Warum Nonprofit-Organisationen Board-Portale brauchen

Board Portals for Nonprofits: A New Necessity?

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Board-Portale für gemeinnützige Organisationen unnötig sind. Im Gegensatz zu multinationalen Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Generierung von Einnahmen liegt, setzen sich gemeinnützige Organisationen für eine soziale Sache ein. Die meisten von ihnen finanzieren sich ausschließlich durch Fundraising-Veranstaltungen, Zuschüsse, Sponsoring und Einzelspenden. Aus diesem Grund arbeiten einige Wohltätigkeitsorganisationen in der Regel mit einem knappen Budget, so dass die Software für die Verwaltung gemeinnütziger Organisationen eine fragwürdige Ausgabe darstellt.

Der Aufschwung digitaler Lösungen für gemeinnützige Organisationen

The Rise of Digital Solutions for Nonprofits

Non-Profit-Organisationen haben die digitale Transformation in der Vergangenheit langsamer umgesetzt als gewinnorientierte Unternehmen. Für gemeinnützige Organisationen ist es aufgrund von Budgetbeschränkungen und anderen Faktoren schwierig, neue Technologien zu übernehmen, die in anderen Branchen zur Revolutionierung des Geschäftsbetriebs eingesetzt werden.

Heutzutage beginnt sich dieser Trend zu ändern. Immer mehr Führungskräfte von Non-Profit-Organisationen  setzen auf digitale Technologien, um ihre Geschäftsabläufe zu verbessern, die Beziehungen zwischen Spendern und Freiwilligen zu fördern und den Einfluss ihrer Organisationen zu vergrößern. Die digitale Transformation kann auch eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, wie z. B. die Erhöhung der Datensicherheit, die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und die Möglichkeit für Mitarbeiter und Freiwillige, Prozesse zu rationalisieren und ihre Produktivität zu steigern.

Einige Bereiche, in denen gemeinnützige Organisationen von der Umstellung auf digitale Lösungen profitieren können, sind der Wechsel zu Cloud-basierten Tools, um einen zentralen Datenspeicher zu haben, die Planung von Online-Veranstaltungen, um Kosten zu sparen, und die Umstellung auf virtuelle Schulungen für Mitarbeiter. Sie können auch Software für Non-Profit-Organisationen nutzen, um ein System zu haben, das ihren Anforderungen gerecht wird. Lesen Sie weiter unten, wie ein Board-Portal für gemeinnützige Organisationen Ihnen helfen kann, all dies und noch mehr zu tun.

Was sind Board-Portale für Nonprofit-Organisationen?

Ein Board-Portal oder eine Board-Management-Software ist eine sichere digitale Umgebung, in der Verwalter und Vorstandsmitglieder zusammenarbeiten und vertrauliche Dokumente und Informationen untereinander austauschen können. Eine Portalsoftware ermöglicht es ihnen auch, ihre Governance-Verantwortung wahrzunehmen und jeden Schritt des Besprechungsprozesses so nahtlos wie möglich zu gestalten.

Eine Board-Management-Software für gemeinnützige Organisationen kann dabei helfen, Besprechungen zu planen und zu organisieren, die Tagesordnung zu erstellen, das Board-Pack zu verteilen, auf alle zugehörigen Dokumente zuzugreifen und vor Beginn der Besprechung private oder gemeinsame Notizen zu erstellen. Während der Besprechung können die Direktoren über die Portalsoftware auch abstimmen, Dokumente unterzeichnen, Aufgaben zuweisen und Besprechungsprotokolle und Notizen live aufzeichnen. Und schließlich kann ein Board-Portal für Nonprofit-Organisationen nach der Besprechung sofort Zusammenfassungen versenden, Umfragen nach der Besprechung verteilen und die Maßnahmen jedes Einzelnen verfolgen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Gründe, warum Nonprofit-Organisationen Board-Portale brauchen

1. Board-Management-Software kann Kosten senken

Im Gegensatz zu dem, was andere glauben, sind Board-Portale für gemeinnützige Organisationen tatsächlich eine Investition, die sich lohnt. Sie kann dazu beitragen, unnötige Kosten zu sparen und die finanzielle Stabilität der Organisation langfristig zu sichern. Wenn man den Einsatz von Software als Ersatz für traditionelle Vorstandssitzungen in gemeinnützigen Gremien kalkuliert, zeigt sich, dass er eine Menge Kosten spart.

Nonprofit-Organisationen müssen zwar immer auf ihre Ausgaben achten, aber sie sollten auch über die notwendigen Kapazitäten verfügen, um ihren Zweck zu erfüllen. Für jede Art von Organisation sollte es vorrangig sein, sicherzustellen, dass sie über die besten Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten verfügt, da sich diese unmittelbar auf ihre Gesamtleistung auswirken. Aus diesem Grund sollten viele Organisationen wie Wohltätigkeitsorganisationen, Verbände und Interessenvertretungen die Nutzung eines Board-Portals für gemeinnützige Organisationen in Betracht ziehen.

2. Vorstände von Non-Profits haben verschiedene einzigartige Aufgaben

Gemeinnützige Vorstände haben Aufgaben, die sich von denen in Unternehmen unterscheiden. Neben der Prüfung von Dokumenten, der Genehmigung von Budgets und dem Treffen strategischer Entscheidungen müssen die Vorstände von gemeinnützigen Organisationen ihre Interessen auch auf möglichst kosten- und ressourceneffiziente Weise vertreten. Mit Hilfe der besten Portale für gemeinnützige Gremien können Organisationen ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf dringendere Aufgaben als die Vorbereitung und Organisation ihrer Besprechungen richten. Sie können nahtlos auf einer digitalen Plattform zusammenarbeiten und dabei leistungsstarke Besprechungstools nutzen.

Board-Portale für gemeinnützige Organisationen wie Convene rationalisieren den Besprechungsprozess von Anfang bis Ende und ermöglichen es Administratoren und Führungskräften, ihre Verantwortlichkeiten besser auszubalancieren – und sich mit einem zweckorientierten Produkt noch stärker für ihre Anliegen einzusetzen. Als papierlose Initiative verringern Board-Portale die Notwendigkeit, Board Packs zu drucken und bei Aktualisierungen erneut zu drucken und zu verteilen. Board-Portale für gemeinnützige Organisationen ermöglichen es den Nutzern, Revisionen automatisch zu aktualisieren und Benachrichtigungen über die Änderungen in Echtzeit zu versenden. Mit Hilfe dieser Technologie können gemeinnützige Organisationen ihr Tagungsbudget für die Mittelbeschaffung und andere Initiativen einsetzen, die der Interessenvertretung dienen.

3. Mitglieder von Non-Profit-Organisationen sitzen oft in verschiedenen Gremien

Da die Vorstände von gemeinnützigen Organisationen ehrenamtlich tätig sind, betreuen mehrere Vorstandsmitglieder oft mehrere Ausschüsse und Organisationen. Viele Direktoren kommen aus bestehenden Unternehmen und bringen ihr Fachwissen aus ihren jeweiligen Bereichen ein. Aus diesem Grund müssen sie sich um verschiedene Angelegenheiten kümmern, was sie zwingt, ihre Zeit, Mühe und Aufmerksamkeit einzuteilen.

Mit Hilfe der Software für die Verwaltung von gemeinnützigen Gremien können die Mitglieder vor ihren Besprechungen Anmerkungen, Notizen und Kommentare machen. So können sie sich intelligenter und effektiver auf bestimmte Aufgaben oder Dokumente konzentrieren. Außerdem können sie ihre Dateien trennen und organisieren, um den Zugriff und den Arbeitsablauf zu erleichtern. Vorstandsmitglieder und Führungskräfte von gemeinnützigen Organisationen können ihre Dateien – ob Tagesordnungen, Protokolle oder Berichte – überallhin mitnehmen und auf ihren eigenen Geräten darauf zugreifen.

Für Vorstandsmitglieder, die sich nicht alle am selben Ort befinden, können Board-Portale für gemeinnützige Organisationen die Zusammenarbeit aus der Ferne ermöglichen. Software für gemeinnützige Gremien wie Convene bietet speziell Live-Fernbesprechungen, Videokonferenzen, Seitensynchronisation und andere leistungsstarke Besprechungstools, wie z. B. einen Laserpointer für einfache und effiziente Fernbesprechungen.

4. Gemeinnützige Organisationen werden von der Öffentlichkeit stärker kontrolliert

Non-Profit-Organisationen sind einem enormen Druck seitens der Öffentlichkeit ausgesetzt. Wie von jedem anderen Gremium wird auch von den Vorständen gemeinnütziger Organisationen erwartet, dass sie Entscheidungen umsetzen und ihre Organisationen leiten. Sie haben die Aufgabe, ihre Interessen voranzutreiben und dabei die Interessen ihrer Organisation und deren gemeinnützigen Zweck im Auge zu behalten und die ihnen von den Interessengruppen anvertrauten Gelder zu budgetieren.

Die Software für die Verwaltung gemeinnütziger Einrichtungen ermöglicht es Wohltätigkeitsorganisationen, Transparenz und Rechenschaftspflicht zu praktizieren. Mit den Überwachungs- und Nachverfolgungsfunktionen können gemeinnützige Organisationen ihre Mitarbeiter für alle Aktionen, die sie durchführen oder nicht durchführen, zur Rechenschaft ziehen. Sie können auch schneller genauere Berichte erstellen, wenn Interessengruppen danach fragen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass Transparenz und Rechenschaftspflicht wesentliche Bestandteile des Aufbaus einer guten Governance sind. Durch die Einbeziehung solcher Elemente in die Richtlinien und Verfahren Ihrer gemeinnützigen Organisation können Sie die Nachhaltigkeit und Rentabilität weiter steigern.

5. Board-Portale helfen gemeinnützigen Organisationen, vertrauliche Daten zu schützen und zu sichern

Gemeinnützige Organisationen haben oft mit sensiblen Informationen zu tun, z. B. mit Finanzdaten und persönlichen Daten von Spendern und Empfängern. Daher müssen sie sich vor Datenschutzverletzungen in Acht nehmen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass im Falle eines Datenlecks nicht nur ihre Dateien, sondern auch ihr Ruf gefährdet sind.

Board-Portale für gemeinnützige Organisationen verringern das Risiko von Datenschutzverletzungen, indem sie vertrauliche Dateien auf einer sicheren Plattform speichern. Das von ihnen gewählte Board-Portal muss die höchsten Sicherheitsstandards erfüllen, ohne dass die Kosten ins Unermessliche steigen. In Anbetracht der vielen Aufgaben, die gemeinnützige Organisationen zu bewältigen haben, ist ein Tool, das ihnen hilft, effizienter und effektiver zu arbeiten, ohne die Sicherheit und die Finanzen zu gefährden, unerlässlich. Die richtige Board-Portal-Software für gemeinnützige Organisationen kann den Besprechungsprozess rationalisieren, die Zusammenarbeit erleichtern und diesen Organisationen helfen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Die Wahl des richtigen Board-Portals für Nonprofit-Organisationen

Die Software für Non-Profit-Organisationen spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg ihrer Besprechungen und Kommunikation, die Datensicherheit und eine gute Verwaltung. Die Wahl des richtigen Portals für gemeinnützige Organisationen hängt von vielen Faktoren und Schlüsselfunktionen ab, die zu berücksichtigen sind, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Der folgende Leitfaden hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Board-Management-Software für gemeinnützige Organisationen.

Was Sie beachten sollten

  • Benutzerfreundliches Interface – Ein benutzerfreundliches Interface hilft Angestellten, Arbeitern und Freiwilligen, sich auf der Oberfläche des Board-Portals zurechtzufinden. Die Benutzererfahrung bei der Nutzung der Software sollte berücksichtigt werden, damit Administratoren und Verwaltungsratsmitglieder das Portal verstehen und nutzen.
  • Erschwinglichkeit – Die Preisgestaltung spielt bei der Entscheidung für ein Board-Portal eine wichtige Rolle, da gemeinnützige Organisationen in der Regel nur über ein begrenztes Budget verfügen, mit dem sie arbeiten können. Die Wahl der richtigen Software für gemeinnützige Organisationen ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der potenzielle ROI und die Vorteile, die die Technologie dem Team bringt, sollten die Kosten jedoch wert sein.
  • Skalierbarkeit – Wenn die Organisation wächst, sollte die Board-Portal-Software für Nonprofit-Organisationen in der Lage sein, die sich entwickelnden Bedürfnisse der Nonprofit-Organisationen zu erfüllen. Die Skalierbarkeit ist von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellt, dass die Software an die Anforderungen der aktuellen und zukünftigen Interessengruppen, die mit der Organisation zusammenarbeiten, angepasst und erfüllt werden kann.

Die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten

  • Dokumentenspeicher und Versionskontrolle – Ein Dokumentenspeicher enthält alle Dokumente des Unternehmens in einem zentralen System, auf das die Teammitglieder jederzeit von ihren Geräten aus zugreifen können. Unter Versionskontrolle versteht man die systematische Verfolgung und Verwaltung der verschiedenen Versionen eines Dokuments, so dass die Benutzer die neueste Version der Datei erkennen können.
  • Besprechungsmanagement-Tools – Bevor eine Besprechung beginnt, müssen die Administratoren umfangreiche Vorbereitungen treffen, um sicherzustellen, dass die Besprechung produktiv verläuft. will be productive. Tools zur Besprechungsverwaltung können sie bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen unterstützen und bei Änderungen Aktualisierungen senden. Diese Tools können auch dazu beitragen, papierlose Besprechungen zu ermöglichen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Kosten für die gemeinnützige Organisation zu senken.
  • Abstimmungen, Abstimmungsmöglichkeiten und Genehmigungen – Während einer Vorstandssitzung können die Vorstandsmitglieder aufgefordert werden, Abstimmungen vorzunehmen oder eine Umfrage zu beantworten. Ein Board-Portal mit Abstimmungs- und Wahlfunktionen erleichtert den Prozess, da die Mitglieder ihre Entscheidungen einfach durch Auswahl in der App treffen können und die Stimmen nicht manuell ausgezählt werden müssen. Funktionen zur Anzeige von Genehmigungen, wie z. B. Review-Räume und die Abzeichnung von Dokumenten, können sich ebenfalls als vorteilhaft für Vorstandsmitglieder erweisen, um Dokumente einfach zu überprüfen, zu genehmigen und elektronisch zu unterzeichnen. Dies erleichtert einen reibungslosen und sicheren Prozess der Übermittlung von Entscheidungen an die betroffenen Parteien.
  • Sicherheits- und Verschlüsselungsmaßnahmen – Die Umstellung auf eine digitale Lösung ist in der Regel mit Sicherheitsbedenken verbunden, da Cyberangriffe zugenommen haben und immer ausgefeilter werden. Board-Portale verringern das Sicherheitsrisiko bei vertraulichen Dokumenten durch die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz Ihrer Daten eingerichtet wurden. Sicherheitsfaktoren wie Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen und Prüfprotokolle spielen eine wichtige Rolle beim Schutz Ihrer Informationen.
  • Mobile Zugänglichkeit und Multiplattform-Fähigkeiten – Board-Portale sollten auf verschiedenen Geräten und Browsern zugänglich sein, je nachdem, was Ihre Vorstandsmitglieder bevorzugen, um reibungslosere Besprechungen und Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Ein Board-Portal für gemeinnützige Organisationen kann ihnen dabei helfen, auch von unterwegs in Verbindung zu bleiben. Dies erhöht ihr Engagement und stellt sicher, dass sie über alle Veränderungen innerhalb des Unternehmens informiert sind.

Implementierung einer Board-Portal-Software für Nonprofit-Organisationen

Nachdem Sie sich für das richtige Board-Portal entschieden haben, müssen Sie es implementieren und in Ihren Abteilungen und im gesamten Unternehmen einführen. Sowohl der Anbieter des Board-Portals als auch die gemeinnützige Organisation sollten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Benutzer wissen, wie sie die Technologie nutzen können. In der Implementierungsphase sollte eine Benutzerschulung durchgeführt werden, damit sich die Benutzer mit der Technologie des Board-Portals vertraut machen können.

Schulung, Übernahme und Integration in bestehende Systeme

Administratoren und Vorstandsmitglieder sollten eine angemessene Schulung zur Nutzung des Board-Portals erhalten. Die wichtigsten Funktionen und Vorteile sollten ebenfalls erläutert werden, um den Benutzern die Navigation auf der Schnittstelle zu erleichtern. Sobald das System eingeführt ist, sollte die Organisation auf eventuell auftretende Probleme achten und diese unverzüglich beheben.

Um die Implementierung zu erleichtern, kann das Board-Portal auch in die bestehenden Systeme der Organisation integriert werden, um Konsistenz und Komfort zu gewährleisten. Schließlich sollte der Board-Portal-Anbieter die Organisation kontinuierlich schulen und unterstützen. Dadurch wird sichergestellt, dass die gemeinnützige Organisation über Softwareentwicklungen informiert ist und bei Problemen sofortige Unterstützung erhält.

FAQs über Board-Portale für gemeinnützige Organisationen

Nonprofit board having a meeting

F: Sind Board-Portale nur etwas für große gemeinnützige Organisationen?

Nein, natürlich nicht! Ob klein, mittelgroß oder groß, gemeinnützige Organisationen können von der Nutzung eines Board-Portals profitieren. Der Return on Investment (ROI) eines gemeinnützigen Board-Portals ermöglicht es nicht nur, die Produktivität zu steigern und Entscheidungsprozesse zu verbessern, sondern auch Papier-, Verteilungs-, Zeit- und Arbeitskosten für Board-Packs zu reduzieren. Board-Portale für Nonprofit-Organisationen bieten Vorteile für Nonprofit-Organisationen jeder Größe, da sie eine bessere Ressourcennutzung ermöglichen und gute Verwaltungspraktiken erleichtern.

F: Kann man mit mobilen Geräten auf Board-Portale zugreifen?

Ja! Dank der Bequemlichkeit einer Cloud-basierten Lösung können die Benutzer über ein Smartphone, ein Tablet oder einen Desktop auf die Board-Portal-Software für gemeinnützige Organisationen zugreifen. Sie können auf Dokumente und Materialien zugreifen, mit ihrem Team kommunizieren und sich über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden halten. Ein Board-Portal für gemeinnützige Organisationen stellt sicher, dass die Vorstandsmitglieder immer in Verbindung bleiben können, wenn sie unterwegs sind.

F: Wie gewährleisten Board-Portale die Datensicherheit?

Beim Vergleich von Board-Portalen für gemeinnützige Organisationen sollte die Datensicherheit eines der wichtigsten Kriterien sein. Board-Portale wie Convene können Ihnen helfen, Ihre Daten durch robuste Sicherheitsfunktionen zu schützen – Anwendungssicherheit, Cloud-Infrastruktur- und Netzwerksicherheit sowie Security Governance. Schützen Sie Ihre Daten durch den Einsatz von Board-Portal-Software für gemeinnützige Organisationen und verhindern Sie Cyber-Angriffe und Datenschutzverletzungen.

F: Was geschieht, wenn ein Vorstandsmitglied technische Schwierigkeiten mit dem Portal hat?

Verschiedene Board-Portale bieten einen 24/7-Kundensupport an und helfen, wann immer es nötig ist, um einen reibungslosen Ablauf der Besprechung für alle zu gewährleisten. Plattformen wie Convene haben keine Warteschleifen, so dass Kundenanrufe ohne lange Wartezeiten bearbeitet werden können. Wenden Sie sich an Ihren Board-Portal-Anbieter, um zu erfahren, inwieweit er technische Unterstützung und Hilfe für Organisationen anbietet.

F: Können Board-Portale in andere von gemeinnützigen Organisationen verwendete Software integriert werden?

Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Board-Portale ermöglicht die Integration mit Software von Drittanbietern, die Ihr Unternehmen möglicherweise bereits verwendet. Dazu gehören Anwendungen für Videokonferenzen wie Zoom und MS Teams sowie Anbieter digitaler Signaturen wie DocuSign. Board-Portale können auch das Engagement der Board-Mitglieder stärken, indem sie ihre Kalender, Abstimmungen und andere Aufgaben mit ihrem MS Outlook und Google Workspace synchronisieren. Erkundigen Sie sich bei den Anbietern nach der Integration mit anderer Software, um das richtige Board-Portal für Ihr Unternehmen zu finden.

Convene: Das beste Board-Portal für gemeinnützige Organisationen

Convene: The Best Board Portal for Nonprofits
Non-Profit-Organisationen stehen vor besonderen Herausforderungen, wie z. B. die Arbeit mit begrenzten Ressourcen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen. Ein Board-Portal für gemeinnützige Organisationen kann hier Abhilfe schaffen und eine bequeme Lösung bieten, die ihnen hilft, ihre Interessen zu vertreten.

Erfahren Sie, warum Convene das CTA: beste Board-Portal für Non-Profit-Organisationen ist, da es Vorstände befähigt, ihre Besprechungen intelligenter und sicherer zu gestalten.

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