Schützen Sie Ihre Informationen

Benutzerkonten und System-Sicherheitseinstellungen

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  Konten-Management

  Sie können dem System einfach Benutzer hinzufügen, entfernen und allgemeine Benutzer- oder Systemadministratoren-Rollen zu weisen. Für die einfache Verwaltung teilen Sie die Nutzer in Gruppen ein.

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  Benutzerprotokolle und Aktivitäten

  Verfolgen Sie die Aktivitäten in der Anwendung und im Admin-Portal, wie zum Beispiel Anmeldungen, Dokumentenzugriffe, Besprechungsänderungen und Profilaktualisierungen. Generieren Sie Nutzungsberichte über den Audit-Pfad.

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  Passwort-Richtlinien

  Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Konten mit angepassten Passwortrichtlinien und Ablauffristen für Passwörter.

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  Sitzungszeitüberschreitung und Wiederholungsversuche bei der Anmeldung

  Legen Sie Sitzungsüberschreitungen fest und begrenzen Sie die Anzahl der Anmeldeversuche, um unbefugte Zugriffe auf Convene zu verhindern.

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  Rollenbasierte Zugriffskontrolle

  • Benutzer-Rollen
    Konfigurieren Sie die Systemeinstellungen, passen Sie die Zugriffsrechte an und verwalten Sie die Benutzerkonten basierend auf den Benutzerrollen (Allgemeiner Benutzer oder Systemadministrator).
  • Meeting-Rollen
    Definieren und begrenzen Sie, was die Meeting-Teilnehmer während den Live Meetings und mit dem Board-Unterlagen tun können, indem Sie Meeting-Rollen zuweisen.

Dokumentensicherheit und Verwaltung digitaler Rechte (DRM)

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  Kopierbeschränkungen

  Verhindern Sie das Kopieren von Dokumentinhalten in andere Anwendungen, um die Offenlegung von Benutzerdaten zu minimieren.

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  Wasserzeichen

  Fügen Sie anpassbare Wasserzeichen zu Dokumenten hinzu, um den Missbrauch von sensiblem Unterlagen zu verhindern.

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  Sicheres Unterschreiben von Dokumenten

  Um Unterschriftsbetrug vorzubeugen, verlangt Convene von den Benutzern, dass sie ihre Anmeldedaten angeben, bevor sie mit einer E-Signatur unterschreiben. Benutzer können Convene auch so einstellen, dass Signaturen mit einem Zeitstempel versehen werden.

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  Planmäßige Archivierung und Vernichtung

  Planen Sie die Archivierung und Entsorgung von Dokumenten, um unbefugte Zugriffe auf Akten in bestimmten Meetings, Prüfungsräumen oder Beschlüssen zu vermeiden.

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  Mehrstufige Verschlüsselung

  • Daten im Ruhezustand
    Die Dokumente sind mit einer AES 256-Bit-Verschlüsselung geschützt, wenn sie im lokalen Speicher und im Webportal von Convene gespeichert werden.
  • Daten im Transit
    Die drahtlosen Netzwerkübertragungen zu und von Convene sind mit RSA 2048-bit Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt.
  • Schlüsselverwaltung
    Die Dokumente werden durch eine dreistufige Schlüsselverwaltung mit einem zufälligen Dokumentenschlüssel, einem Benutzerschlüssel und einem Systemschlüssel gesichert.
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  Zugang zum Dokument

  • Dokument Bibliothek
    Schränken Sie ein, wer einzelne Dateien oder Ordner in der Dokumentbibliothek ansehen, herunterladen oder bearbeiten kann.
  • Tagungen
    Weisen Sie Meeeting-Rollen zu, um einzuschränken, wer bestimmte Tagesordnungspunkte und Dokumente aus Besprechungen anzeigen, herunterladen, weiterleiten, exportieren und drucken darf.
  • Agenda-Beitrag sichern
    Besprechungsteilnehmer und Organisatoren können daran gehindert werden, geheime oder sensible Tagesordnungspunkte innerhalb einer Besprechung einzusehen.

Gerätesicherheit

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  On-the-fly Entschlüsselungsmodell

  Wenn ein Benutzer auf verschlüsselte Dateien im Speicher zugreift, werden nur die benötigten Teile im Speicher entschlüsselt.

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  Jailbreak und Root-Erkennung

  Convene ist in der Lage zu erkennen, ob ein mobiles Gerät gejailbreakt oder gerootet wurde und läuft nicht auf diesen Geräten.

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  Maßnahmen zur Sicherung verlorener oder gestohlener Geräte

  • Fernlöschung von Daten und automatische Bereinigung
    Löschen Sie gespeicherte Offline-Daten, die auf ein Gerät heruntergeladen wurden, aus der Ferne, falls es verloren geht oder gestohlen wurde.
    
  • Re-Authentifizierung
    Im Falle von verlorenen oder gestohlenen Geräten werden bei Sitzungszeitüberschreitungen die Daten unzugänglich, bis das Gerät erneut authentifiziert wird.

Sichere Benutzerauthentifizierung

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  Benutzer-ID und Passwort

  Convene erlaubt das Einloggen in das System nur Mitgliedern mit registrierten Benutzerkonten, sich mit ihrem eigenen, eindeutigen Passwort.

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  SAML Einzelanmeldung (SSO)

  Eliminieren Sie die Notwendigkeit der wiederholten Eingabe von Passwörtern pro Anmeldung durch einen optimierten Single Sign-On-Prozess mit SAML 2.0.

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  Biometrische Authentifizierung

  Mit Touch ID oder Face ID (iOS) bzw. Fingerabdruck-Scanning (Android) für mobile Geräte müssen Sie keine Anmeldeinformationen mehr eintippen.

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  Active Directory Integration

  Durch die Integration von Active Directory (AD) müssen sich die Benutzer keine weiteren Anmeldedaten merken, während Unternehmen sicherstellen können, dass nur registrierte Benutzer Zugriff auf Convene haben.

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  Multi-Faktor-Authentifizierung

  • Einmaliger Pin (OTP)
    Nutzer erhalten einen einmaligen Verifizierungscode, der sicher und sofort an die registrierte Handynummer gesendet wird. Dieser wird vor der Anmeldung bei Convene eingegeben.
  • Geräte-Registrierung
    Schränken Sie den Zugang zu Convene selektiv auf zuvor registrierte Geräte und/oder Browser ein.
  • Zeitbasiertes Einmal-Passwort (TOTP)
    Verwenden Sie die Authentifizierungsanwendung Ihrer Wahl, um Ihr Convene-Konto zu sichern.

Cloud-Hosting der Enterprise-Klasse

Convene hat sich mit dem führenden Anbieter von Cloud-Diensten in der Branche, Amazon Web Services (AWS), zusammengetan, um zu gewährleisten, dass die Kundendaten auf allen Ebenen geschützt sind.

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  Amazon Webdienste (AWS)

  • Kann Milliarden von Ereignissen und kontinuierliche Ströme von Metadaten analysieren, um jede Form von Cyberangriffen unabhängig von ihrer Größe zu erkennen, zu verhindern und zu verzögern
  • Hervorragende Bewertung der Plattform-Konfigurationsoptionen, der Überwachungs- und Richtlinienfunktionen, der Sicherheit und der Zuverlässigkeit
  • Bevorzugte Wahl von staatlichen Institutionen und multinationalen Unternehmen weltweit

  Die globale Infrastruktur der Convene Cloud befindet sich in ISO-zertifizierten (ISO 9001, 27001, 27017 und 27018) und AICPA-konformen (SOC 1/2/3) Hosting-Einrichtungen weltweit, die nach den SSAE-18-Standards geprüft werden.

  • Asien (Singapur)
  • Australien (Sydney)
  • U.S. (Nord-Virginia)
  • Kanada (Montreal)
  • Europa (Vereinigtes Königreich & Irland)

  Jede physische Hosting-Einrichtung wird rund um die Uhr durch professionelles Sicherheitspersonal, Videoüberwachung, Einbruchserkennungssysteme, Zwei-Faktor-Authentifizierung und vieles mehr geschützt und überwacht. Die Kundendaten sind durch eine zusätzliche Sicherheitsebene mit der AWS EBS-Verschlüsselung geschützt und werden außerdem segmentiert und getrennt voneinander gespeichert, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen oder sich überschneiden.

Cloud Datentrennung

Jeder Convene-Kunde verfügt über eine eigene mandantenfähige Umgebung mit eigenen Datenschemata, die durch individuelle Authentifizierungsdaten und völlig eindeutige Schlüssel geschützt sind, um sicherzustellen, dass die Daten von anderen Organisationen getrennt sind. Alle Client-Umgebungen sind durch Sicherheits-Firewalls geschützt, die nur bestimmte Ports und Adressen zulassen.

Verfügbarkeit von Cloud-Daten

Mit AWS Cloud Hosting ist Convene in der Lage, Kundendaten in mehreren Verfügbarkeitszonen zu speichern. Jede Verfügbarkeitszone besteht aus mindestens einem Rechenzentrum mit unabhängigen Strom- und Internetquellen, um sicherzustellen, dass es keinen Single Point of Failure gibt und um jederzeit eine hohe Verfügbarkeit und Haltbarkeit zu gewährleisten.

24/7 Intrusion Detection System (IDS)

Das 24/7 Intrusion Detection System (IDS) überwacht Zugriffsprotokolle auf gängige bösartige Angriffsmuster und benachrichtigt das System-Team über verdächtige Aktivitäten.

24/7 Intrusion Prevention System (IPS)

Die Cloud-Infrastruktur von Convene ist durch ein Intrusion Prevention System (IPS) geschützt, das den Datenverkehr scannt und verdächtigen Datenverkehr blockiert, einschließlich Uploads mit Malware. Hochgeladene Dateien werden automatisch durch Dienste von Trend Micro gescannt.

Back-Up und Wiederherstellung

Täglich werden automatische Back-Ups durchgeführt, um die Datenintegrität zu gewährleisten, während ungenutzte oder veraltete Archive vernichtet und ersetzt werden, um einen unbefugten Abruf zu verhindern.

Definierte Sicherheitsrichtlinien

Convene verfügt über dokumentierte Sicherheitsrichtlinien und -verfahren, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität des Systems zu gewährleisten. Alle Mitarbeiter sind geschult und angewiesen, diese Richtlinien strikt einzuhalten.

Designiertes Sicherheitsteam

Unter der Aufsicht des Chief Security Officer von Azeus verfügt Convene über ein Sicherheitsteam, das für die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien und -verfahren durch die Mitarbeiter, den Schutz der Kundendaten und die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Sicherheitsrichtlinien und -verfahren verantwortlich ist.

Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitungsverfahren von Convene sind mit der DSGVO konform und werden von einem Datenschutzbeauftragten beaufsichtigt.

Maßnahmen zur Geschäftskontinuität

Der Plan für die Geschäftskontinuität von Convene stellt sicher, dass die Support-Services kontinuierlich arbeiten, um alle Kunden jederzeit bedienen zu können.

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  Tägliche automatisierte Back-Ups*

  Die Kundendaten werden täglich automatisch gesichert, um die Systemintegrität zu gewährleisten.

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  Verfügbarkeitszonen und Datenredundanz*

  Convene nutzt die Verfügbarkeitszonen von AWS (Amazon Web Services) in seiner Cloud-Infrastruktur zur Wiederherstellung von Diensten in Katastrophensituationen, um hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Diese Datensicherungen werden an einen anderen AWS-Standort innerhalb der gleichen Region kopiert und bleiben verschlüsselt gespeichert, wobei Amazon Web Services S3 (Simple Storage Service) verwendet wird.

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  Katastrophenhilfe*

  Das Convene System-Team führt jährliche Disaster Recovery Übungen durch, um den Disaster Recovery Plan zu testen und zu verbessern, damit das Recovery Time Objective (RTO) und das Recovery Point Objective (RPO) eingehalten werden.

  *Sicherheitsmaßnahmen gelten nur für Convene Cloud-Umgebungen.

Management von Zwischenfällen

Der Erkennungsmechanismus von Convene, der rund um die Uhr überwacht wird, alarmiert das Support-Team über alle Vorfälle, die dann zur sofortigen Lösung an das System-Team weitergeleitet werden. Benutzer können alle Vorfälle auch per Chat, E-Mail oder Telefon melden.

*Diese Sicherheitsmaßnahme gilt nur für Convene Cloud-Umgebungen.

Schwachstellen-Management

Die Server von Convene werden regelmäßig verschiedenen Sicherheitstests unterzogen und sind nach den Sicherheitsrichtlinien des Center for Internet Security gehärtet.

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  Interne Sicherheitstests und externe Penetrationstests*

  Die Infrastruktur von Convene wird regelmäßig von dem Convene System-Team auf Schwachstellen geprüft und gescannt und externen Penetrationstests durch unabhängige Dritte unterzogen. Kunden können auch eine Kopie der Ergebnisse anfordern oder ihre eigenen Sicherheitstests durchführen und ihre Ergebnisse an Convene weitergeben.

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  Anwendungsentwicklung

  Convene wurde anhand der Top 10 des Open Web Application Security Project (OWASP) und des Common Vulnerabilities and Exposures-Programms konzipiert, entwickelt und auf Schwachstellen getestet. Das System-Team von Convene arbeitet mit dem Sicherheitsteam zusammen, um unmittelbar nach jeder größeren Veröffentlichung Scans durchzuführen und Patch-Management-Verfahren für kritische Sicherheitslücken zu implementieren (Beispiel: Spectre 2018).

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  AWS Schwachstellen-Scans*

  AWS führt mit einer Vielzahl von Scan-Tools regelmäßige Schwachstellen-Scans des Host-Betriebssystems, der Webanwendung und der Datenbanken in der AWS-Umgebung durch. Die Sicherheitsteams von AWS abonnieren Newsfeeds für Schwachstellen von Anbietern und überwachen auch proaktiv die Website des Anbieters und andere relevante Quellen für neue Patches.

  *Sicherheitsmaßnahmen gelten nur für Convene Cloud-Umgebungen.

Personelle Sicherheit

Alle Convene-Mitarbeiter werden auf einen kriminellen Hintergrund überprüft und sind an die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens und die Vertraulichkeit der Kundendaten gebunden.

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  Schulung zum Sicherheitsbewusstsein

  Neue Mitarbeiter müssen ein Sicherheitstraining absolvieren, in dem gängige Sicherheitsangriffe, Social-Engineering-Taktiken, die Erkennung und Vorbeugung von Angriffen sowie das Meldeverfahren besprochen werden.

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  Rollenspezifische Sicherheitsschulung

  Convene Entwickler und Systemingenieure werden regelmäßig geschult, damit sie auf dem neuesten Stand der branchenüblichen Sicherheitspraktiken sind.