Principales caractéristiques d'un portail de conseil d'administration
améliorez la productivité et la collaboration au sein de votre organisation avec Convene. Les administrateurs et les directeurs peuvent accéder en toute sécurité aux documents et collaborer où et quand ils le souhaitent.
Nouveautés Convene
Consultez des documents et participez à des réunions sans installer une application sur votre terminal. Convene Web est conçu pour les décideurs et vous permet d’accéder à Convene via n’importe quel navigateur web.
Pour les dirigeants et les cadres
Avec Convene, les directeurs et les cadres peuvent collaborer facilement en temps réel et prendre des décisions éclairées à tout moment, et de partout.
Avant la réunion
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Accédez aux dossiers de réunions à tout moment où que vous soyez
Accédez et examinez les dossiers de réunion en ligne ou hors ligne, quand et où vous le souhaitez, en fonction de votre style de travail.
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Annotez les documents de travail sur tout type d’appareils
Ajoutez des annotations privées ou partagées avec ou sans accès à Internet sur votre tabelette, smartphone ou ordinateur portable. Une fois que vous vous connectez en ligne, votre travail est synchronisé sur tous les appareils
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Obtenez la dernière version du dossier de réunion en tout temps en autorisant le téléchargement automatique. Vous ne perdrez pas votre travail — vos annotations et notes précédentes sont sauvegardées.
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Signez et Approuvez Électroniquement des Documents
Apposez instantanément votre signature électronique sur les documents. Pour plus de sécurité, vous pouvez activer l’authentification d’identité avant d’autoriser la signature électronique.
Pendant la réunion
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Communiquez et collaborez en temps réel
Communiquez via la visioconférence intégrée pour faciliter les réunions à distance. Discutez via le chat, ou partagez des notes et des annotations avec d’autres participants en temps réel.
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Impliquez les participants grâce aux outils de réunion interactive
Gardez tout le monde sur la même page avec la synchronisation de page lors des présentations, et dirigez l’attention de chacun à l’aide du Pointeur Laser Virtuel.
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Parcourez facilement les dossiers de réunion
Accédez facilement à l’ordre du jour et aux documents de la réunion en cliquant sur l’onglet Agenda. Naviguez dans le dossier de la réunion grâce aux miniatures de pages ou à travers la barre de recherche.
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Procédez au vote
Accélérez le processus de prise de décision en procédant au vote instantanément lors de la réunion. Prenez des décisions sur d’autres sujets importants en dehors des réunions grâce aux Résolutions.
Après la réunion
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Compte rendu de la Réunion
Revue du résumé de la réunion immédiatement après la réunion, incluant des annotations et des points d’action pour référence futures des participants.
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Compléter les éléments d’action assignés aux équipes
Suivre les éléments d’action et les délais qui ont été assignés, et mettre à jour le statut des éléments d’action une fois qu’ils ont été accomplis.
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Passer en revue les documents des réunions passées
Effectuez une recherche rapide par mot-clé, annotations ou noms de fichiers pour trouver d’anciens documents de réunion.
Pour les administrateurs et les secrétaires
Convene optimise le temps et les efforts dépensés par les administrateurs et les secrétaires pour la préparation des réunions, en les permetteant de se focaliser sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
Avant la réunion
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Planifiez des réunions et invitez les participants
Planifiez et publiez facilement des réunions ponctuelles ou récurrentes, et invitez les participants en un instant. Envoyez des invitations, des rappels et des notifications aux participants instantanément.
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Créer l’ordre du jour grâce au glisser-déposer
Faites glisser les fichiers depuis votre ordinateur directement sur les points spécifiques de l’ordre du jour sur le portail Convene. Ajoutez, supprimez et réorganisez les documents et les éléments de l’ordre du jour sans effort.
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Diffusez instantanément les dossiers de réunion et les changements de dernière minute
Distribuez facilement les dossiers de réunion aux directeurs et effectuez des modifications de dernière minute en quelques clics. Téléversez de nouvelles versions des fichiers tout en conservant l’historique des anciennes versions.
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Suivre le déploiement des mises à jour des dossiers de réunion
Veiller à ce que tous les participants à la réunion soient à jour en vérifiant si les participants ont reçu la dernière version du dossier avant la réunion.
Pendant la réunion
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Prise instantannée des notes
Prenez des notes de façon instantannée pendant les réunions à des fins de documentation.
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Suivi automatique de la présence
Trackez la présence des participants invités au début de la réunion à des fins de gestion des dossiers.
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Mise à jour des dossiers de réunion en temps réel
Modifiez et mettez à jour les dossiers de la réunion en tems réel. Les changements seront immédiatement visibles sur les appareils des cadres.
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Gérer les participants lors des visioconférences
Maîtrisez le centre de contrôle de l’hôte et gérez les participants pour une communication plus claire lors de l’utilisation de la fonctionnalité de visioconférence.
Après a réunion
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Suivre et vérifier la progression des tâches
Faire le suivi des actions à entreprendre et des délais, et mettre à jour le statut des actions une fois accomplies.
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Archiver les réunions et stocker les fichiers confidentiels
Archivez les réunions passées et stockez les documents dans la Bibliothèque de documents. Gérez les niveaux d’accès aux fichiers confidentiels grâce à des paramètres basés sur les permissions.
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Générez et Distribuez le Compte Rendu de la Réunion
Téléchargez le brouillon du compte rendu de la réunion avec les notes, les annotations et les actions créées lors de la réunion. Éditez, finalisez et envoyez les minutes aux participants de la réunion, le tout sur une plateforme.
Apperçu de la sécurité
En tant que logiciel de gestion de conseil d’administration de premier plan, nous mettons en œuvre les normes de sécurité les plus élevées pour votre organisation.
Hébergement conforme aux normes SSAE16 et ISO 27001
Les installations d’hébergement sont certifiées
Cryptage AES-256 du réseau et des documents
Les documents sont toujours cryptés
Authentification à facteurs multiples
Accessible uniquement depuis les appareils enregistrés
Modèle de décryptage en temps réel
Sécurité pour les appareils mobiles
Contrôle d’accès minutieux
Accorder l’accès à des groupes ou à des individus sélectivement
Purge automatique pour les appareils perdus
Les fichiers temporaires sont supprimés
Journal d’audit
Suivre toutes les activités de votre environnement
Politique de mot de passe
Le mot de passe est protégé à l’aide d’AES 256 bits.
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