Vorstandsprofil:
- Branche: Verband
- Hauptsitz: Paris, Frankreich
Ziele
- Zentralisierung der Vorstandsdokumentation
- Reduzierung der Abhängigkeit von E-Mails
- Verbesserung der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg
- Sicherstellung von Kontinuität und Wissenstransfer
Ergebnisse
- Deutliche Zeitersparnis in allen Vorstandsprozessen
- Optimierte Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
- Zentralisiertes, leicht zugängliches Dokumentenarchiv
- Verbessertes Onboarding für neue Vorstandsmitglieder
Die International Assistance Group (IAG) wurde 1992 gegründet und hat sich seitdem zum weltweit größten Zusammenschluss unabhängiger Assistance-Unternehmen, Dienstleister und Korrespondenten entwickelt. IAG ist auf sechs Kontinenten in über 200 Ländern aktiv und baut über ihr Akkreditierungsprogramm kontinuierlich ein globales Netzwerk qualifizierter Assistance-Experten auf.
IAG wird von einem internationalen Vorstand mit neun Mitgliedern geführt, die jeweils in unterschiedlichen Ländern ansässig sind und in verschiedenen Sprachen arbeiten. Diese geografisch verteilte Struktur führte zu anhaltenden Herausforderungen bei Koordination, Kommunikation und Governance.
Um ein effektives Vorstandsmanagement zu unterstützen, wollte die Organisation ihren Umgang mit Dokumentation, Zusammenarbeit und Sitzungsprozessen verbessern — bei gleichzeitiger Sicherstellung von Kontinuität, Zugänglichkeit und konsistenter Information über die Zeit hinweg. Louise Heywood, General Manager bei IAG, schilderte die Herausforderungen ihres Unternehmens im Vorstandsbetrieb und erklärte, warum sich das Unternehmen für Convene als bevorzugte Board-Management-Lösung entschieden hat.
Das Ziel: Verbessertes Dokumentenmanagement und optimierte Vorstandsprozesse
Vor der Einführung von Convene verließ sich die International Assistance Group auf manuelle und fragmentierte Prozesse, die den Vorstandsbetrieb zeitaufwendig und schwer zu steuern machten — besonders angesichts der internationalen und mehrsprachigen Struktur. Mit dem Wachstum der Organisation begannen diese Ineffizienzen, die Entscheidungsfindung und die administrativen Abläufe zu beeinträchtigen.
Fragmentiertes Dokumentenmanagement
Laut IAG wurden Dokumente über interne Ablagesysteme verwaltet und monatlich geteilt, was den Prozess umständlich und ineffizient machte. Vorstandsmitglieder erhielten und griffen auf Unterlagen hauptsächlich per E-Mail zu, wodurch Informationen über verschiedene Postfächer verstreut oder lokal auf einzelnen Geräten gespeichert waren. Das erschwerte es sicherzustellen, dass alle Mitglieder mit den aktuellsten Versionen oder dem final genehmigten Dokument arbeiteten.
Eingeschränkte Zugänglichkeit & Transparenz
Da IAG zuvor über keine zentrale Plattform verfügte, mussten Dateien manuell abgerufen und E-Mails manuell durchsucht werden. Diese eingeschränkte Zugänglichkeit führte zu unnötigen Reibungsverlusten und verlangsamte die Zusammenarbeit, besonders bei der Sitzungsvorbereitung oder zeitkritischen Freigaben. Gleichzeitig erschwerten diese Probleme auch das Onboarding neuer Mitglieder, die nur eingeschränkten Einblick in frühere Diskussionen und Entscheidungen hatten.
Manuelle Prozesse & zeitaufwendige Arbeitsabläufe
Wie Heywood berichtete, wurden zentrale Arbeitsabläufe, darunter die Dokumentenverteilung und Abstimmungen, manuell durchgeführt. Besonders Abstimmungen erforderten Antworten per E-Mail, die anschließend in Excel zusammengeführt und nachverfolgt werden mussten. Das führte zu zusätzlichem administrativem Aufwand, Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und einem erhöhten Risiko für Versionsfehler und ausbleibende Antworten.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich IAG für die Suche nach einer sicheren, zentralisierten Board-Management-Lösung, die den Vorstandsbetrieb optimieren und die globale Struktur des Unternehmens unterstützen konnte.
Der nächste Schritt: Die Wahl von Convene für effizientere Vorstandsprozesse
IAG machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die den Vorstandsbetrieb vereinfachen und gleichzeitig die Herausforderungen eines geografisch verteilten, mehrsprachigen Teams bewältigen konnte. Wie Heywood berichtete, zählte die Reduzierung der administrativen Abhängigkeit von E-Mails zu den zentralen Prioritäten — zusammen mit der Einführung eines strukturierteren und sichereren Governance-Workflows.
Convene stach durch ein zentrales Board-Portal hervor, das Dokumente und Sitzungen an einem Ort zusammenführt. Dank seiner Flexibilität können Nutzer Unterlagen fortlaufend hochladen und aktualisieren, was die Verwaltung laufender Arbeiten vor Abschluss der Sitzungen erleichtert. Zudem tragen die integrierten Kommunikations- und Verteilungstools von Convene dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und gleichzeitig die Zugänglichkeit für Vorstandsmitglieder unabhängig von Standort oder Sprache sicherzustellen.
Darüber hinaus verlief die Implementierung reibungslos, unterstützt durch das reaktionsschnelle und proaktive Team von Convene. Vom ersten Onboarding bis zur Lösung technischer Zugriffsprobleme stellte Convene sicher, dass sich die Vorstandsmitglieder von IAG schnell in die neue Plattform einfinden und sie sicher nutzen konnten.
Das Ergebnis: Effizientere, konsistentere und zugänglichere Vorstandsprozesse
Seit der Einführung von Convene hat die International Assistance Group die Verwaltung ihrer Vorstandsdokumente und -prozesse deutlich verbessert. So hat Convene die Arbeitsabläufe transformiert:
Höhere operative Effizienz und Zeitersparnis
Mit Convene können Dokumente nun fortlaufend hochgeladen und nach Fertigstellung veröffentlicht werden — wodurch administrative Last-Minute-Arbeiten entfallen. Auch Abstimmungen werden nun sofort und mit Echtzeit-Transparenz abgeschlossen, ganz ohne manuelle Nachverfolgung oder Zusammenführung. Stéphanie Chedid, Partner Administration Officer bei IAG, erklärte dazu: „Beim Abstimmungsprozess haben wir enorm viel Zeit gespart. Heute erledigt sich alles mit einem Klick.”
Zentralisiertes Dokumentenmanagement und Zugänglichkeit
Die Vorstandsmitglieder von IAG sind für den Zugriff auf Informationen zudem nicht mehr auf ihre E-Mails angewiesen, da alle Dokumente nun in einer einzigen sicheren Plattform gespeichert sind: Convene. Dazu zählen Sitzungsagenden, Beschlüsse, genehmigte oder historische Dokumente sowie weitere vertrauliche Vorstandsunterlagen. Chedid ergänzte: „Sie schätzen besonders, dass es einen einzigen Zugangspunkt für alle Dokumente gibt.”
Verbesserte grenzüberschreitende Zusammenarbeit
Vorstandsmitglieder können nun unabhängig von ihrem Standort problemlos auf Dokumente zugreifen. Das führt zu einer effizienteren Zusammenarbeit — trotz unterschiedlicher Zeitzonen oder sogar Sprachen. Heywood betonte zudem: „Wenn sie ein Dokument suchen, wissen sie genau, wo sie nachsehen müssen.”
Stärkere Governance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
Convene, bekannt für Sicherheit auf Enterprise-Niveau, schützt die vertraulichen Dokumente von IAG nun vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen. Die Plattform gewährleistet zudem die vollständige Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, Abstimmungen und Genehmigungen und unterstützt die langfristige Prüfbarkeit der Vorstandsaktivitäten.
Bessere Kontinuität und schnelleres Onboarding
Neue Vorstandsmitglieder von IAG können nun zudem problemlos auf historische Unterlagen zugreifen, um sich schnell einzuarbeiten, ohne dass ein Mitgliederwechsel den Betrieb ins Stocken bringt. Das Support-Team von Convene bietet zudem ein umfassendes Onboarding für die Einführung der Plattform, sodass das Unternehmen und sein Vorstand ohne Unterbrechungen weiterarbeiten können. Heywood merkte an: „Heute kann sich ein neues Mitglied leicht auf den aktuellen Stand bringen und nachvollziehen, was zuvor behandelt wurde.”
Warum die International Assistance Group das Convene Board Portal empfiehlt
Die International Assistance Group hebt die Praktikabilität, Benutzerfreundlichkeit und die Fähigkeit von Convene hervor, sämtliche Vorstandsaktivitäten in einer einzigen, sicheren Umgebung zu zentralisieren. Seit der Einführung von Convene hat sich der Vorstand von der Abhängigkeit von E-Mails und lokaler Speicherung hin zu einer digitalen, zentralisierten Board-Management-Plattform entwickelt.
Mit Blick auf die Zukunft unterstützt Convene die Kontinuität, während sich die Zusammensetzung des Vorstands weiterentwickelt, indem eine vollständige und zuverlässige historische Dokumentation gepflegt wird. Das ermöglicht einen nahtlosen Wissenstransfer und stärkt die Governance-Prozesse langfristig, sodass aktuelle und zukünftige Mitglieder von IAG stets abgestimmt und informiert bleiben.
Wie Heywood berichtete: „Es ist eine praktische Lösung, um Dokumente in einer sicheren Umgebung zu teilen … und den Verlauf langfristig zu bewahren.” Ihre Erfahrung spiegelt wider, warum IAG Convene empfiehlt — eine zuverlässige Lösung für sichere Zusammenarbeit, effizientes Dokumentenmanagement und langfristige Kontinuität in der Governance.