Qu’est-ce qu’un portail du conseil pour les administrateurs ?
Un portail du conseil pour les administrateurs est une plateforme numérique sécurisée permettant aux administrateurs de tenir des réunions, de partager des informations confidentielles et d’exercer leurs responsabilités de gouvernance. Équipé d’outils collaboratifs, il fluidifie l’ensemble du cycle de réunion pour une prise de décision plus efficace.
Votre cycle de réunion avec un logiciel de board portal
La fonction première de tout board portal est d’éliminer, de manière sécurisée, les frictions et redondances du processus de réunion. Voici ce que vous pouvez attendre de la mise en place d’une solution comme Convene.
Avant la réunion
Pendant la réunion
Après la réunion
Qui sont les principaux utilisateurs d’un board portal ?
Convene est conçu pour l’ensemble des parties prenantes du conseil, en s’adaptant aux besoins des dirigeants, administrateurs et équipes support. Profitez d’une simplicité d’usage avancée, associée à un niveau de sécurité élevé, pour transformer la collaboration au sein de votre conseil.
Administrateurs
Restez informés et prenez des décisions éclairées grâce à une plateforme intuitive, pensée pour les exigences de la gouvernance.
PDG & dirigeants
Participez activement aux discussions et pilotez les opérations quotidiennes avec un logiciel flexible et accessible.
Secrétaires généraux / juridiques
Organisez les réunions tout en garantissant la conformité réglementaire grâce à une sécurité et un chiffrement de niveau international.
Administrateurs de conseil
Simplifiez la gestion du conseil grâce à un référentiel documentaire centralisé et des workflows automatisés.
Quels sont les avantages d’un portail du conseil pour les administrateurs ?
Conçu pour améliorer l’expérience globale des réunions du conseil, Convene renforce l’efficacité et la gouvernance dans tous les secteurs : entreprises, administrations publiques, associations, institutions financières, universités et établissements de santé.
Communication améliorée
Partagez facilement l’information et collaborez en temps réel, depuis n’importe quel lieu et sur tout type d’appareil.
Productivité accrue
Réduisez le temps de préparation des réunions et concentrez-vous sur l’essentiel. Créez des dossiers de réunion en quelques clics et diffusez les comptes rendus instantanément.
Meilleure prise de décision
Accédez rapidement aux rapports et documents clés pour des décisions alignées sur vos objectifs stratégiques.
Planification stratégique renforcée
Analysez, collaborez et votez sur les données opérationnelles, les KPI et les rapports financiers au sein d’une seule plateforme.
Sécurité renforcée
Réduisez les risques cyber grâce au chiffrement, aux pare-feu, à l’authentification à deux facteurs et aux sauvegardes de données, dans le respect des réglementations en vigueur (RGPD).
Réduction des coûts
Éliminez les impressions papier et la multiplication des outils. Une seule plateforme suffit pour les réunions, votes et validations.
Les fonctionnalités clés d’un portail du conseil pour les administrateurs performant
Optimisez votre investissement en choisissant des outils réellement adaptés à vos besoins. Avec Convene, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités essentielles à une gouvernance efficace.
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Planification des réunions
Invitation et gestion des présences en un clic.
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Création de l’ordre du jour
Glisser-déposer de documents et sections.
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Visioconférence intégrée
Réunions à distance sans changer d’outil.
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Outils de réunion en direct
Synchronisation des pages, pointeur laser, annotations partagées.
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Rédaction des comptes rendus
Synchronisation automatique des actions et décisions.
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Annotations
Collaboration en ligne ou hors ligne, annotations privées ou partagées.
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Votes et signatures électroniques
Décisions et validations centralisées.
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Bibliothèque documentaire
Référentiel sécurisé avec gestion des droits.
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Gestion des actions
Suivi des tâches et échéances.
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Tableau de bord
Vue d’ensemble des responsabilités et échéances.
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Piste d’audit
Transparence totale sur les activités et accès.
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Convene AI
Résumés en temps réel, navigation facilitée et assistance intelligente.
Comment choisir le un portail pour conseils d'administration pour votre organisation ?
La mise en œuvre d’une nouvelle technologie nécessite une évaluation approfondie des fonctionnalités dont vous avez réellement besoin et de celles qui apportent une valeur ajoutée. Cela vous permettra de vous assurer que votre investissement numérique en vaut vraiment la peine.
Alors, que devez-vous prendre en considération ? Au-delà des avantages d’un portail pour conseils d’administration, vous devez également examiner comment la plateforme peut vous aider et évaluer la fiabilité du fournisseur disponible. Vous trouverez ci-dessous les questions clés que vous devez aborder avec votre conseil d’administration afin de déterminer le logiciel qui vous convient le mieux.
Comment un portail pour conseils d’administration peut-il contribuer à l’efficacité des réunions et des processus du conseil ?
Le logiciel adéquat doit favoriser la collaboration et la productivité tout au long du cycle de réunion. Vous devez vous assurer que le portail numérique pour conseils d’administration est conçu avec des outils faciles à utiliser qui permettent de mener des discussions sécurisées et stratégiques à tout moment et en tout lieu pour les membres de votre conseil. Ceux-ci doivent avoir un accès immédiat aux documents de réunion et aux mises à jour de dernière minute afin d’être prêts à participer à des discussions fructueuses.
De plus, les secrétaires généraux peuvent créer des dossiers d’ordre du jour en quelques minutes, car toutes les informations peuvent être récupérées dans un référentiel centralisé sécurisé. Les procès-verbaux et les mesures à prendre peuvent être facilement communiqués et suivis par les assistants grâce à un logiciel de portail pour conseils d’administration.
Le portail du conseil d’administration est-il facile à utiliser pour les membres du conseil ?
Pour qu’une plateforme soit adoptée et acceptée par le conseil d’administration, elle doit être accessible aux membres sur plusieurs appareils et navigateurs. Les outils ne doivent pas nécessairement être compliqués. L’objectif est d’offrir de meilleures fonctionnalités sans sacrifier la commodité. Vos administrateurs doivent pouvoir naviguer et annoter des documents sur un portail du conseil d’administration comme ils le font avec une copie papier.
La solution adéquate doit offrir des outils intuitifs accompagnés d’une assistance produit et d’une formation pour les utilisateurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Quel doit être le niveau de sécurité d’un portail pour conseils d’administration ?
La sécurité est l’une des préoccupations des conseils d’administration lorsqu’ils passent au numérique, en raison des violations de données et des escroqueries. Pour les secteurs tels que les services financiers, qui exigent une sécurité de niveau entreprise, il est essentiel de disposer de fonctionnalités telles que le chiffrement des documents, les contrôles d’accès basés sur les rôles, les capacités de purge automatique et une sécurité robuste des appareils.
Recherchez également des offres d’hébergement cloud approuvées par le gouvernement, des mesures de continuité des activités et des procédures de traitement des données conformes aux normes du secteur, telles que le RGPD.
Comment sont le service et l’assistance du fournisseur du portail pour conseils d’administration ?
Le fournisseur est-il connu dans le domaine de la gestion des conseils d’administration ? Les clients existants sont-ils satisfaits du service et de l’assistance du fournisseur ? Au-delà des outils intelligents, un portail pour conseils d’administration est un meilleur choix lorsque son fournisseur offre une assistance personnalisée à tout moment.
Vérifiez également les avis, les récompenses et les accréditations du fournisseur. Ce sont des indicateurs clés de fiabilité et de satisfaction client. Azeus Convene, par exemple, est une entreprise accréditée CMMI niveau 5 qui a reçu diverses récompenses de la part de plateformes d’évaluation agréées telles que G2 et Capterra.
Quel est le retour sur investissement du portail pour conseils d’administration ?
Outre le prix du portail pour conseils d’administration, une partie de l’évaluation de vos choix consiste à déterminer la valeur que vous pouvez obtenir par rapport à votre investissement. Recherchez une solution qui vous permette de gagner du temps, de réduire vos coûts de papier et même de main-d’œuvre. Examinez également comment elle peut vous aider à atteindre vos objectifs. Peut-elle améliorer le fonctionnement de votre conseil d’administration et le rendre plus agile ? Permettra-t-elle d’améliorer la prise de décision et la gouvernance ? Contribuera-t-elle à réduire la consommation de papier et à favoriser le développement durable ?
Le bon logiciel pour conseil d’administration doit vous aider à atteindre vos objectifs d’entreprise et à réussir.
Questions fréquemment demandées sur les portails de conseil d'administration
Les portails de conseil d'administration sont-ils accessibles sur mobile ?
Oui. Des applications mobiles et interfaces web sécurisées permettent un accès complet depuis smartphones et tablettes.
Peuvent-ils s’intégrer à d’autres systèmes ?
Oui. Convene s’intègre notamment avec Zoom, Microsoft Teams, Dropbox, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, etc.
Quel est le délai de mise en œuvre ?
De quelques jours à quelques semaines, selon la taille et la complexité de l’organisation.
Quel est le coût d’un portail de conseil d'administration?
Les tarifs varient selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs, généralement de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros par mois.
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