Tesco PLC utilise Convene pour ses réunions de conseil d’administration en ligne depuis 2014. Tesco est une multinationale de la grande distribution renommée mondiale, qui s’engage à offrir chaque jour un service un peu meilleur à ses clients.
Chris Spanias, architecte de solutions chez Tesco PLC, nous a expliqué pourquoi son entreprise avait choisi Convene comme logiciel de gestion des conseils d’administration, et comment cela leur a permis de gagner du temps et de réaliser des économies.
Compatibilité multiplateforme
Chris précise : « Nous disposions déjà d’un portail pour le conseil d’administration avant de passer à Convene. La raison de ce changement était que BoardPad ne prenait pas en charge Android. Nous venions de lancer un appareil de notre fabrication fonctionnant sous Android, et le conseil d’administration souhaitait évidemment encourager son utilisation au sein de Tesco. Il s’agissait en quelque sorte de « manger notre propre nourriture », nous devions donc trouver une solution capable de continuer à répondre à nos besoins tout en fonctionnant sous Android. Nous avons comparé d’autres portails pour conseils d’administration, comme Diligent, mais c’est Convene qui nous a le plus impressionnés. »
Chris ajoute que les retours des membres du conseil d’administration ont été positifs. Ils peuvent utiliser Convene sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’iPad, de tablettes Android ou des ordinateurs Windows de l’entreprise. Ils ont apprécié de pouvoir l’utiliser en toute flexibilité et de ne plus avoir à transporter de dossiers de réunion papier.
Gain de temps et amélioration de la productivité
« Avant Convene, nos administrateurs devaient imprimer les dossiers de réunion et utiliser l’ancien logiciel. Cela contredisait l’objectif du passage au numérique et ne faisait qu’alourdir leur charge de travail. L’application Convene est tellement performante qu’ils n’ont plus besoin d’imprimer quoi que ce soit. Elle fonctionne sur toutes les plateformes, ce qui permet à chaque utilisateur d’y accéder », souligne Chris lorsqu’il évoque les avantages de Convene en tant que logiciel de gestion des conseils d’administration.
« Cela a en soi facilité la vie de nos administrateurs. Ils n’ont plus besoin d’imprimer des quantités astronomiques de documents et de dossiers pour les utilisateurs, ni de configurer les réunions et les présentations dans une application. Cela leur a permis de gagner du temps et d’améliorer leur efficacité dans l’organisation des réunions », ajoute-t-il.
Convene est un investissement rentable
Tesco a mené une étude interne il y a quelque temps. Chris explique : « Avant, nous imprimions des centaines de pages de présentations PowerPoint, d’images, etc., pour 20 à 30 personnes par réunion, sans compter les copies de sauvegarde. Et cela devait être fait toutes les deux semaines environ. Depuis que nous sommes passés à Convene, notre conseil d’administration a cessé d’utiliser du papier. Désormais, le seul coût restant est celui de la licence par personne et par an. » L’étude a révélé qu’ils avaient économisé tellement d’argent rien qu’en impression et en papier que Convene s’est pratiquement rentabilisé chaque année, ce qu’ils ont trouvé assez impressionnant.
Facile à prendre en main
« Depuis que nous utilisons Convene, nous n’avons pratiquement plus eu à appeler le service d’assistance. Je suppose que c’est un bon indicateur de réussite. Nous avons reçu des retours positifs sur la simplicité d’utilisation de Convene et sur sa capacité à remplacer complètement les dossiers papier, ce qui était d’ailleurs l’une des principales raisons qui ont poussé le service des achats à l’adopter. Une fois que les participants à la réunion ont été autorisés, il leur suffit de se connecter et l’interface est assez intuitive pour eux. C’est la même chose pour les utilisateurs avancés ou les administrateurs », mentionne Chris lors de l’entretien. D’après ce qu’il a pu constater, les nouveaux utilisateurs semblent assez bien maîtriser le logiciel de gestion de conseil d’administration après la démonstration standard de 30 minutes.
Une sécurité de haute qualité
« Lorsque notre équipe de sécurité informatique a évalué Convene, je me souviens qu’elle était satisfaite et impressionnée par les normes de sécurité et les certifications. D’après ce qu’ils en disaient, je pense que c’était une amélioration par rapport à ce que nous avions auparavant. Le fait qu’il puisse utiliser l’authentification ADFS nous est utile, car nous utilisons l’authentification AD. Convene répond également aux normes de conformité en matière de sécurité, ce qui était une condition essentielle pour nous en raison des personnes qui l’utilisent (membres du conseil d’administration, dirigeants, etc.) et de la nature sensible des informations traitées » ajoute Chris en évoquant les fonctionnalités de sécurité du logiciel de gestion du conseil d’administration.
Outils de réunion performants
« J’apprécie particulièrement la possibilité d’annoter les présentations en temps réel, pendant une réunion. » a conclu Chris. « Je peux le faire en privé, de sorte que je sois le seul à voir mes annotations, ou je peux partager mes commentaires avec tous les participants à la réunion. C’est vraiment très pratique quand on anime une réunion. »