Board-Profil
- Branche: Hochschulbildung
- Hauptsitz: London, Vereinigtes Königreich
Ziele
- Papierverbrauch und manuelle Arbeitsabläufe bei der Sitzungsvorbereitung eliminieren
- Zugriff auf Sitzungen, Dokumente und Informationen über eine zentrale Plattform
Ergebnisse
- Umstellung auf eine vollständig papierlose Verteilung von Sitzungsunterlagen — Verzögerungen gehören der Vergangenheit an
- Agilere Zusammenarbeit im Vorstand und agileres Dokumentenmanagement erreicht
Die London School of Economics and Political Science (LSE) wurde 1895 gegründet und ist ihrem Gründungsgedanken bis heute treu geblieben: „für das Wohl der Gesellschaft”. Seitdem hat sie sich weltweit als eine der führenden Forschungsuniversitäten im Bereich der Sozialwissenschaften etabliert.
Als weltweit anerkannte Spezialistin für Forschungsqualität und -wirkung ist die LSE auf effiziente und zuverlässige Governance-Prozesse angewiesen. Mit dem Schritt der Institution in Richtung digitaler Governance wächst auch der Bedarf, das Management von Vorstandssitzungen weiterzuentwickeln. Dr. Andrew Young, COO, berichtet, wie das Convene Board Portal das Vorstandsmanagement der LSE verändert hat.
Vor Convene: Papierbasierte Meeting-Workflows mit mehreren Tools
Früher stützten sich die Vorstandsprozesse der LSE stark auf Papier — Sitzungsunterlagen wurden gedruckt und an die Vorstandsmitglieder verschickt.
„Der Druck dieser umfangreichen Sitzungsunterlagen verschwendet nicht nur Ressourcen, sondern ist auch teuer im Versand und verzögert den Prozess, die Unterlagen zu den Vorstandsmitgliedern zu bringen”, erklärte Dr. Young.
Es wurde versucht, den Papiereinsatz zu reduzieren, indem Ratsmitglieder mehrere Tools in Sitzungen nutzten. Dieser Ansatz erwies sich jedoch als uneinheitlich, kostspielig und schwer aufrechtzuerhalten.
Der Convene-Effekt: Papierloses Sitzungsmanagement und agilere Workflows
Seit der Einführung des Convene Board Portals hat die LSE ihre Governance-Prozesse grundlegend verändert und dabei sowohl Produktivität als auch Nachhaltigkeit verbessert — ganz im Sinne des Gründungsgedankens der Institution. So hat die LSE die Wirkung von Convene erlebt.
Zentralisierte Governance-Prozesse
Zuvor arbeiteten die Mitglieder mit einem fragmentierten Workflow, bei dem mehrere Tools für die digitale Arbeit zum Einsatz kamen. Dieser Ansatz erschwerte jedoch das Auffinden und Verwalten von Dokumenten.
Mit Convene können Mitglieder nun auf jedes Dokument, jede Sitzung und jede Entscheidung über eine einzige Plattform zugreifen. Das ermöglicht ihnen ein effizienteres Arbeiten direkt von ihren Geräten aus. Ein tagelanges Warten auf gedruckte Unterlagen entfällt vollständig.
„Mit Convene habe ich mittlerweile den Großteil meiner Arbeit auf meinem Gerät — unabhängig davon, ob es sich um Ratssitzungen handelt oder nicht”, berichtete Dr. Young. „Vom Einzelgespräch mit einer Direktorin bis zur Abteilungskonferenz arbeite ich vollständig über die Convene-Plattform. Ich muss mir nicht mehr merken, wo ich Dokumente gespeichert habe — ich muss nur mein Gerät einschalten und mich bei Convene anmelden.”
Da Dokumente und Sitzungsunterlagen im Board-Portal zentralisiert sind, hat die LSE zudem operative und ökologische Nachhaltigkeit erreicht.
Flexibilität und agiles Arbeiten
Convene unterstützt die LSE nicht nur beim Übergang zu papierlosen Governance-Workflows, sondern hat der Institution auch geholfen, agile Arbeitsweisen einzuführen.
Angesichts dringender Anforderungen im Bereich Governance bewegen sich die Ratsmitglieder der LSE zunehmend hin zu flexibleren Arbeitsweisen. Convene ermöglicht ihnen den störungsfreien Zugriff auf Unterlagen von überall aus — besonders wertvoll für Mitglieder, die ständig unterwegs sind.
Dr. Young berichtete: „Ich glaube, viele von uns an der LSE bewegen sich derzeit hin zu einer agileren Arbeitsweise. In dieser Hinsicht verbessert Convene nicht nur den Umgang mit Papierkram, sondern tatsächlich die Art und Weise, wie wir arbeiten. Ich kann heute deutlich leichter von zu Hause oder vom Bahnhof aus arbeiten als früher.”
Warum die LSE das Convene Board Portal empfiehlt
Die LSE bewegt sich weiterhin in Richtung agilerer und digitalerer Arbeitsweisen. Das Convene Board Portal wurde fest in die Institution integriert, um umfassendere Verbesserungen der Arbeitsweise zu unterstützen.
„Was viele nicht erkannt haben, ist, dass sowohl Ausschüsse als auch Einzelpersonen Convene nutzen können”, bemerkte Dr. Young. „Ich finde, es funktioniert so gut, dass ich tatsächlich papierlos geworden bin — etwas, von dem ich dachte, ich würde es nie erreichen.”
Mit Blick auf dieses positive Ergebnis erklärte Dr. Young zudem, wie Organisationen den vollen Nutzen einer digitalen Board-Lösung ausschöpfen können: „Mein Rat an alle, die Schwierigkeiten haben, ihre eigenen Leute vom Nutzen zu überzeugen: Nutzen Sie es selbst.”
Kontaktieren Sie noch heute unser Vertriebsteam für eine App-Führung durch das Convene Board Portal.