.

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    Protezione dei dispositivi smarriti o rubati

    • Cancellazione remota dei dati e rimozione automatica
      Elimina da remoto i dati offline archiviati su un dispositivo in caso di smarrimento o furto.
      
    • Nuova autenticazione
      In caso di smarrimento o furto del dispositivo, i timeout di sessione rendono i dati inaccessibili fino a quando l’utente non completa nuovamente il processo di autenticazione.
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  Autenticazione sicura degli utenti

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    ID utente e password

    Convene consente l’accesso alla piattaforma esclusivamente agli utenti registrati, tramite credenziali univoche e password personali.

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    Single Sign-On (SSO) tramite SAML

    Elimina la necessità di inserire ripetutamente le credenziali grazie a un processo di autenticazione semplificato basato sul protocollo SAML 2.0.

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    Autenticazione biometrica

    Accedi rapidamente da dispositivi mobili utilizzando Touch ID o Face ID (iOS) oppure il riconoscimento delle impronte digitali (Android), senza dover digitare ogni volta le credenziali di accesso.

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    Integrazione con Active Directory

    Grazie all’integrazione con Active Directory (AD), gli utenti non devono ricordare ulteriori credenziali di accesso, mentre l’organizzazione può garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere a Convene.

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    Autenticazione a più fattori (MFA)

    • Codice monouso (OTP)
      Ricevi e inserisci un codice di verifica monouso, inviato in modo sicuro e immediato al numero di cellulare registrato, prima di accedere a Convene.
    • Registrazione dei dispositivi
      Limita l’accesso a Convene ai soli dispositivi e/o browser precedentemente autorizzati.
    • Password monouso basata sul tempo (TOTP)
      Proteggi il tuo account Convene utilizzando l’app di autenticazione di tua scelta.

Sicurezza dell’infrastruttura cloud e della rete

Convene offre hosting cloud approvato da enti governativi, segregazione dei dati in ambiente cloud, elevata disponibilità del servizio, sistemi di rilevamento delle intrusioni (IDS) e prevenzione delle intrusioni (IPS) operativi 24 ore su 24, oltre a funzionalità di backup e ripristino.

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  Hosting cloud di livello enterprise

  Convene collabora con Amazon Web Services (AWS), uno dei principali provider di servizi cloud a livello globale, per garantire la protezione dei dati dei clienti a ogni livello dell’infrastruttura.

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    Amazon Web Services (AWS)

    • È in grado di analizzare miliardi di eventi e flussi continui di metadati per rilevare, prevenire e mitigare attacchi informatici di qualsiasi portata.
    • Si distingue per le avanzate funzionalità di configurazione della piattaforma, monitoraggio, gestione delle policy di sicurezza, affidabilità e resilienza operativa.
    • È la soluzione scelta da enti governativi e multinazionali in tutto il mondo.

    L’infrastruttura cloud globale di Convene è ospitata in data center certificati ISO (ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018) e conformi agli standard AICPA (SOC 1, SOC 2 e SOC 3), sottoposti a verifiche periodiche secondo lo standard SSAE 18.

    • Asia: Singapore
    • Australia: Sydney
    • Stati Uniti: Virginia Settentrionale
    • Canada: Montréal
    • Europa: Regno Unito e Irlanda

    Ogni data center è protetto e monitorato 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da personale di sicurezza specializzato, sistemi di videosorveglianza, rilevamento delle intrusioni, autenticazione a due fattori e ulteriori misure di protezione. I dati dei clienti sono inoltre protetti tramite la crittografia AWS EBS e archiviati in ambienti segmentati e segregati, riducendo il rischio di perdita dei dati o di commistione tra ambienti diversi. Per la gestione delle chiavi di crittografia, Convene collabora con un partner tedesco che opera esclusivamente attraverso data center situati in Europa ed è soggetto alla normativa tedesca e dell’Unione Europea. Le chiavi rimangono quindi interamente sotto controllo europeo. Anche qualora AWS fosse obbligata da un provvedimento giudiziario statunitense a fornire l’accesso ai dati, tali dati rimarrebbero crittograficamente inaccessibili senza la chiave detenuta dal partner tedesco di Convene.

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  Segregazione dei dati nel cloud

  Ogni cliente Convene dispone di un ambiente dedicato single-tenant, con schemi di dati propri, credenziali di autenticazione dedicate e chiavi di crittografia univoche, per garantire la completa separazione dei dati rispetto a quelli di altre organizzazioni. Tutti gli ambienti sono protetti da firewall di sicurezza e consentono esclusivamente il traffico proveniente da porte e indirizzi autorizzati.

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  Disponibilità dei dati nel cloud

  Grazie all’infrastruttura AWS, Convene archivia i dati dei clienti su più Availability Zone. Ogni Availability Zone comprende uno o più data center dotati di alimentazione elettrica e connettività indipendenti, eliminando i singoli punti di guasto e garantendo elevati livelli di disponibilità, resilienza e continuità operativa.

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  Sistema di rilevamento delle intrusioni (IDS) attivo 24/7

  Il sistema di rilevamento delle intrusioni (IDS), operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, monitora i log di accesso alla ricerca di schemi riconducibili ad attività malevole e segnala tempestivamente qualsiasi comportamento sospetto al team responsabile della sicurezza.

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  Sistema di prevenzione delle intrusioni (IPS) attivo 24/7

  L’infrastruttura cloud di Convene è protetta da un sistema di prevenzione delle intrusioni (IPS) che analizza il traffico di rete e blocca automaticamente le attività sospette, inclusi i caricamenti contenenti malware. Tutti i file caricati vengono inoltre sottoposti a scansione automatica tramite i servizi di sicurezza forniti da Trend Micro.

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  Backup e ripristino

  Per garantire l’integrità dei dati, vengono eseguiti backup automatici giornalieri. Gli archivi non più utilizzati o obsoleti vengono invece eliminati e sostituiti secondo procedure controllate, al fine di prevenire qualsiasi recupero non autorizzato delle informazioni.

Sicurezza dell’AI

Per l’elaborazione assistita dall’intelligenza artificiale di documenti sensibili del Consiglio di Amministrazione, Convene si affida esclusivamente a un’infrastruttura controllata con piena sovranità sui dati, sviluppata in conformità con l’AI Act dell’Unione Europea. I vostri dati non vengono condivisi con servizi di AI esterni come ChatGPT o altri provider di Large Language Models soggetti alla giurisdizione statunitense.

Tutte le funzionalità di AI operano all’interno dell’ambiente sicuro di Convene e sono soggette agli stessi controlli di accesso e agli stessi meccanismi di crittografia applicati agli altri dati aziendali. Ciò che viene discusso nel CdA resta nel CdA.

Governance della sicurezza

Convene adotta policy di sicurezza formalizzate, un team dedicato alla sicurezza, procedure di trattamento dei dati conformi al GDPR, misure di continuità operativa, meccanismi di rilevamento degli incidenti, processi di gestione delle vulnerabilità e controlli sulla sicurezza del personale.

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  Policy di sicurezza formalizzate

  Convene dispone di policy e procedure di sicurezza documentate per garantire la riservatezza, la disponibilità e l’integrità della piattaforma. Tutti i dipendenti ricevono una formazione specifica e sono tenuti a rispettare rigorosamente tali policy.

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  Team dedicato alla sicurezza

  Sotto la supervisione del Chief Security Officer di Azeus, Convene dispone di un team dedicato alla sicurezza responsabile di garantire il rispetto delle policy e delle procedure di sicurezza da parte del personale, proteggere i dati dei clienti e verificare regolarmente l’efficacia delle misure di sicurezza adottate.

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  Trattamento dei dati

  Le procedure di trattamento dei dati di Convene sono conformi al GDPR e sono supervisionate da un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO).

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  Misure di continuità operativa

  Il Piano di Continuità Operativa di Convene garantisce la continuità dei servizi di supporto, assicurando assistenza e operatività per tutti i clienti in ogni momento.

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    Backup automatici giornalieri*

    I dati dei clienti vengono sottoposti automaticamente a backup giornalieri per garantire l’integrità e la disponibilità delle informazioni.

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    Availability Zone e ridondanza dei dati*

    Convene sfrutta le Availability Zone di Amazon Web Services (AWS) all’interno della propria infrastruttura cloud per ripristinare rapidamente i servizi in caso di eventi critici, garantendo elevati livelli di affidabilità e disponibilità. Le copie di backup vengono replicate in un’ulteriore infrastruttura AWS all’interno della stessa regione geografica e rimangono protette tramite crittografia. I dati sono archiviati utilizzando Amazon S3 (Simple Storage Service).

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    Disaster Recovery*

    Il team di Convene esegue annualmente esercitazioni di Disaster Recovery per testare e migliorare il piano di ripristino, garantendo il rispetto degli obiettivi di Recovery Time Objective (RTO) e Recovery Point Objective (RPO).

    *Le misure di sicurezza contrassegnate con l’asterisco sono disponibili esclusivamente negli ambienti Convene Cloud.

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  Gestione degli incidenti

  I sistemi di monitoraggio di Convene operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In caso di incidente, i meccanismi di rilevamento avvisano immediatamente il team di supporto, che provvede a coinvolgere il team tecnico competente per una rapida risoluzione. Gli utenti possono inoltre segnalare eventuali incidenti tramite chat, email o telefono.

  *Questa misura di sicurezza è disponibile esclusivamente negli ambienti Convene Cloud.

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  Gestione delle vulnerabilità

  I server di Convene sono sottoposti regolarmente a verifiche di sicurezza e configurati secondo le best practice e i benchmark definiti dal Center for Internet Security (CIS), al fine di ridurre l’esposizione a vulnerabilità e minacce.

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    Test di sicurezza interni e penetration test esterni*

    L’infrastruttura di Convene viene sottoposta regolarmente a scansioni e verifiche di sicurezza da parte del team tecnico interno per identificare eventuali vulnerabilità. Inoltre, viene periodicamente sottoposta a penetration test eseguiti da società indipendenti specializzate. I clienti possono richiedere una copia dei risultati oppure condurre autonomamente attività di verifica della sicurezza e condividere le proprie evidenze con il team Convene.

    *Questa misura di sicurezza è disponibile esclusivamente negli ambienti Convene Cloud.

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    Sviluppo dell’applicazione

    Convene è stata progettata, sviluppata e testata tenendo conto delle principali vulnerabilità identificate dall’OWASP Top 10 e dal programma Common Vulnerabilities and Exposures (CVE). Dopo ogni rilascio principale, il team tecnico di Convene collabora con il team di sicurezza per eseguire scansioni dedicate e applicare tempestivamente le procedure di patch management per le vulnerabilità critiche (ad esempio Spectre).

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    Scansioni delle vulnerabilità AWS*

    Attraverso una varietà di strumenti specializzati, AWS esegue regolarmente scansioni delle vulnerabilità sui sistemi operativi host, sulle applicazioni web e sui database presenti nel proprio ambiente cloud. I team di sicurezza AWS monitorano costantemente le comunicazioni relative a vulnerabilità e falle di sicurezza dei fornitori tecnologici, oltre a verificare in modo proattivo la disponibilità di nuove patch e aggiornamenti di sicurezza.

    *Questa misura di sicurezza è disponibile esclusivamente negli ambienti Convene Cloud.

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  Sicurezza del personale

  Tutti i dipendenti di Convene sono sottoposti a verifiche dei precedenti e vincolati da accordi che impongono il rispetto delle policy aziendali in materia di privacy e la tutela della riservatezza dei dati dei clienti.

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    Formazione sulla sicurezza

    I nuovi collaboratori sono tenuti a partecipare a programmi di formazione sulla sicurezza che trattano temi quali le principali minacce informatiche, le tecniche di social engineering, il rilevamento e la prevenzione degli attacchi, nonché le procedure di segnalazione degli incidenti.

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    Formazione specialistica sulla sicurezza

    Gli sviluppatori e gli ingegneri di sistema di Convene partecipano regolarmente a percorsi di aggiornamento professionale per mantenersi allineati alle migliori pratiche di sicurezza riconosciute a livello internazionale.