La London Metal Exchange, fondata nel 1877, è il principale mercato globale per la negoziazione dei metalli industriali. Nel 2012 è stata acquisita da Hong Kong Exchanges & Clearing Limited ed è cliente Convene dal 2018.
Kye Pearson, Segretario del Consiglio di Amministrazione della London Metal Exchange (LME), racconta quali erano le esigenze nella scelta di una soluzione per la gestione delle riunioni del CdA e spiega come Convene, sia riuscito a soddisfarle.
L’esigenza di un portale del consiglio on-premise
Kye ha spiegato inizialmente: “Qui è sempre stato presente un sistema per la gestione delle riunioni e, in effetti, utilizzavamo BoardPad, che è stato poi acquisito da Diligent. Quando è avvenuta questa acquisizione, il nostro ufficio di Hong Kong ha analizzato il mercato alla ricerca di soluzioni software alternative e Convene è stata una di queste. Utilizziamo Convene ormai da un anno e mezzo.”
Convene era l’unica opzione sul mercato a offrire una soluzione on-premise. LME è passata al cloud perché si tratta di un’organizzazione più piccola, ma la sede di Hong Kong conta circa 10.000 dipendenti, di cui circa il 20% lavora nell’IT. Inoltre, dispone di un ampio data warehouse che preferisce utilizzare.
Kye ha aggiunto: “Siamo passati al cloud, ma, per via della natura dei servizi finanziari nel Regno Unito e a Hong Kong, ho dovuto superare diversi ostacoli per arrivarci. Credo che esista una domanda più ampia di soluzioni on-premise e Convene è stata molto lungimirante nel continuare a offrire questa opzione. Da quello che sento, molte aziende sono ancora caute nell’adottare il cloud e procedono quindi in modo molto graduale e selettivo.”
Come altri portali del consiglio, Convene gestisce i dati più riservati di un’organizzazione. Kye aggiunge:
“In genere, questo è proprio l’ultimo tipo di dati che le aziende vogliono spostare nel cloud. Quando abbiamo implementato Convene, il Director of Business Development del team Convene è stato coinvolto in numerose discussioni con la nostra divisione IT per assicurarsi che fossero completamente a loro agio con il funzionamento del sistema.”
“Abbiamo dovuto separare gli accessi e prevedere diversi livelli di password. Possiamo gestire il sistema internamente, ma credo che, avendo un team tecnico più ampio e più risorse a supporto, probabilmente avremmo scelto una soluzione on-premise,” conclude Kye.
Struttura del CdA e calendario delle riunioni
“Abbiamo due entità operative, l’exchange e una clearing house, e ci sono 9 direttori per ciascuna, di cui 5 consiglieri indipendenti non esecutivi e 4 manager della LME e della Hong Kong Stock Exchange. Utilizziamo Convene per le riunioni a questo livello, per i comitati del CdA, oltre che per i comitati esecutivi e alcuni comitati rischi per la gestione delle riunioni,” spiega Kye a proposito della struttura del CdA e delle riunioni.
Le riunioni del CdA della LME si tengono cinque volte all’anno. Sono in gran parte legate a eventi specifici e, pertanto, non sono distribuite in modo uniforme nel corso dell’anno.
“Ad esempio, le riunioni del CdA devono coincidere con la chiusura dell’esercizio finanziario, e abbiamo poi periodi dedicati alla strategia che cerchiamo di inserire negli spazi disponibili. A livello esecutivo, Convene viene utilizzato per riunioni con cadenza quindicinale.” aggiunge.
Convene supporta una preparazione delle riunioni più efficiente
Kye spiega come Convene supporti il processo di preparazione delle riunioni:
“La preparazione delle riunioni è gestita dal nostro team di segreteria societaria. Siamo un team di cinque persone e inizialmente l’idea era che fosse responsabilità del quinto membro. Tuttavia, ha poi assunto un ruolo di assistente personale, quindi di fatto tutta la preparazione delle riunioni viene gestita collettivamente, con ciascuno di noi che si occupa di attività diverse quando necessario. Sono entrato in LME circa tre anni fa ed è un’attività su cui ho lavorato molto frequentemente.”
“Riteniamo che Convene sia un sistema molto stabile per le nostre operazioni, e si confronta bene con concorrenti come BoardPad e Diligent. È veloce nel funzionamento: utilizzo più schermi e diversi documenti che trascino nel sistema, e il caricamento è rapido. Lo utilizzo per definire l’ordine del giorno e offre un’interfaccia curata e un processo fluido. Fa esattamente ciò di cui abbiamo bisogno. Abbiamo recentemente implementato la funzione Sondaggi, ma in generale lo utilizziamo come portale del consiglio e svolge molto bene questo compito,” aggiunge Kye parlando del supporto operativo offerto da Convene.
I portali del consiglio come Convene migliorano l’efficienza amministrativa
Le principali ragioni che hanno portato LME ad adottare una soluzione come Convene sono state il risparmio di tempo e l’efficienza. Il software è stato introdotto prima che Hong Kong acquistasse la London Metal Exchange nel 2011. Storicamente, i membri della LME provenivano da altre aziende: ad esempio, grandi broker e banche avevano ciascuno un proprio rappresentante nel CdA.
Il precedente Segretario del Consiglio di Amministrazione della LME preparava manualmente i board pack, li stampava e li rilegava prima di inviarli nei diversi Paesi: un processo inefficiente e dispendioso in termini di tempo. All’epoca, la segreteria societaria era composta da una sola persona, rendendo praticamente impossibile gestire il carico di lavoro. L’introduzione di Convene, a un costo sostenibile, ha quindi rappresentato un beneficio significativo per LME.
Kye aggiunge: “Se avessimo continuato con il metodo tradizionale, avremmo avuto bisogno di una persona in più, con un conseguente aumento dei costi, quindi Convene si è ripagato da solo. Il Segretario del CdA a cui riportavo ha preso la decisione iniziale di introdurre BoardPad proprio per motivi di tempo ed inefficienza. All’epoca si trattava di un’adozione piuttosto precoce di software per la gestione delle riunioni.”
La scelta di Convene: semplice e immediata
Kye ha illustrato i criteri seguiti nella scelta di un software per il portale del consiglio: “Diligent e Convene sono stati gli unici fornitori che abbiamo preso in considerazione. Per me e per il team si trattava di capire se Convene offrisse…
- Tutte le funzionalità di cui avevamo bisogno
- Un sistema rapido ed efficiente
- La possibilità di preparare i board pack in meno di 30 minuti”
Conversione dei documenti e leggibilità su iPad
I criteri di valutazione erano piuttosto semplici e diretti, e si trattava soprattutto di capire cosa cercassero i membri del CdA in un sistema.
Kye ha spiegato: “Uno dei principali punti di forza di Convene era la possibilità di utilizzare un unico account con un solo nome utente e password, cosa che BoardPad non offriva. Poiché abbiamo persone presenti in più Consigli di Amministrazione, ad esempio quello dell’ufficio di Hong Kong e quello della LME, con Diligent il problema era che dovevano avere tre account separati, tre password e passare continuamente da uno all’altro.”
“Dal punto di vista dell’ufficio di Londra, faceva tutto ciò di cui avevamo bisogno. Naturalmente, eravamo guidati dalle esigenze e dalle aspettative della nostra capogruppo. Tuttavia, dal lato Londra, sia Diligent sia Convene offrivano configurazioni simili in termini di software di base per la gestione delle riunioni, ma Hong Kong ha scelto Convene sulla base delle funzionalità aggiuntive legate alla soluzione on-premise,” aggiunge.
Sicurezza e riservatezza: pieno controllo dei dati con Convene
Per quanto riguarda la sicurezza, Kye spiega: “La preoccupazione era che, in caso di attacco al cloud, tutti i dati potessero diventare immediatamente accessibili, quindi il problema era la mancanza di controllo. Siamo in grado di gestire la nostra architettura, ma non avremmo necessariamente visibilità nel caso in cui Convene fosse compromesso. Un’architettura cloud tradizionale prevede molti account diversi, con più dispositivi che utilizzano lo stesso ambiente cloud. Convene ha superato questo limite offrendo ambienti cloud segregati, con password master per il nostro team IT. Questo ci ha permesso di avere il pieno controllo e di intervenire direttamente quando necessario.”
Dal punto di vista della riservatezza, il controllo di Convene è centralizzato presso il team di segreteria societaria.
“Assegniamo account e permessi solo a persone selezionate. Con Diligent, ricordo che quando un dipendente lasciava l’azienda, dovevamo contattare Diligent per eliminare il suo account. Se un dipendente lasciava in condizioni critiche, questo poteva creare problemi, perché continuava ad avere accesso al sistema mentre si attendeva l’eliminazione dell’account,” spiega, evidenziando come Convene risulti più efficace rispetto a Diligent in termini di sicurezza e gestione dei permessi.
“Con Convene possiamo gestire tutto internamente. Abbiamo anche la possibilità di controllare i permessi degli utenti: per impostazione predefinita, nessuno può scaricare documenti a meno che non sia un amministratore della segreteria societaria. Questo garantisce un livello di sicurezza aggiuntivo, soprattutto in caso di uscita non collaborativa di un dipendente. In generale, la gestione degli utenti è molto più efficiente con Convene. La disattivazione di una licenza è un processo rapido e centralizzato,” conclude, evidenziando uno dei principali punti di forza del portale del consiglio Convene.
Come Convene ha supportato il lavoro da remoto durante il COVID-19
Kye spiega: “Se avessimo continuato a lavorare come in passato, stampando e rilegando documenti, senza Convene, la situazione durante il COVID non avrebbe funzionato come è successo. Con Convene, tutto è stato fluido. Di conseguenza, l’aumento del lavoro da remoto non ha avuto alcun impatto né dal punto di vista amministrativo né per gli utenti, e tutto continua a funzionare con la stessa rapidità di quando eravamo in ufficio.”
“Già prima del COVID-19 lavoravamo in modalità remota, poiché i manager di Hong Kong si collegavano da lì. Spesso accadeva che circa il 10% delle persone che teoricamente avrebbero dovuto essere presenti al tavolo non potesse esserlo. Potevano trovarsi in ufficio, lavorare da casa o essere in viaggio, quindi una componente di lavoro da remoto è sempre stata presente. Le nostre riunioni si svolgono su Webex, che viene utilizzato insieme a Convene sui computer, quindi l’esperienza è esattamente la stessa che si avrebbe in presenza,” aggiunge a proposito della loro configurazione.
Risparmi concreti e riduzione dell’uso della carta con Convene
Per quanto riguarda i risparmi legati alla digitalizzazione, Kye ha dichiarato:
“L’ICSA ha pubblicato uno strumento di calcolo uno o due anni fa proprio per questo scopo, in cui è possibile inserire i propri dati. Il sistema li elabora e fornisce un’analisi dettagliata del tempo e dei materiali utilizzati. Convene ha permesso alla LME di risparmiare circa 40-50 mila all’anno.”
“Alla LME abbiamo avviato un’iniziativa green. È stato istituito un gruppo di lavoro dedicato e sono state intraprese diverse azioni per ridurre i volumi di stampa, tra le altre iniziative. Ad esempio, abbiamo già ridotto del 40% l’uso della carta stampando fronte-retro,” spiega a proposito dell’impegno della LME per la sostenibilità.
Convene in una frase
Kye conclude affermando che Convene può essere riassunto in una sola frase: “La gestione delle riunioni resa semplice!”