Tesco PLC nutzt Convene seit 2014 für seine digitalen Vorstandssitzungen. Tesco ist ein führender internationaler Einzelhändler mit dem Anspruch, Kunden jeden Tag ein wenig besser zu bedienen.
Chris Spanias, Solution Architect bei Tesco PLC, erläuterte uns, warum sie sich für Convene als Board-Management-Software entschieden haben und wie die Lösung ihnen geholfen hat, Zeit und Kosten zu sparen.
Plattformübergreifende Nutzung
Chris erklärt: „Wir hatten bereits ein Board Portal im Einsatz, bevor wir zu Convene gewechselt sind. Der Grund für den Wechsel war, dass BoardPad Android nicht unterstützte. Wir hatten gerade ein eigenes Gerät auf den Markt gebracht, das auf Android läuft, daher wollte der Vorstand natürlich dessen Nutzung innerhalb von Tesco fördern. Es war eine Frage von ‘eat your own dog food’, daher mussten wir eine Lösung finden, die weiterhin unsere Anforderungen erfüllt und gleichzeitig auf Android funktioniert. Wir haben auch andere Board Portale wie Diligent verglichen, aber Convene hat uns am meisten überzeugt.“
Chris ergänzt, dass das Feedback der Vorstandsmitglieder positiv ist. Sie können Convene auf jedem Gerät nutzen, von iPads über Android-Tablets bis hin zu den unternehmenseigenen Windows Geräten. Sie schätzen die Flexibilität und müssen keine gedruckten Sitzungsunterlagen mehr mit sich führen.
Zeitersparnis und höhere Effizienz
„Vor Convene mussten unsere Administratoren Sitzungsunterlagen ausdrucken und die alte Software verwenden. Das hat den Zweck der Digitalisierung verfehlt und den Arbeitsaufwand sogar erhöht. Die Convene App ist so leistungsfähig, dass nichts mehr gedruckt werden muss. Sie funktioniert auf allen Plattformen, sodass jeder Nutzer Zugriff hat“, betont Chris, als er über die Vorteile von Convene als Board-Management-Software spricht.
„Allein das hat den Alltag unserer Administratoren erheblich erleichtert. Sie müssen keine großen Mengen an Papier und Unterlagen mehr drucken und gleichzeitig Meetings und Präsentationen in einer Anwendung vorbereiten. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz bei der Organisation von Sitzungen“, fügt er hinzu.
Convene amortisiert sich selbst
Tesco führte vor einiger Zeit eine interne Analyse durch. Chris berichtet: „Früher haben wir für jede Sitzung Hunderte Seiten mit PowerPoint Präsentationen, Bildern und anderen Inhalten für 20 bis 30 Personen gedruckt, zusätzlich zu Ersatzkopien. Das musste etwa alle zwei Wochen erfolgen. Nachdem wir auf Convene umgestellt haben, verwendet unser Vorstand kein Papier mehr. Die einzigen verbleibenden Kosten sind die Lizenzgebühren pro Person und Jahr.“
Die Analyse zeigte, dass allein durch die Einsparungen bei Druck und Papier so viel Geld gespart wurde, dass sich Convene nahezu jedes Jahr selbst bezahlt gemacht hat. Das empfand das Unternehmen als sehr beeindruckend.
Einfacher Einstieg
„Seit wir Convene nutzen, haben wir praktisch keine Anfragen an den Helpdesk gestellt. Das ist vermutlich ein guter Maßstab für den Erfolg. Es gab sehr positives Feedback zur Benutzerfreundlichkeit von Convene und dazu, dass gedruckte Unterlagen vollständig ersetzt werden konnten. Genau das war einer der Hauptgründe für die Beschaffung. Sobald Teilnehmer für Meetings autorisiert sind, melden sie sich einfach an und die Nutzung ist weitgehend selbsterklärend. Das gilt sowohl für fortgeschrittene Nutzer als auch für Administratoren“, erklärt Chris im Gespräch.
Seiner Beobachtung nach kommen neue Nutzer nach der üblichen 30 minütigen Einführung gut mit der Board-Management-Software zurecht.
Sicherheit auf Enterprise Niveau
„Als Convene von unserem InfoSec Team geprüft wurde, erinnere ich mich, dass sie mit den Sicherheitsstandards und Zertifizierungen sehr zufrieden waren und beeindruckt waren. Nach ihrer Einschätzung war das ein klarer Fortschritt im Vergleich zu unserer vorherigen Lösung. Die Möglichkeit, ADFS-Authentifizierung zu nutzen, ist für uns besonders hilfreich, da wir AD Authentifizierung einsetzen. Convene erfüllt außerdem die erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Standards. Das war für uns eine Voraussetzung, da Vorstand, Führungskräfte und andere Entscheidungsträger die Lösung nutzen und dabei sensible Informationen besprochen werden“, ergänzt Chris zu den Sicherheitsfunktionen der Board-Management-Software.
Leistungsstarke Meeting Funktionen
Chris schließt mit den Worten: „Ich schätze besonders die Möglichkeit, Präsentationen während eines Meetings in Echtzeit zu kommentieren. Ich kann das privat tun, sodass nur ich es sehe, oder meine Kommentare mit allen Teilnehmern teilen. Das ist besonders hilfreich, wenn man ein Meeting leitet.“