Bristol Airport è il principale datore di lavoro del North Somerset su un singolo sito. L’aeroporto gestisce oltre 7 milioni di passeggeri all’anno, con autorizzazioni che consentono di arrivare fino a 10 milioni di passeggeri annui.
Rachel Powell, Executive Personal Assistant presso Bristol Airport, racconta come Convene stia aiutando l’organizzazione a lavorare in modo più rapido ed efficiente.
“Bristol Airport ha avviato una nuova iniziativa per lavorare in modo più efficiente in tutta l’organizzazione attraverso soluzioni IT. Con otto riunioni del CdA all’anno, stampavamo o inviavamo via email un gran numero di documenti,” spiega Rachel.
“Inizialmente siamo passati a un sistema basato su cloud, eliminando la necessità di inviare documenti via email. Tuttavia, non offriva le funzionalità di cui avevamo bisogno. Ho quindi analizzato approfonditamente il mercato alla ricerca di un software per il portale del consiglio che ci aiutasse a lavorare in modo più efficiente,” racconta, spiegando le ragioni della ricerca di una soluzione come Convene.
Il giusto equilibrio tra costi e funzionalità
“Abbiamo valutato diversi prodotti, ma Convene ha offerto il giusto equilibrio tra costi e funzionalità, quindi abbiamo acquistato 15 licenze con un accordo in hosting. Il processo di implementazione e la curva di apprendimento sono stati piuttosto semplici: sono bastate poche brevi sessioni con gli utenti interni per consentire loro di acquisire sicurezza nell’utilizzo del sistema,” spiega Rachel, raccontando l’adozione di Convene come portale del consiglio.
Documenti sempre aggiornati
“Apprezziamo il fatto che, con Convene, sia possibile annotare facilmente i documenti in formato elettronico e che la libreria documentale consenta di archiviare informazioni aggiuntive in un’unica posizione centralizzata accessibile a tutti,” afferma.
Rachel aggiunge: “Il funzionamento del generatore di agende rende molto semplice verificare rapidamente di aver incluso tutti i documenti necessari. So che, finché si utilizza Convene, tutti avranno sempre l’ultima versione dei documenti del CdA. Questo non era possibile con l’email o con un sistema basato su cloud.”
Risparmio di tempo e costi
Rachel conclude: “L’utilizzo di Convene ci ha fatto risparmiare un paio d’ore per ogni riunione, oltre a una riduzione dei costi grazie alla minore necessità di stampa. Grazie alla modalità hosting e a un’interfaccia intuitiva, l’IT non ha avuto particolari preoccupazioni, il che è stato molto positivo.”