Les informations contenues dans chaque document du conseil d’administration constituent la pierre angulaire du succès d’une organisation et d’un conseil d’administration. C’est pourquoi toutes les organisations doivent accorder une importance particulière à la sécurité de l’accès et du stockage de leurs documents. Plus qu’une simple mesure pour répondre aux exigences de la pandémie mondiale, l’adoption d’un référentiel de documents centralisé pour votre organisation marque une étape positive dans votre parcours de transformation numérique.
Qu’est-ce qu’un référentiel de documents ?
De nombreux cadres et conseils d’administration, en particulier ceux qui travaillent à distance, ont fait appel à des référentiaires de documents qui leur permettent de récupérer, partager et consulter des documents dans un espace numérique unique.
Généralement hébergée sur votre serveur préférentiel, une bibliothèque électronique ou numérique évite à votre organisation de craindre que vos disques durs locaux ne manquent de place pour vos fichiers. Ou que vous ne remplissiez chaque recoin de votre bureau physique avec tous les fichiers que vous devez gérer.
Quels sont les avantages d’un référentiel centralisé sécurisé ?
Un référentiel de documents centralisé offre à votre organisation un emplacement numérique centralisé pour toutes vos données. Les plateformes de partage basées sur le cloud telles que Google Drive, SharePoint, Dropbox et iCloud ont gagné en popularité en raison de la commodité qu’elles offrent tant pour les initiatives personnelles que professionnelles. Cependant, le stockage et la gestion de l’accès aux documents confidentiels du conseil d’administration nécessitent des fonctionnalités de sécurité plus strictes.
Découvrez les avantages que votre conseil d’administration peut tirer d’un référentiel centralisé sécurisé.
Productivité accrue et meilleure collaboration
Un référentiel idéal permet à votre organisation de gérer vos documents dans un espace centralisé, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une productivité accrue. Tous les documents du conseil d’administration étant regroupés en un seul endroit, les membres du conseil peuvent partager et récupérer des fichiers à distance.
De plus, les référentiels de documents centralisés prennent en charge tous les formats et types de documents, ce qui offre une grande flexibilité pour répondre à la plupart des besoins liés au travail à distance.
N’ayant plus besoin de parcourir de grands volumes et des tas de documents physiques, votre conseil d’administration peut se concentrer davantage sur des tâches et des projets productifs et utiles. Les membres du conseil d’administration peuvent également partager des fichiers et des documents en un seul clic, améliorant ainsi vos processus et vos flux de travail.
De nombreuses bibliothèques de documents électroniques permettent également des flux de travail efficaces en permettant aux conseils d’administration d’examiner et de signer des documents en un seul endroit.
Données centralisées et stockage dans le cloud
Un système de gestion de documents dans le cloud permet à tous les membres du conseil d’administration d’accéder aux documents pertinents, à condition qu’ils aient reçu l’autorisation d’accéder aux fichiers et qu’ils soient connectés à Internet. À l’aide de n’importe quel appareil, votre organisation peut stocker et partager des fichiers et des documents sans avoir à se soucier de la sauvegarde et de la récupération des fichiers, ni de l’espace de stockage sur les disques durs locaux et physiques.
Outre la réduction des coûts liée à la dématérialisation, le stockage de tous les documents du conseil d’administration dans le cloud permet également de minimiser la duplication des documents et des données, vous faisant ainsi gagner un espace précieux pour d’autres données et fichiers.
Grâce à sa grande évolutivité et à sa flexibilité, le stockage dans le cloud s’avère très avantageux pour les grandes organisations et les entreprises qui souhaitent sécuriser de nombreux documents confidentiels.
Accès sécurisé et contrôle
Il est évident que la sécurité et la protection doivent être des critères non négociables dans le choix du référentiel centralisé de documents le plus efficace pour votre conseil d’administration. L’utilisation d’un référentiel de documents hautement crypté élimine vos inquiétudes quant à la vulnérabilité de vos documents aux risques et menaces en ligne.
Une fois les cyberattaques écartées, vous n’avez plus qu’à vous soucier de réglementer et de gérer l’accès des utilisateurs à vos documents. Un référentiel centralisé sécurisé permet à votre organisation de gérer et de configurer l’accès aux documents et les autorisations comme vous le jugez bon, afin d’empêcher tout accès non autorisé. Des rôles et des autorisations précis garantissent que seules les personnes autorisées peuvent récupérer et modifier des documents.
Gouvernance documentaire améliorée
Quelles que soient les lois et réglementations qui régissent votre entreprise, un référentiel documentaire développé par des professionnels aide votre conseil d’administration à garantir la transparence, la responsabilité et la conformité.
Par exemple, la conformité aux lois fédérales américaines telles que la loi Gramm-Leach-Bliley, qui exige que la gestion documentaire des institutions financières inclue le contrôle d’accès, la sauvegarde des données, le suivi des modifications de fichiers, la piste d’audit et les alertes automatisées, peut être facilitée par l’utilisation d’un référentiel documentaire sécurisé.
Convene est votre plateforme de réunion du conseil d’administration et votre référentiel sécurisé pour les documents
Reconnu par de nombreuses entreprises et organisations à travers le monde, Convene offre une plateforme dédiée à la fois aux réunions de conseil d’administration et à la gestion documentaire. Solution tout-en-un pour les conseils d’administration, Convene a prouvé son efficacité dans la rationalisation non seulement des flux de travail liés au conseil d’administration, mais aussi des processus de gestion documentaire.
Référentiel documentaire sécurisé
La bibliothèque de documents de Convene est un référentiel centralisé sécurisé qui peut héberger tous les documents et données de votre conseil d’administration. Votre conseil d’administration peut accéder à des fichiers et des documents et les partager facilement à partir d’un emplacement centralisé sans se soucier de la sécurité des données et des fichiers.
Tous les contenus et documents pertinents pour votre conseil d’administration étant stockés dans un seul espace numérique, les membres du conseil d’administration n’ont pas besoin de passer d’un site ou d’une application à l’autre pour récupérer, partager ou télécharger de nouvelles versions des documents ou des données dont ils ont besoin.
Intégration transparente
La capacité de Convene à s’intégrer aux systèmes et référentiels de documents existants permet une utilisation transparente des documents que votre conseil d’administration a pu stocker précédemment dans des sources externes.
La migration depuis d’autres sources vers Convene sera le dernier de vos soucis, car le téléchargement de documents dans la bibliothèque de documents de Convene est aussi simple qu’un glisser-déposer.
Sécurité
Des autorisations très précises permettent aux organisations de protéger leurs documents contre tout accès non autorisé. L’accès des utilisateurs peut être restreint et autorisé au niveau des dossiers et des documents. Grâce à des autorisations hautement configurables basées sur les rôles, votre bibliothèque numérique n’est accessible qu’aux personnes disposant de privilèges d’accès. Vous pouvez configurer vos autorisations d’accès et vos paramètres dans la bibliothèque de documents de Convene afin de répondre aux besoins et à la structure de votre conseil d’administration.
Convene ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à vos documents grâce à ses pistes d’audit. L’administrateur de votre organisation peut suivre et examiner l’accès aux données via le portail d’administration. Votre conseil d’administration peut accéder aux informations relatives aux personnes qui ont créé, téléchargé, mis en ligne des documents et de nouvelles versions de fichiers, supprimé et déplacé des dossiers et des fichiers dans votre référentiel de documents centralisé.
Grâce à des politiques de cryptage et de sécurité conformes aux normes de l’industrie, la bibliothèque de documents de Convene peut vous aider à protéger vos données et vos documents contre les risques en ligne.
Une gestion sécurisée des documents grâce à Convene
La création d’un registre électronique de vos documents administratifs est une étape essentielle dans la transformation numérique de votre organisation. L’idéal est d’adopter un référentiel centralisé qui non seulement favorise la collaboration au sein de votre conseil d’administration, mais protège également les données et les documents de celui-ci contre les risques et les menaces liés à la cybersécurité, ainsi que contre tout accès non autorisé.
Équipée de fonctionnalités de sécurité robustes, la bibliothèque de documents de Convene garantit la sécurité et la sûreté de vos fichiers et données du conseil d’administration. Sécurisez vos documents avec Convene dès maintenant.
