Cos’è un portale del consiglio?
Un portale del consiglio è una piattaforma digitale sicura che consente ai membri del Consiglio di Amministrazione di organizzare riunioni, condividere informazioni riservate e svolgere le proprie attività di governance. Grazie a strumenti collaborativi avanzati, semplifica l’intero processo della riunione e supporta processi decisionali più efficaci.
Il tuo processo delle riunioni con un software per la gestione del consiglio
La funzionalità principale di ogni software per la gestione del consiglio è eliminare in modo sicuro colli di bottiglia e ridondanze nel processo di riunione. Ecco cosa puoi aspettarti implementando un portale del consiglio, Convene in particolare.
Prima della riunione
Durante la riunione
Dopo la riunione
Chi sono gli utenti principali di un portale del consiglio?
Convene è progettato per tutti coloro che partecipano alle attività del Consiglio di Amministrazione, adattandosi in modo fluido alle esigenze di amministratori, segreterie e figure di supporto. Unisce facilità d’uso di livello avanzato e sicurezza di livello enterprise — ridefinendo il modo in cui il consiglio lavora insieme.
Membri del Consiglio di Amministrazione
Rimani sempre aggiornato e prendi decisioni informate grazie a una piattaforma intuitiva, progettata per supportare le esigenze di leadership del CdA.
CEO e dirigenti
Partecipa alle discussioni strategiche e gestisci le attività quotidiane con un software di gestione flessibile e accessibile.
Segreteria societaria
Organizza le riunioni e garantisci la conformità normativa grazie a un portale del consiglio dotato di crittografia avanzata e funzionalità di sicurezza di livello internazionale.
Amministratori del consiglio
Semplifica le attività operative del CdA grazie a un hub documentale centralizzato, notifiche automatiche e flussi di lavoro strutturati.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un portale del consiglio?
Progettato per migliorare l’esperienza complessiva delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, Convene supporta l’efficienza operativa e la governance aziendale in tutti i settori, incluse aziende private, enti pubblici, organizzazioni non profit, istituzioni finanziarie, università e settore sanitario.
Comunicazione migliorata
Condividi facilmente informazioni, collabora e comunica in tempo reale con membri del consiglio e amministratori, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.
Maggiore produttività
Dedica meno tempo alla preparazione delle riunioni e mantieni il focus sull’agenda. Crea board pack in pochi click e distribuisci i verbali di riunione immediatamente dopo l’incontro.
Decisioni più efficaci
Accedi rapidamente a report e documenti fondamentali per prendere decisioni informate, in linea con gli obiettivi strategici del CdA.
Pianificazione strategica più solida
Supporta le attività di pianificazione e monitoraggio collaborando, analizzando e votando su dati operativi, KPI e report finanziari, il tutto utilizzando un unico software per la gestione del consiglio.
Sicurezza rafforzata
Riduci le preoccupazioni legate alla cybersicurezza. Il portale del consiglio Convene implementa crittografia, firewall, autenticazione a due fattori e sistemi di backup dei dati, garantendo riservatezza e conformità alle normative sulla protezione dei dati.
Riduzione dei costi
Elimina le spese superflue legate ai processi tradizionali. Con un software di gestione per il Consiglio di Amministrazione non servono documenti cartacei né applicazioni separate per votazioni, revisioni documentali e riunioni. Tutto è centralizzato in un’unica piattaforma.
Funzionalità indispensabili per il tuo portale del consiglio ideale
Massimizza il valore del tuo investimento scegliendo strumenti che rispondano alle tue esigenze e vadano oltre le aspettative. Per ottenere efficienza, collaborazione e una governance aziendale più solida, un portale del consiglio deve includere le seguenti funzionalità essenziali, tutte disponibili su Convene.
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Pianificatore delle riunioni
Invita i partecipanti e pianifica riunioni singole o ricorrenti con un solo click. Raccogli le risposte RSVP per confermare la partecipazione alle riunioni.
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Generatore di agende
Crea il board pack in pochi minuti grazie alla funzionalità drag-and-drop per documenti e punti all’ordine del giorno.
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Videoconferenze e integrazioni
Conduci riunioni da remoto in modo fluido grazie alle funzionalità di videoconferenza integrate nel portale del consiglio, senza dover passare da un’applicazione all’altra.
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Strumenti per le riunioni live
Presenta e rivedi i documenti durante le riunioni utilizzando strumenti come sincronizzazione delle pagine, puntatore laser digitale e annotazioni condivise. Una vera lavagna digitale a supporto della collaborazione in tempo reale.
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Redazione dei verbali
Redigi i verbali di riunione prima, durante e dopo l’incontro. Attività, votazioni e note di riunione vengono sincronizzate in tempo reale.
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Annotazioni
Collabora sui documenti online e offline grazie agli strumenti di annotazione. Condividi idee in tempo reale con persone selezionate oppure crea annotazioni private per le tue note personali.
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Votazioni e firma digitale
Esprimi voti durante o al di fuori delle riunioni e supervisiona tutte le decisioni tramite una dashboard centralizzata. Rivedi e apponi firme e iniziali sui documenti in modo immediato.
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Libreria documentale
Accedi e gestisci dati riservati in un hub centralizzato all’interno del portale del consiglio online. Imposta permessi per controllare chi può accedere a ogni file e cartella.
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Gestione delle attività e delle azioni
Assegna le attività, definisci le scadenze e monitora l’avanzamento delle azioni per garantire tracciabilità e controllo.
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Dashboard
Con un solo sguardo avrai una visione chiara delle tue responsabilità all’interno del Consiglio di Amministrazione, assicurandoti di non perdere mai una scadenza o una riunione importante.
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Audit Trail
Rafforza la trasparenza e la tracciabilità generando report di audit completi che offrono visibilità sulle attività di riunione e sugli accessi alle informazioni.
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Presentazione di
Convene AI
Genera riepiloghi di riunione in tempo reale, naviga l’app in modo più intuitivo e ricevi supporto personalizzato in qualsiasi momento.
Come scegliere il portale del consiglio più adatto alla tua organizzazione
L’implementazione di una nuova tecnologia richiede una valutazione approfondita delle funzionalità realmente necessarie e di quelle che possono offrire un valore aggiunto. Questo approccio consente di garantire che l’investimento in governance digitale sia efficace e sostenibile nel tempo.
Ma quali aspetti sono importanti da considerare? Oltre ai vantaggi di un portale del consiglio, è fondamentale valutare come la piattaforma possa supportare concretamente il lavoro del Consiglio di Amministrazione e l’affidabilità del fornitore. Di seguito trovi le domande chiave da discutere con il CdA per individuare il software per la gestione del consiglio più adatto.
In che modo un portale del consiglio può migliorare l’efficienza delle riunioni e dei processi del CdA?
La soluzione giusta deve favorire collaborazione e produttività lungo l’intero processo della riunione. Il portale del consiglio deve offrire strumenti intuitivi che consentano di gestire discussioni strategiche in modo sicuro, ovunque si trovino i membri del Consiglio di Amministrazione. Gli amministratori devono poter accedere immediatamente ai documenti di riunione e agli aggiornamenti dell’ultimo minuto, così da partecipare a confronti informati e produttivi.
Inoltre, la segreteria societaria deve poter creare board pack in pochi minuti, grazie a un archivio centralizzato e sicuro. Verbali di riunione e azioni possono essere comunicati, assegnati e monitorati facilmente all’interno del software di gestione del consiglio.
Il portale del consiglio è facile da usare per i membri del CdA?
Affinché una piattaforma venga adottata e utilizzata con continuità, deve essere accessibile da più dispositivi e browser. Gli strumenti non devono essere complessi: l’obiettivo è migliorare le funzionalità senza sacrificare la semplicità d’uso. I membri del Consiglio di Amministrazione devono poter navigare e annotare i documenti digitali con la stessa naturalezza con cui lavorerebbero su documenti cartacei.
Un buon portale del consiglio offre inoltre supporto continuo 24/7 e formazione agli utenti.
Quanto deve essere sicuro un portale del consiglio?
La sicurezza è una delle principali preoccupazioni dei consigli quando adottano soluzioni digitali, soprattutto a causa di violazioni dei dati e tentativi di frode. Per settori che richiedono standard elevati, come i servizi finanziari, è essenziale disporre di funzionalità di sicurezza di livello enterprise. Un portale del consiglio deve includere crittografia dei documenti, controlli di accesso basati sui ruoli, funzionalità di cancellazione automatica dei dati e solide misure di sicurezza dei dispositivi.
È inoltre importante verificare la disponibilità di hosting cloud approvato da enti governativi, misure di continuità operativa e procedure di trattamento dei dati conformi alle normative come il GDPR.
Qual è il livello di servizio e supporto offerto dal fornitore del portale del consiglio?
Il fornitore è riconosciuto nel settore dei software per la gestione del consiglio? I clienti esistenti sono soddisfatti del servizio e del supporto ricevuti? Oltre a strumenti avanzati, un portale del consiglio rappresenta una scelta solida quando il fornitore garantisce supporto personalizzato e continuo.
Valuta recensioni, premi e certificazioni come indicatori di affidabilità e qualità del servizio. Azeus Convene, ad esempio, è un’azienda certificata CMMI Level 5 e ha ricevuto numerosi riconoscimenti da piattaforme di recensioni autorevoli come G2 e Capterra.
Qual è il ritorno sull’investimento di un portale del consiglio?
Oltre al costo del portale del consiglio, è fondamentale valutare il valore complessivo che l’organizzazione può ottenere dall’investimento. Una buona soluzione deve garantire risparmi in termini di tempo, costi di stampa e risorse operative. Valuta anche come il software possa supportare gli obiettivi strategici del CdA: può rendere il consiglio più agile? Può migliorare i processi decisionali e i risultati di governance? Può ridurre l’uso della carta e supportare politiche di sostenibilità?
Il software per la gestione del consiglio giusto deve accompagnare l’organizzazione verso il raggiungimento dei propri obiettivi di crescita e successo.
Domande frequenti sui portali del consiglio
I portali del consiglio sono accessibili da dispositivi mobili?
Sì. I portali del consiglio, come Convene, sono progettati per essere accessibili da un’ampia gamma di dispositivi mobili, inclusi smartphone e tablet. In genere offrono applicazioni mobili o interfacce web ottimizzate che consentono ai membri del Consiglio di Amministrazione di accedere in modo sicuro ai materiali di riunione, collaborare e partecipare attivamente alle attività del CdA anche quando operano in mobilità.
I portali del consiglio possono integrarsi con altri sistemi aziendali?
Sì. Le integrazioni consentono uno scambio di dati fluido, semplificano i flussi di lavoro e migliorano la produttività eliminando l’inserimento manuale delle informazioni. Convene può essere integrato con piattaforme di videoconferenza come Zoom e Microsoft Teams, sistemi di gestione documentale come Dropbox e SharePoint e provider di firma elettronica come DocuSign, Adobe Sign e stc.
Quanto tempo è necessario per implementare un portale del consiglio?
I tempi di implementazione di un portale del consiglio dipendono da diversi fattori, tra cui le dimensioni dell’organizzazione, la complessità dei processi e il livello di personalizzazione richiesto. Tuttavia, con una pianificazione efficace e una collaborazione strutturata con il fornitore, l’implementazione richiede generalmente da pochi giorni a un paio di settimane. Il processo include la configurazione della piattaforma, l’impostazione dei permessi utente, la migrazione dei dati e la formazione per amministratori e segreteria.
Quanto costa un portale del consiglio?
Il costo di un portale del consiglio può variare in base a diversi fattori. Molti fornitori offrono piani tariffari modulari in funzione delle funzionalità incluse, del numero di utenti e della capacità di archiviazione. In genere, i costi possono andare da alcune centinaia fino a circa mille euro al mese, a seconda delle esigenze dell’organizzazione.
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