Profil du conseil :
- Secteur : Association
- Siège social : Paris, France
Objectifs
- Centraliser la documentation du conseil
- Réduire la dépendance aux e-mails
- Améliorer la collaboration entre les différentes zones géographiques
- Assurer la continuité et le transfert de connaissances
Résultats
- Gain de temps significatif dans les processus du conseil
- Processus de vote et de prise de décision simplifiés
- Référentiel de documents centralisé et accessible
- Amélioration de l’intégration des nouveaux membres du conseil
Fondé en 1992, l’International Assistance Group (IAG) est devenu la plus grande alliance mondiale de sociétés d’assistance indépendantes, de prestataires de services et de correspondants. Présent sur six continents et dans plus de 200 pays, IAG continue de recruter et de développer un réseau mondial d’experts en assistance de qualité grâce à son programme d’accréditation.
IAG fonctionne avec un conseil d’administration international composé de neuf membres, chacun basé dans un pays différent et travaillant dans des langues différentes. Cette structure géographiquement dispersée a engendré des défis constants en matière de coordination, de communication et de gouvernance.
Afin de soutenir une gestion efficace du conseil, l’organisation a cherché à améliorer la gestion de la documentation, la collaboration et les processus de réunion, tout en garantissant la continuité, l’accessibilité et la cohérence des informations dans le temps. Louise Heywood, Directrice Générale chez IAG, a partagé les défis rencontrés par l’entreprise dans la gestion de son conseil et les raisons pour lesquelles elle a choisi Convene comme solution de gestion du conseil.
L’objectif : améliorer la gestion documentaire et rationaliser les opérations du conseil
Avant de mettre en place Convene, l’International Assistance Group s’appuyait sur des processus manuels et fragmentés qui rendaient les opérations du conseil longues et difficiles à gérer, notamment en raison de sa structure internationale et multilingue. À mesure que l’organisation se développait, ces inefficacités ont commencé à affecter la prise de décision et les flux de travail administratifs.
Gestion documentaire fragmentée
Selon IAG, les documents étaient gérés via des systèmes de classement internes et partagés mensuellement, rendant le processus lourd et inefficace. Les membres du conseil s’appuyaient principalement sur les e-mails pour recevoir et consulter les documents, ce qui entraînait une dispersion des informations entre les boîtes de réception et les appareils individuels. Cela rendait difficile de garantir que tous les membres travaillaient à partir des dernières versions ou du document final approuvé.
Accessibilité et visibilité limitées
Comme IAG ne disposait pas auparavant de plateforme centralisée, la récupération des fichiers et la recherche dans les e-mails devaient être effectuées manuellement. Ce manque d’accessibilité entraînait des frictions inutiles et ralentissait la collaboration, notamment lors de la préparation des réunions ou des validations urgentes. Par ailleurs, ces problèmes compliquaient également l’intégration des nouveaux membres, qui avaient une visibilité limitée sur les discussions et décisions passées.
Processus manuels et flux de travail chronophages
Les principaux flux de travail, notamment la distribution des documents et le vote, étaient gérés manuellement, comme l’a indiqué Heywood. Le vote nécessitait notamment des réponses par e-mail, qui devaient ensuite être consolidées et suivies dans Excel. Cela entraînait un effort administratif supplémentaire, des retards dans la prise de décision et augmentait le risque d’erreurs de version ou de réponses manquantes.
Pour répondre à ces défis, IAG a décidé de rechercher une solution de gestion de conseil sécurisée et centralisée capable de rationaliser les opérations et de soutenir sa structure mondiale.
Étape suivante : choisir Convene pour des processus du conseil plus efficaces
IAG a entrepris de trouver une solution capable de simplifier le fonctionnement de son conseil tout en répondant aux défis liés à la gestion d’une équipe dispersée géographiquement et multilingue. Comme l’a indiqué Heywood, l’une de leurs priorités était de réduire la dépendance administrative aux e-mails tout en introduisant un flux de gouvernance plus structuré et sécurisé.
Convene s’est démarqué en proposant un portail du conseil centralisé réunissant documents et réunions en un seul endroit. Convene s’est démarqué en proposant un portail du conseil centralisé réunissant documents et réunions en un seul endroit. De plus, les outils intégrés de communication et de distribution de documents de Convene permettent de rationaliser les flux de travail tout en garantissant l’accessibilité pour les membres du conseil, quel que soit leur emplacement ou leur langue.
Par ailleurs, le processus de mise en œuvre s’est déroulé sans difficulté, grâce à une équipe Convene réactive et proactive. De l’intégration initiale à la résolution des problèmes d’accès technique, Convene a permis aux administrateurs d’IAG de s’adapter rapidement à leur nouvelle plateforme.
Résultat : des opérations du conseil plus efficaces, cohérentes et accessibles
Depuis l’adoption de Convene, l’International Assistance Group a considérablement amélioré la gestion de ses documents et des opérations du conseil. Voici comment Convene a transformé ses flux de travail :
Amélioration de l’efficacité opérationnelle et gain de temps
Avec Convene, les documents peuvent désormais être téléchargés progressivement et publiés une fois finalisés. Cela réduit ainsi les tâches administratives de dernière minute. Le vote est également réalisé instantanément avec une visibilité en temps réel, sans nécessiter de suivi ou de consolidation manuelle. Stéphanie Chedid, Partner Administration Officer chez IAG, a déclaré : « Sur le processus de vote, nous avons gagné énormément de temps. Désormais, tout se fait en un clic. »
Gestion documentaire centralisée et accessibilité
Les membres du conseil d’IAG ne dépendent plus des e-mails pour accéder aux informations, puisque tous les documents sont désormais stockés sur une plateforme sécurisée unique, Convene. Cela inclut les ordres du jour, les résolutions, les documents approuvés ou historiques ainsi que d’autres documents confidentiels du conseil. Chedid a également ajouté : « Ils apprécient particulièrement le fait de disposer d’un point d’accès unique pour tous les documents. »
Amélioration de la collaboration internationale
Les administrateurs peuvent désormais accéder facilement aux documents, quel que soit leur emplacement. Cela permet une collaboration plus efficace malgré les différences de fuseaux horaires ou de langues. Heywood a également souligné : « Lorsqu’ils souhaitent retrouver un document, ils savent exactement où aller. »
Gouvernance, sécurité et traçabilité renforcées
Convene, reconnu pour son niveau de sécurité professionnel, protège désormais les documents confidentiels d’IAG contre les accès non autorisés et les violations de données. La plateforme garantit également une traçabilité complète des décisions, votes et validations, tout en assurant l’auditabilité à long terme des activités du conseil.
Meilleure continuité et intégration plus rapide
Enfin, les nouveaux membres du conseil d’IAG peuvent facilement accéder aux archives afin de se mettre rapidement à jour sans être freinés par les changements d’effectifs. L’équipe support de Convene propose également un accompagnement complet lors de la mise en place de la plateforme, permettant à l’entreprise et à son conseil de poursuivre leurs activités sans interruption. Heywood a déclaré : « Aujourd’hui, un nouveau membre peut se mettre à jour facilement et comprendre ce qui a été traité auparavant. »
Pourquoi l’International Assistance Group recommande le Board Portal Convene
L’International Assistance Group souligne la praticité de Convene, sa facilité d’utilisation et sa capacité à centraliser toutes les activités du conseil dans un environnement unique et sécurisé. Depuis la mise en place de Convene, son conseil d’administration est passé d’une dépendance aux e-mails et au stockage local à une plateforme numérique et centralisée de gestion du conseil.
À l’avenir, alors que la composition du conseil continue d’évoluer, Convene soutient la continuité en conservant un historique complet et fiable. Cela permet un transfert de connaissances fluide et renforce les processus de gouvernance dans le temps, garantissant que les membres actuels et futurs d’IAG restent alignés et informés.
Comme l’a indiqué Heywood : « C’est une solution pratique pour partager des documents dans un environnement sécurisé… et conserver l’historique sur le long terme. » Son expérience illustre pourquoi IAG recommande Convene, une solution fiable pour une collaboration sécurisée, une gestion documentaire efficace et une continuité de gouvernance sur le long terme.