Rob Butterworth, Head of IT, explique comment Convene a accompagné Amadeus Capital Partners dans sa transformation, lorsque l’entreprise a identifié le besoin de rationaliser ses réunions du conseil d’administration et de trouver de nouvelles façons de gérer des données sensibles.
Rob revient sur la décision d’Amadeus de rechercher une solution numérique dédiée aux conseils d’administration : « Notre directrice générale siège au Conseil de la Banque d’Angleterre, qui utilise une solution numérique pour les conseils d’administration. Elle avait entendu parler des avantages que peuvent apporter les réunions de conseil digitalisées. La décision de mettre en place une solution est donc née en grande partie de sa recommandation. »
Le processus de réunion avant Convene
En tant qu’institution financière, Amadeus organise des réunions qui reposent sur un volume important de données, ce qui nécessitait auparavant de nombreuses impressions. Selon Rob, l’organisation jetait malheureusement environ 98 % des documents imprimés après les réunions, une situation qu’elle souhaitait faire évoluer pour des raisons environnementales.
Il précise : « La préparation des données pour les réunions peut prendre du temps, et il y avait souvent de nombreuses impressions de dernière minute à externaliser en raison de leur volume et de la pression liée aux délais. Nous engagions près de huit mille livres par an en frais d’impression, ce qui a constitué un autre facteur clé de changement. »
Un autre élément important était qu’avant Convene, les documents devaient être imprimés puis envoyés aux participants travaillant à distance. Cela s’est notamment illustré lorsqu’un des membres du conseil d’administration a déménagé en Nouvelle-Zélande.
Rob indique que, grâce à Convene, ce membre du conseil a pu continuer à participer efficacement aux réunions : « Convene était déjà opérationnel avant son déménagement. Lors de notre réunion de conseil avec Convene, il lui a été facile de suivre les échanges. La Présidente qui animait la réunion tournait les pages pour les autres participants, ce qui a fluidifié le déroulement de la séance et évité aux participants de devoir chercher manuellement les informations dont ils avaient besoin. »
La sécurité, une priorité absolue
Rob a également souligné l’importance de la sécurité pour l’organisation : « La sécurité de l’information est primordiale pour nous chez Amadeus. Nous utilisons des iPad pendant les réunions, et ceux-ci peuvent être effacés immédiatement après les séances, ce qui permet de protéger les données sensibles. Avec les réunions papier, les documents imprimés représentaient toujours un risque. Le passage à Convene a renforcé notre niveau de sécurité. »
Il ajoute : « Le fait que Convene puisse être intégré aux systèmes existants, notamment Octa, est particulièrement avantageux. Une fois les comptes utilisateurs ajoutés, aucune autre action n’est nécessaire. Nous trouvons également les fonctionnalités d’ordre du jour et de planification très utiles. »
Une transition fluide et la valeur de Convene face à la concurrence
Rob évoque ensuite la réaction des membres du conseil face à Convene : « L’adoption initiale a été positive. Un ou deux membres du conseil étaient légèrement sceptiques au départ, mais après la première réunion avec Convene, l’adhésion a été très forte. »
À propos des autres solutions étudiées, il explique : « Nous avons envisagé quelques autres produits car, avec une équipe de 30 personnes, nous restons toujours attentifs à l’équilibre des coûts. Nous ne voyions pas la valeur ajoutée de consultations préalables coûteuses qui étaient obligatoires chez les autres fournisseurs. Avec Convene, nous avons eu le temps d’évaluer la solution sans engagement financier initial. »
Une expérience positive avec le support Convene
Rob ajoute : « Nous n’avons pas eu besoin d’ouvrir de ticket de support depuis un certain temps, mais nous avons été satisfaits de l’assistance reçue de la part de Convene. »
Il conclut sur les bénéfices de l’accompagnement fourni par l’équipe Convene : « Nous sommes un client relativement autonome, et Convene l’a compris et a su s’adapter à notre mode de fonctionnement. Les utilisateurs ont trouvé Convene intuitif, ce qui a limité le besoin d’intervention de la part de l’IT. Nous pourrions certainement exploiter davantage l’ensemble des fonctionnalités de Convene, et c’est quelque chose que nous ferons à mesure que nous avancerons. »