Board-Profil
- Branche: Versicherungen
- Hauptsitz: Zürich, Schweiz
Ziele
- Sitzungsvorbereitung optimieren und Abhängigkeit von papierbasierten Unterlagen reduzieren
- Sichere Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stakeholdern ermöglichen
- Zugangskontrollen für vertrauliche Board-Dokumente stärken
Ergebnisse
- Digitalisierte Sitzungszyklen, von der Agendaerstellung und -verteilung bis zur Durchführung
- Verbesserter Informationszugang, der schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht
- Reibungslose Einführung des Board Portals bei allen Nutzern, unabhängig von deren digitaler Erfahrung
Profond wurde 1991 gegründet und ist einer der führenden Pensionsfonds der Schweiz, bekannt für wettbewerbsfähige Versicherungskonditionen und eine preisgekrönte Leistungsbilanz der vergangenen fünf Jahre. Mit dem Ziel, seinen Kunden finanzielle Stabilität und Sicherheit zu bieten, setzt Profond auf Innovation, um seine Dienstleistungen zu stärken und nachhaltiges Wachstum zu sichern.
Im Zuge des Wachstums und der Weiterentwicklung der Organisation wurde der Bedarf an einem modernen, flexiblen Arbeitsumfeld immer deutlicher. Dies veranlasste Profond, nach einer digitalen Lösung zu suchen, die die wachsenden Governance-Anforderungen und Betriebsabläufe unterstützen kann.
Die Herausforderung: Ineffiziente und risikobehaftete Board-Prozesse
Profond sah sich mit operativen und informationssicherheitsbezogenen Herausforderungen konfrontiert, die Effizienz, Konsistenz und Kontrolle beeinträchtigten. Ohne eine dedizierte Plattform zur Speicherung und Archivierung von Board-Dokumenten war die Organisation stark auf gemeinsam genutzte Laufwerke und E-Mail-Kommunikation angewiesen, was erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich brachte.
CEO Laurent Schlaefli brachte das Problem auf den Punkt: „Vor Convene wurden alle Dokumente per E-Mail geteilt, was ein Sicherheitsrisiko darstellte.“
Bei der Sitzungsvorbereitung erstellten die Board-Administratoren zuvor physische Kopien der Sitzungsunterlagen, die häufig mehr als 500 Seiten umfassten. Das erschwerte es den Board-Mitgliedern, die Unterlagen zu sichten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Als Reaktion darauf suchte die Organisation nach einer sicheren digitalen Plattform für kollaborative Sitzungen und einen reibungslosen Dokumentenaustausch zwischen internen und externen Stakeholdern.
Die Lösung: Eine sichere und kosteneffiziente Board-Management-Plattform
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, prüfte Profond Board-Management-Lösungen, die Zusammenarbeit zentralisieren und optimieren sowie gleichzeitig die Kontrolle wahren konnten. Wie Schlaefli erklärte: „Es war uns wichtig, über ein sicheres Archiv zu verfügen, auf das alle Beteiligten jederzeit zugreifen können.“
Profond evaluierte Convene, Sherpany, Diligent und Owncloud anhand der Kriterien Benutzerfreundlichkeit, Dokumentenspeicherung, Zugangsverwaltung und Preis-Leistungs-Verhältnis.
Obwohl Sherpany im Schweizer Markt bereits weit verbreitet ist, entschied sich Profond für Convene, da die Lösung einen umfassenden Funktionsumfang zu einem deutlich günstigeren Preis bietet.
Die Ergebnisse: Intelligentere, schnellere und sicherere Board-Abläufe
Nach der Einführung von Convene verzeichnete Profond unmittelbare Verbesserungen im Sitzungsmanagement und in der Board-Zusammenarbeit. Die Plattform optimierte Abläufe, verbesserte die Zugänglichkeit und schuf eine strukturiertere Grundlage für die Abstimmung im Board
Sofortiger Informationszugang dank leistungsstarker Suchfunktion
Die Enterprise-Suchfunktion von Convene hat sich als besonders wertvoll erwiesen: Sie ermöglicht es Nutzern, gezielt nach Informationen zu suchen, ohne auf manuelle Verfahren angewiesen zu sein. Schlaefli berichtete: „Die Suchfunktion ist besonders beliebt. Ich nutze die Convene-Suche, um alle benötigten Informationen zu finden, ohne auf frühere Methoden zurückgreifen zu müssen.“
Ergänzend dazu bietet die Dokumentenbibliothek ein intuitives und sicheres zentrales Archiv, in dem Boards ihre Materialien ablegen und organisieren können – für mehr Zugänglichkeit und eine verbesserte Dokumenten-Governance.
Optimierte Sitzungsvorbereitung und verbesserte Arbeitsabläufe
Sitzungen wurden strukturierter und produktiver. Mit dem Agenda-Builder kann das Board Informationen nun klar und übersichtlich aufbereiten. Die digitalen Workflows der Plattform verbesserten darüber hinaus die Vorbereitung und Verteilung von Board-Materialien – auch bei umfangreichen, komplexen Unterlagenpaketen. Das reduzierte den Aufwand durch manuelle Prozesse und ermöglicht schnellere Entscheidungsfindung sowie effizientere Board-Diskussionen.
Warum Profond Convene empfiehlt
Trotz unterschiedlicher IT-Kenntnisse unter den Führungskräften wurde Convene bei Profond – von Board-Mitgliedern bis hin zu Administratoren – sehr gut aufgenommen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichterte die Einführung und Integration in bestehende Arbeitsabläufe erheblich.
Schlaefli lobte Convene mit den Worten: „Das Feedback war durchweg positiv. Convene wird als logisch strukturiertes und verständliches System wahrgenommen. “Wir haben erhebliche Effizienzgewinne erzielt.“
Die Plattform erfüllte die Anforderungen von Profond in vollem Umfang und kann auch von anderen Finanzinstituten genutzt werden, die sicherere, strukturierte und regelkonforme Board-Prozesse anstreben.
Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um eine Demo des Convene Board Portals zu vereinbaren.