Was ist ein Board-Portal?
Ein Board-Portal ist eine sichere digitale Umgebung für Vorstandsmitglieder, in der sie vertrauliche Dokumente und Informationen austauschen und Führungsaufgaben wahrnehmen können. Es wurde mit Tools für die Zusammenarbeit entwickelt und macht jeden Schritt in Ihrem Besprechungszyklus so nahtlos wie möglich.
Ihr Besprechungszyklus mit Board-Portal-Software
Die Kernfunktion eines jeden Board-Portals ist es, Engpässe und Redundanzen im Boardmeeting-Prozess sicher zu lösen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei der Umsetzung eines solchen Projekts erwarten können.
Vor der Besprechung
Während der Besprechung
Nach der Besprechung
Was sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines Board-Portals?
Mit dem ultimativen Ziel, die Erfahrung von Vorstandssitzungen zu verbessern, sind Board-Portal-Lösungen darauf ausgerichtet, die Unternehmensführung zu stärken.
Zentraler Datenzugriff
Alles, was Ihre Vorstandsmitglieder brauchen – Dokumente, wichtige Informationen, Besprechungstools – alles auf einer Plattform. Die Verwendung einer einzigen App ebnet den Weg für effiziente Arbeitsabläufe und zeitnahe Entscheidungen.
Erhöhte Besprechungsproduktivität
Verbringen Sie weniger Zeit mit der Vorbereitung von Besprechungen und konzentrieren Sie sich auf das, was besprochen werden soll. Erstellen Sie Board Packs in nur wenigen Minuten und tagen Sie virtuell. Außerdem können die Boards überall und von unterwegs arbeiten.
Kosteneffiziente und papierlose Verwaltung
Sparen Sie Zeit und Kosten mit einer papierlosen Board-Portal-Lösung. Mit speziellen Tools für Besprechungen und Dokumente müssen Sie nicht mehr stundenlang Papierakten durchforsten.
Stärkere Sicherheit
Machen Sie sich weniger Sorgen um die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften. Board-Portals sind mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie z. B. erlaubnisbasiertem Zugriff und Datenverschlüsselung, die mit Governance-Standards konform sind.
Bessere Verwaltung
Sorgen Sie jederzeit für Transparenz und Rechenschaftspflicht. Vorstandsmitglieder können dank spezieller Vorstandsmanagement-Tools umgehend fundierte und datengestützte Entscheidungen treffen.
Geringere Kosten
Verabschieden Sie sich von unnötigen Ausgaben mit einer kosteneffektiven Board-Portal-Software. Ein solches Tool macht separate Anwendungen zur Durchführung von Abstimmungen, Dokumentenprüfungen und Besprechungen überflüssig – alles, was Sie brauchen, wird auf einer einzigen Plattform zusammengefasst.
Die wichtigsten Funktionen, die Ihr Board-Portal haben muss
Maximieren Sie Ihre Investition, indem Sie die besten Funktionen finden, die Ihren Anforderungen entsprechen und mehr leisten. Achten Sie auf diese Funktionen des Board-Portals, um Effizienz, Zusammenarbeit und bessere Verwaltung zu gewährleisten.
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Besprechungsveröffentlicher
Laden Sie Teilnehmer ein und planen Sie einmalige oder wiederkehrende Besprechungen mit nur einem Klick.
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Tagesordnungsersteller
Erstellen Sie Ihre Besprechungsagenda innerhalb von Minuten mit der Drag-and-Drop-Funktion für Dokumente und Tagesordnungspunkte.
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Videokonferenzen und Integrationen
Führen Sie nahtlose Remote-Besprechungen mit Videokonferenzfunktionen innerhalb des Board-Portals durch. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.
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Live-Besprechungswerkzeuge
Präsentieren und prüfen Sie Dokumente in Besprechungen mit Seitensynchronisation, Laserpointer und gemeinsamen Anmerkungen.
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Protokollführer
Erstellen Sie vor, während und nach der Besprechung ein Protokoll. Aktionspunkte, Abstimmungen und Besprechungsnotizen werden in Echtzeit synchronisiert.
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Anmerkungen
Arbeiten Sie offline oder online an Dokumenten mit Anmerkungswerkzeugen wie Stift, Textmarker und Textfeld. Erstellen Sie private Anmerkungen für persönliche Notizen.
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Abstimmen und Genehmigen
Stimmen Sie während und außerhalb von Besprechungen sofort ab. Unterschreiben Sie Dokumente, Beschlüsse und Aktionen direkt in der App.
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Unterschriften-Suite
Laden Sie Dokumente hoch und bringen Sie Unterschriften zur Genehmigung an. Mit den verfügbaren Tools für digitale Signaturen können Sie Hunderte von Seiten mit einem einzigen Klick unterschreiben.
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Dokumentenbibliothek
Greifen Sie auf vertrauliche Daten zu und verwalten Sie sie in einem zentralen Hub innerhalb Ihres Board-Portals. Legen Sie fest, wer auf die einzelnen Dateien und Ordner zugreifen darf.
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Aufgabenverwaltung
Weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt von Aktionspunkten während des gesamten Sitzungszyklus.
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Rollenbasierte Zugriffskontrollen
Garantieren Sie die Sicherheit von Dokumenten und Besprechungen, indem Sie festlegen, wer auf was zugreifen darf.
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Audit-Trail
Sie haben den Überblick über die Aktivitäten in Besprechungen und Informationen. Generieren Sie Audit-Berichte für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit.
Convene Broschüre
Wie wählt man das richtige Board-Portal für sein Unternehmen?
Die Einführung einer neuen Technologie erfordert eine gründliche Bewertung der tatsächlich benötigten und der zusätzlichen Funktionen. So können Sie sicher sein, dass Ihre digitale Investition jeden Cent wert ist.
Was sollten Sie also beachten? Neben den Vorteilen eines Board-Portals sollten Sie auch prüfen, wie die Plattform Sie unterstützen kann und wie zuverlässig der verfügbare Anbieter ist. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fragen, die Sie mit Ihrem Vorstand besprechen sollten, um die richtige Plattform für Sie zu finden.
Wie kann ein Board-Portal die Effizienz von Besprechungen und Board-Prozessen unterstützen?
Die richtige Software sollte die Zusammenarbeit und Produktivität während des gesamten Besprechungszyklus fördern. Sie müssen sicherstellen, dass das Board-Portal über benutzerfreundliche Tools verfügt, mit denen sichere und strategische Diskussionen geführt werden können, wann und wo auch immer sich Ihre Vorstandsmitglieder befinden. Sie sollten sofortigen Zugriff auf Besprechungsdokumente und Last-Minute-Aktualisierungen haben, damit sie bereit sind, an fruchtbaren Diskussionen teilzunehmen.
Außerdem können Unternehmenssekretäre innerhalb von Minuten Tagesordnungspakete zusammenstellen, da alle Informationen in einem sicheren, zentralen Repository abrufbar sind. Protokolle und Aktionspunkte können von den Assistenten in einem Board-Portal leicht übermittelt und nachverfolgt werden.
Ist das Board-Portal für die Vorstandsmitglieder einfach zu bedienen?
Damit eine Plattform vom Gremium angenommen und akzeptiert wird, sollte sie für die Mitglieder über verschiedene Geräte und Browser zugänglich sein. Die Tools müssen nicht kompliziert sein. Ziel ist es, eine bessere Funktionalität zu bieten, ohne dabei auf Komfort zu verzichten. Die Vorstandsmitglieder müssen in der Lage sein, in den Dokumenten eines Board-Portals genauso zu navigieren und Anmerkungen zu machen, wie sie es mit einem Papierdokument tun.
Die richtige Lösung muss intuitive Tools bieten, die von einem 24/7-Produktsupport und Schulungen für die Benutzer begleitet werden.
Wie sicher sollte ein Board-Portal sein?
Die Sicherheit ist eines der Hauptanliegen von Gremien bei der Umstellung auf die Digitalisierung, da es zu Datenschutzverletzungen und Betrug kommt. Eine sichere Plattform verfügt über modernste Sicherheitsfunktionen, um Ihre Besprechungen und Dokumente vor Hackern zu schützen. Dazu gehören die Verschlüsselung von Dokumenten, rollenbasierter Zugriff, automatische Löschung und Gerätesicherheit.
Achten Sie auch auf behördlich zugelassene Cloud-Hosting-Angebote, Maßnahmen zur Gewährleistung der Unternehmenskontinuität und branchenkonforme Datenverarbeitungsverfahren, wie z. B. die DSGVO.
Wie sieht es mit dem Service und der Unterstützung durch den Anbieter des Board-Portals aus?
Ist der Anbieter im Bereich Boardmanagement bekannt? Sind bestehende Kunden mit dem Service und der Unterstützung des Anbieters zufrieden? Abgesehen von den intelligenten Tools ist ein Board-Portal die bessere Wahl, wenn der Anbieter jederzeit einen maßgeschneiderten Kundensupport bietet.
Prüfen Sie auch die Bewertungen, Auszeichnungen und Akkreditierungen des Anbieters. Dies sind wichtige Indikatoren für Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit. Azeus Convene zum Beispiel ist ein CMMI Level 5 akkreditiertes Unternehmen mit verschiedenen Auszeichnungen von autorisierten Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra.
Wie hoch ist die Investitionsrentabilität des Board-Portals?
Bei der Bewertung Ihrer Wahl sollten Sie auch berücksichtigen, welchen Nutzen Sie aus Ihren Ausgaben ziehen können. Suchen Sie nach einer Lösung, mit der Sie Zeit, Papier und sogar Arbeitskosten sparen können. Überlegen Sie auch, wie die Lösung Ihre Ziele unterstützen kann. Kann die Lösung die Abläufe in einem agileren Vorstand verbessern? Wird sie eine bessere Entscheidungsfindung und bessere Governance-Ergebnisse gewährleisten? Wird dadurch der Papierverbrauch reduziert und die Nachhaltigkeit gefördert?
Die richtige Software für Ihren Vorstand sollte Sie dem Erreichen Ihrer Unternehmensziele und Ihrem Erfolg näher bringen.
Erste Schritte mit Convene
Erfahren Sie, warum Organisationen weltweit auf Board-Portal umsteigen, um die Vorstandsführung zu verbessern. Convene wurde von mehreren vertrauenswürdigen Quellen für Technologiebewertungen als die beste Board-Management-Software bewertet.
