Board-Profil
- Branche: Non-Profit
- Hauptsitz: Zürich, Schweiz
Ziele
- Logistikkosten und Papierverbrauch bei der Vorbereitung und Verteilung von Sitzungsunterlagen eliminieren
- Sofortigen Zugriff auf Sitzungsunterlagen und Dokumente für Gremiumsmitglieder, unabhängig vom Standort, ermöglichen
- Entscheidungsworkflows und Dokumentenmanagement auf einer einzigen Plattform zentralisieren
Ergebnisse
- Aufwand für die Vorbereitung von Sitzungsunterlagen auf wenige Stunden und nahezu null Seiten Papier reduziert
- Sicheres Dokumentenarchiv mit Zugriffskontrollen und Echtzeit-Annotierungen eingerichtet
- Dokumentengenehmigungen und Gremiumentscheidungen beschleunigt
Die Velux Stiftung hat ihren Sitz in Zürich und ist Mitglied von SwissFoundations, dem Verband der Schweizer Förderstiftungen. Ihr Kernauftrag besteht darin, Projekte und Forschungsvorhaben mit gemeinwohlorientierter Zielsetzung und gesellschaftlicher Wirkung zu fördern. Als kleine Stiftung wird sie von einem Stiftungsrat und einer Geschäftsführung geleitet, die gemeinsam die strategische und operative Steuerung sicherstellen. Mit steigenden Anforderungen an Governance und Compliance sowie standortübergreifenden Aktivitäten suchte die Stiftung nach einer digitalen Lösung zur Optimierung ihrer Gremiumsprozesse. Beatrice Merkli, Office Manager bei Velux Stiftung, schildert, wie Convene dabei geholfen hat, diese Herausforderungen zu bewältigen, und warum sie das Board Portal anderen Gremien in vergleichbarer Lage empfiehlt.
Herausforderung: Ineffizienzen durch vollständig papierbasierte Sitzungsvorbereitung
Vor der Einführung von Convene stellten die Stiftungsratssitzungen der Velux Stiftung eine logistische Herausforderung dar. Der Stiftungsrat und die Geschäftsführung kommen regelmäßig zusammen, um unter anderem Förderanträge zu prüfen. Da zwei Stiftungsratsmitglieder in Dänemark ansässig sind, die Sitzungen jedoch in Zürich stattfinden, entstanden wiederkehrende Ineffizienzen, die durch die papierbasierte Vorbereitung noch verstärkt wurden.
„Früher haben wir Ordner mit allen Dokumenten auf Papier vorbereitet. Es gab drei Ordner pro Person mit sämtlichen Unterlagen zu den Förderanträgen und den übrigen Tagesordnungspunkten. Das waren mehrere hundert Seiten Papier pro Sitzung“, erinnert sich Merkli.
„Wir sitzen in der Schweiz und haben zwei Stiftungsratsmitglieder, die in Dänemark wohnen. Wir mussten alle Ordner vorbereiten und nach Dänemark schicken, damit sie die Unterlagen vorab durcharbeiten konnten. Dann kamen sie mit den Ordnern zur Sitzung nach Zürich“, ergänzt sie.
Es war Zeit-, Papier- und Portoaufwand ohne Nutzen. Das war der ausschlaggebende Grund.
Auswahl der passenden Board-Portal-Lösung
Um die Schwachstellen in der Sitzungsvorbereitung zu beheben, evaluierte ein Team bei Velux Stiftung mehrere Board-Portal-Anbieter.
„Wir haben uns andere Anbieter angeschaut, und einige von ihnen hatten sehr umfangreiche Funktionen, die wir gar nicht gebraucht hätten“, erläutert Merkli. „Und vor allem war auch der Preis ein Faktor. Ich glaube, das war letztlich der Grund, warum wir uns für Convene entschieden haben.“
Convene bot die am besten geeignete Lösung: eine intuitive Plattform mit den wesentlichen Funktionen, darunter Agendaverwaltung, Dokumentenbibliothek, Prüfräume und Zugriffskontrollen, zu einem angemessenen Preis.
Ergebnis: Kürzere Vorbereitungszeiten und sichere Entscheidungsprozesse
Seit der Einführung von Convene verzeichnet Velux Stiftung deutliche Verbesserungen bei Effizienz, Zugänglichkeit und Zusammenarbeit. Im Einzelnen ergaben sich folgende Vorteile aus dem Einsatz des Convene Board Portals.
Sitzungsvorbereitung: Von Tagen auf Stunden reduziert
Die Sitzungsvorbereitung gehört zu den unmittelbarsten und deutlichsten Veränderungen in den Gremiumsprozessen der Velux Stiftung. Statt drei Ordner pro Person mit mehr als hundert Seiten vorzubereiten, lässt sich nun alles über die Convene-Plattform organisieren.
„Das hat sehr viele Stunden eingespart, die früher für das Drucken aller Unterlagen und das Zusammenstellen von rund 20 verschiedenen Ordnern benötigt wurden. Früher habe ich für jede Sitzung etwa zwei Tage für die Vorbereitung gebraucht. Das ist jetzt eine erhebliche Zeitersparnis“, beschreibt Merkli.
„Es ist sehr einfach, Sitzungen einzurichten und Tagesordnungspunkte zu verschieben. Die Nummerierung passt sich automatisch an. Das Einrichten und Hochladen von Dokumenten geht sehr leicht“, ergänzt sie. Die Benutzerfreundlichkeit von Convene überzeugt sie am meisten.
Sofortiger Dokumentenzugriff und optimierte Genehmigungsprozesse
Mit dem papierlosen Workflow haben sich Zusammenarbeit und Entscheidungsprozesse verbessert. Stiftungsratsmitglieder können jederzeit und überall auf Sitzungsunterlagen und Dokumente zugreifen.
Merkli erklärt: „Wir nutzen die Dokumentenbibliothek für Stiftungsunterlagen, auf die alle Stiftungsratsmitglieder zugreifen können. Die Sitzungsprotokolle werden dort ebenfalls abgelegt.“
„Sie können Haftnotizen auf Dokumenten anbringen, die alle Stiftungsratsmitglieder sehen, sodass alle gemeinsam auf diese geteilten Notizen zugreifen können“, erläutert Merkli. „Wir nutzen die Prüfräume auch vor den Sitzungen. Es gibt Dokumente, die der Stiftungsrat vor der Sitzung genehmigen muss. Dafür verwenden wir den Prüfraum, und alle Entscheidungen sind in Convene dokumentiert“, fügt sie hinzu.
Warum Velux Stiftung Convene empfiehlt
Für Velux Stiftung hat das Convene Board Portal geholfen, die Schwachstellen der bisherigen Prozesse zu beheben: Papierkosten und Reibungsverluste wurden eliminiert, das Gremium kann effizienter arbeiten. Merkli ist von der Bedienbarkeit und den Prozessvorteilen von Convene überzeugt. Ihr Fazit ist eindeutig:
„Wir sind mit allem sehr zufrieden. Es hat alles, was wir brauchen.“
Für Non-Profit-Organisationen und kleinere Einrichtungen, die ein Board Portal suchen, zeigt Velux Stiftung, dass eine bedarfsorientierte Einführung möglich ist. Convene bietet eine durchdachte Plattform, die reale operative Herausforderungen in Gremiumssitzungen und Governance zu einem angemessenen Preis adressiert.
Kontaktieren Sie noch heute unser Vertriebsteam für eine Produktvorführung.