Come Fiera Milano digitalizza la governance del Consiglio con un portale sicuro
Panoramica della case study
Profilo del Consiglio
Struttura:
- 9 CdA
- 3 comitati consultivi (3 advisor ciascuno)
- Dirigenti che partecipano alle riunioni come ospiti
Settore: Fiere, Eventi e Infrastrutture
Sede: Milano, Italia
Obiettivi
- Eliminare i materiali cartacei del CdA nelle riunioni e nelle attività collaborative.
- Migliorare la segregazione delle informazioni e la sicurezza dei dati.
- Consentire ai membri del Consiglio di accedere più rapidamente a documentazione sempre aggiornata.
Risultati
- Gestione documentale centralizzata e sicura.
- Aggiornamenti in tempo reale dei materiali del Consiglio di Amministrazione.
- Processi amministrativi più efficienti e produttivi grazie a flussi di lavoro senza carta.
Fiera Milano è uno dei principali operatori europei nel settore fieristico e congressuale, con una struttura organizzativa complessa che comprende più consigli e comitati consultivi.
Considerata l’importanza strategica e regolatoria delle attività di governance aziendale, garantire una documentazione del Consiglio di Amministrazione sicura, tempestiva e ben organizzata è fondamentale per supportare un processo decisionale efficace ai massimi livelli.
Con un numero elevato di amministratori, advisor e dirigenti invitati, Fiera Milano aveva bisogno di una soluzione di governance in grado di gestire tale complessità senza compromettere usabilità e sicurezza: un portale del consiglio sicuro, progettato per supportare strutture di governance complesse.
La sfida: Processi di riunione basati sulla carta e inefficienze operative
Prima dell’adozione di Convene, la documentazione del Consiglio di Amministrazione di Fiera Milano veniva gestita tramite processi tradizionali basati su documenti cartacei e distribuzione via email.
Questo approccio generava diverse criticità:
- I materiali del CdA venivano condivisi via email, aumentando il rischio di confusione tra versioni e dispersione delle informazioni.
- La preparazione e distribuzione dei documenti richiedeva molto tempo ed era operativamente onerosa.
- Gli aggiornamenti richiedevano l’invio ripetuto dei materiali, generando inefficienze.
- La gestione degli accessi alle informazioni sensibili tra consigli e comitati risultava complessa.
- L’uso della carta era in contrasto con gli obiettivi di sostenibilità.
Con l’aumentare della complessità dei requisiti di governance, queste limitazioni sono diventate sempre più difficili da gestire.
L’adozione di Convene: Dalla selezione all’implementazione
La selezione del portale del consiglio è avvenuta attraverso un processo di procurement strutturato, con una forte attenzione a sicurezza, controllo e facilità d’uso.
I principali criteri di valutazione includevano:
- Accesso sicuro ai materiali del CdA da più dispositivi.
- Chiara segregazione delle informazioni tra consigli e comitati.
- Funzionalità di watermarking e protezione dei documenti.
- La possibilità di aggiornare i documenti in tempo reale senza ridistribuire i file.
- Un’esperienza d’uso intuitiva per amministratori e segreterie.
Convene si è distinto come una soluzione in grado di soddisfare sia le esigenze di governance sia quelle operative, offrendo una piattaforma solida progettata specificamente per l’uso a livello di Consiglio di Amministrazione.
La piattaforma è stata introdotta gradualmente, consentendo ad amministratori e segreterie di familiarizzare con lo strumento secondo i propri tempi. L’adozione iniziale si è concentrata principalmente sull’utilizzo di Convene come repository documentale centrale, riducendo il ricorso a email e carta. Il feedback è stato generalmente positivo, con livelli di utilizzo differenti in base alla familiarità digitale dei singoli utenti. Nel tempo, Convene è diventato un componente stabile dei processi di governance di Fiera Milano.
I risultati: Preparazione delle riunioni più efficace e accesso sicuro alle informazioni
L’adozione di Convene ha avuto un impatto concreto sulla gestione delle attività del Consiglio di Amministrazione di Fiera Milano, migliorando l’efficienza e la qualità della governance aziendale su più consigli e comitati.
Riunioni più efficienti sul piano operativo
Convene ha semplificato la gestione end-to-end dei materiali del CdA, riducendo in modo significativo il carico amministrativo prima e dopo le riunioni. Agende e documentazione del consiglio vengono ora preparate e distribuite tramite un’unica piattaforma centralizzata, eliminando lo scambio ripetuto di email e la gestione manuale dei documenti.
Gli aggiornamenti in tempo reale garantiscono che amministratori e partecipanti invitati abbiano sempre accesso alle informazioni più aggiornate, riducendo i problemi di controllo delle versioni e aumentando la fiducia nella documentazione di riunione.
Marco Cazzani, ICT Delivery Manager di Fiera Milano, afferma: «Convene è un prodotto leader, tra i primi nel settore della gestione del consiglio, e che consiglierei ad altre organizzazioni.»
Gestione centralizzata e sicura della documentazione
Convene ha rafforzato le pratiche di governance aziendali consentendo una chiara segregazione delle informazioni tra consigli, comitati e gruppi consultivi. I controlli di accesso basati sui ruoli e il watermarking dei documenti garantiscono che i materiali sensibili siano accessibili solo agli utenti autorizzati, a supporto dei requisiti di sicurezza e conformità.
Allo stesso tempo, l’eliminazione dei board pack cartacei ha prodotto benefici ambientali tangibili, semplificando i flussi di lavoro interni e supportando gli obiettivi di sostenibilità di Fiera Milano.
Impatto complessivo e prospettive future
Centralizzando la documentazione del Consiglio e migliorando la governance delle informazioni, Convene ha aiutato Fiera Milano a modernizzare le attività del CdA senza aggiungere complessità. La piattaforma supporta un processo decisionale efficace, scala con la complessità organizzativa e fornisce una base solida per pratiche di governance di lungo periodo.
Fiera Milano continua a utilizzare Convene come piattaforma efficace per la governance aziendale, a supporto delle attività su più consigli e comitati.
In base alla propria esperienza, Convene è riconosciuto come una soluzione leader per la gestione del consiglio, adatta a organizzazioni con strutture di governance complesse.
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