Profil du conseil
- Secteur : Assurance
- Siège social : Zurich, Suisse
Objectifs
- Rationaliser la préparation des réunions et réduire la dépendance aux dossiers papier
- Faciliter une collaboration sécurisée entre les parties prenantes internes et externes
- Renforcer le contrôle des accès aux documents sensibles du conseil
Résultats
- Digitalisation des cycles de réunion, de la création de l’ordre du jour à la distribution des documents et à la conduite des réunions
- Meilleur accès à l’information, permettant une prise de décision plus rapide et mieux éclairée
- Adoption fluide du portail de conseil d’administration par l’ensemble des utilisateurs, quel que soit leur niveau de maîtrise du numérique
Fondée en 1991, Profond est l’une des principales caisses de pension en Suisse. Elle est reconnue pour ses taux d’assurance compétitifs et ses performances primées au cours des cinq dernières années.
Engagée à offrir stabilité et sécurité financières à ses clients, Profond a fait de l’innovation un levier essentiel pour renforcer ses services et soutenir sa croissance à long terme.
À mesure que l’organisation s’est développée et transformée, le besoin d’un environnement de travail moderne et flexible est devenu de plus en plus important. C’est ce qui a conduit Profond à rechercher une solution digitale capable d’accompagner l’évolution de ses exigences en matière de gouvernance et de gestion opérationnelle.
Le défi : des processus de conseil inefficaces et exposés aux risques
Profond faisait face à des défis opérationnels et de sécurité de l’information qui affectaient son efficacité, sa cohérence et son niveau de contrôle. En l’absence d’une plateforme dédiée au stockage et à l’archivage des documents du conseil, l’organisation dépendait fortement des espaces de stockage partagés et des échanges par e mail, ce qui créait des risques de sécurité importants.
Laurent Schlaefli, CEO de Profond, a souligné cet enjeu en expliquant : « Avant Convene, tous les documents étaient partagés par e mail, ce qui représentait un risque de sécurité. »
Lors de la préparation des réunions, les administrateurs du conseil produisaient auparavant des copies papier de dossiers qui dépassaient souvent 500 pages. Cela compliquait l’examen des documents par les membres du conseil et rendait la prise de décision plus difficile.
Pour répondre à ces enjeux, l’organisation a recherché une plateforme digitale sécurisée permettant d’organiser des réunions collaboratives et de simplifier l’échange de documents entre les parties prenantes internes et externes.
La solution : une plateforme de conseil sécurisée et rentable
Afin de répondre à ces besoins, Profond a étudié plusieurs solutions de gestion de conseil capables de centraliser et de rationaliser la collaboration tout en maintenant un haut niveau de contrôle. Comme l’explique Laurent Schlaefli : « Il était important pour nous de disposer d’un référentiel sécurisé pour archiver les documents et permettre aux utilisateurs de les consulter. »
Profond a évalué Convene, Sherpany, Diligent et Owncloud selon plusieurs critères : intuitivité, stockage des documents, gestion des accès et rapport qualité prix.
Bien que Sherpany soit déjà largement adopté sur le marché suisse, Profond a choisi Convene pour sa suite complète de fonctionnalités proposée à un prix nettement plus avantageux.
Les résultats : des opérations de conseil plus intelligentes, plus rapides et plus sécurisées
Après la mise en œuvre de Convene, Profond a constaté des améliorations immédiates dans la gestion des réunions et la collaboration du conseil. La plateforme a permis de rationaliser les flux de travail, d’améliorer l’accessibilité des informations et d’établir une approche plus structurée des échanges au sein du conseil.
Accès instantané à l’information grâce à une fonction de recherche puissante
La fonction Enterprise Search de Convene s’est révélée particulièrement précieuse. Elle permet aux utilisateurs de localiser rapidement des informations spécifiques sans avoir recours à des processus manuels. Laurent Schlaefli explique : « La fonction de recherche est particulièrement appréciée. J’utilise la recherche Convene pour retrouver toutes les informations dont j’ai besoin, sans devoir recourir aux anciennes méthodes. »
En complément, la bibliothèque de documents offre un référentiel central intuitif et sécurisé que les conseils peuvent utiliser pour stocker et organiser leurs documents. Cela améliore l’accessibilité des informations ainsi que la gouvernance documentaire.
Préparation des réunions simplifiée et efficacité accrue des flux de travail
Les réunions sont devenues plus organisées et plus productives. Grâce à l’Agenda Builder, le conseil peut désormais présenter les informations de manière claire et structurée. Par ailleurs, les flux de travail digitaux de la plateforme ont amélioré la préparation et la distribution des documents du conseil, y compris pour les dossiers volumineux et complexes.
Cette transformation a réduit la charge liée aux processus manuels, permettant une prise de décision plus rapide et des échanges plus fluides au sein du conseil.
Pourquoi Profond recommande Convene
Malgré des niveaux de maîtrise informatique variables parmi les dirigeants de l’organisation, Convene a été très bien accueilli par les utilisateurs de Profond, des membres du conseil aux administrateurs. Son interface intuitive a facilité son adoption et son intégration dans les processus existants.
Faisant l’éloge de Convene, Laurent Schlaefli a déclaré : « Tous les retours ont été positifs. Convene est perçu comme un système logique, structuré et compréhensible. Nous avons réalisé des gains considérables en matière d’efficacité. »
La plateforme répondait parfaitement aux exigences de Profond et peut également être utilisée par d’autres institutions financières souhaitant mettre en place des processus de conseil plus sécurisés, plus structurés et conformes aux exigences réglementaires.
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