Guarda la testimonianza di Grand Union Housing Group su Convene
Grand Union Housing è un’innovativa organizzazione senza scopo di lucro del Regno Unito con la missione di costruire più abitazioni, comunità più forti e una migliore qualità della vita. L’organizzazione realizza alloggi accessibili, offre supporto alle persone e promuove opportunità di apprendimento, lavoro e benessere.
Aileen Evans, Chief Executive di Grand Union Housing e nuova Vice President del Chartered Institute of Housing, ha condiviso la sua esperienza con Convene durante lo Smart Working Summit di Londra.
Aileen Evans vanta oltre 30 anni di esperienza nel settore dell’edilizia sociale. Ha ricoperto diversi ruoli sia presso Housing Associations sia nelle amministrazioni locali. Nel luglio 2017 è stata nominata Group Chief Executive di Grand Union Housing Group, dopo aver ricoperto il ruolo di Director of Operations del gruppo. In precedenza ha inoltre collaborato con il NHS per finanziare soluzioni dedicate al fenomeno del bed blocking.
È anche membro fondatore di SHOUT, la campagna a sostegno dell’edilizia sociale. Aileen è coach qualificata, Vice President del Chartered Institute of Housing e Chair del Governing Body di una scuola locale.
Digitalizzare e trasformare con Convene
“Grand Union Housing Group ha avviato un percorso di digitalizzazione e trasformazione della propria organizzazione, e l’adozione di una soluzione per il CdA è andata di pari passo con il miglioramento dei processi aziendali più in generale. Disporre di una soluzione che ci permettesse di preparare i documenti del CdA in modo efficiente era fondamentale”, afferma Aileen.
“Come gruppo, siamo soggetti a una forte regolamentazione, soprattutto perché utilizziamo fondi pubblici per le nostre iniziative. Il nostro board deve poter mantenere il controllo e avere piena visibilità sulle attività. Tutto dipende dalle informazioni a disposizione del Consiglio di Amministrazione, quindi cercavamo un sistema che ci consentisse di raggiungere concretamente questi obiettivi essenziali, anche gestendo una struttura interna complessa”, spiega Aileen parlando delle responsabilità del CdA e delle esigenze digitali dell’organizzazione.
Risparmi concreti
“Da quando utilizziamo Convene, abbiamo potuto riscontrare risparmi concreti e un aumento dell’efficienza. Diversi collaboratori hanno commentato quanto il sistema abbia semplificato il loro lavoro quotidiano. Non si tratta solo delle riunioni del CdA, ma anche delle attività che i membri del Consiglio di Amministrazione svolgono al di fuori della boardroom: dall’accesso alle informazioni tramite la libreria documentale fino alla facilità con cui possono consultare i documenti da remoto”, sottolinea Aileen spiegando come Convene abbia generato importanti benefici per l’organizzazione.
L’efficienza delle riunioni paperless
Aileen sottolinea che “Convene è stato accolto positivamente da tutti come soluzione e questo ha portato a un forte aumento delle riunioni virtuali. Prima di Convene, i nostri board pack erano molto estesi e arrivavano a circa 400 pagine. Considerando che venivano distribuiti a dieci membri del board, il volume di carta utilizzato era enorme. Siamo molto attenti alla sostenibilità ambientale, quindi questo aspetto era particolarmente importante per noi. Inoltre, la preparazione dei board pack esercitava una notevole pressione sul team amministrativo. Il tempo trascorso davanti alla fotocopiatrice, a raccogliere documenti e risolvere problemi come pagine mancanti durante la stampa, poteva essere impiegato molto meglio in attività aziendali a maggior valore aggiunto.”
“Oggi i membri del nostro CdA utilizzano iPad e adottiamo il sistema Convene per i verbali del team esecutivo, del leadership team e per tutte le attività in cui dobbiamo garantire un audit trail. Con Convene, tutto è disponibile direttamente nell’app”, aggiunge.
Supportare le best practice
Aileen racconta inoltre che “Durante una recente valutazione approfondita, siamo riusciti a fornire documenti del CdA, verbali delle riunioni e punti di discussione semplicemente premendo un pulsante tramite Convene, senza dover perdere tempo prezioso (e senza lo stress!) nel reperire le informazioni richieste dagli enti regolatori. Convene ci ha inoltre permesso di ridurre i costi amministrativi, contribuendo positivamente anche al nostro bilancio.”
Conclude infine affermando che “Convene è una soluzione altamente raccomandabile e ha migliorato significativamente i nostri sistemi e processi qui in Grand Union Housing Group.”