مجموعة تامر، هي شركة رائدة في مجال الرعاية الصحية والعافية والتغذية والأبحاث الطبية في المملكة العربية السعودية منذ أكثر من 100 عام، هي مجموعة شركات عائلية تضم مديرين تنفيذيين وغير تنفيذيين. ونظرًا لعضوية أعضائها في العديد من لجان الحوكمة ذات التأثير الكبير، واجهت الشركة تحديًا يتمثل في تنسيق الاجتماعات العالمية المتكررة. ولمعالجة هذه المشكلة، اعتمدت المجموعة Convene، وهو حل فعال من حيث التكلفة لإدارة مجلس الإدارة، مما أدى إلى تحسن كبير في كفاءة عمليات مجلس الإدارة.
التحدي التشغيلي وراء كل اجتماع لمجلس إدارة Tamer
كونها كيانًا وطنيًا له شراكات في جميع أنحاء منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، وجذوره منتشرة في جميع أنحاء العالم، عقدت مجموعة Tamer اجتماعات متكررة لمجلس الإدارة بشأن القرارات الحاسمة. كان على المندوبين السفر جوًا من جميع أنحاء العالم، في كل مرة يجتمعون فيها لحضور اجتماعات مجلس الإدارة واللجان.
كانت المشكلة الرئيسية التي أعاقت عمل مجلس الإدارة والإداريين هي الحجم الهائل من ملفات مجلس الإدارة الورقية التي تم إعدادها ومراجعتها وطباعتها وختمها وإرسالها بسرية إلى المندوبين في مختلف البلدان. ومن بين المشاكل الأخرى ما يلي:
- بغض النظر عن مدى أمان خدمات البريد السريع الدولية، فقد أثارت مخاوف أمنية نظراً لأهمية الوثائق المرسلة.
- كان على المسؤولين الإداريين الاتصال باستمرار بشركات البريد السريع لتتبع الطرود في الوقت الفعلي.
- كما كان عليهم تأكيد الاستلام يدوياً، والتأكد من قيام المديرين والأعضاء بمراجعة المواد المعدة للقراءة المسبقة قبل انعقاد اجتماع مجلس الإدارة الكبير.
- في بعض الأحيان، وبسبب ظروف غير متوقعة، كانت الطرود تصل متأخرة، مما لا يترك سوى القليل من الوقت أو لا يترك أي وقت على الإطلاق للمديرين والأعضاء لمراجعة المواد المعدة للقراءة المسبقة.
كان هذا الأمر مرهقًا للغاية ويستلزم جهدًا كبيرًا، كما تبين أنه مكلف للغاية.
حتى بعد انتهاء اجتماع مجلس الإدارة، استمرت عملية الإدارة المملة. كان على الفريق تمزيق كل حزمة من حزم مجلس الإدارة، واسترداد المواد من نقاط توزيع متعددة، وإدارة التداول العالمي لمحاضر الاجتماعات والوثائق ذات الصلة للمراجعة والتوقيعات — مع ضمان إعادة كل شيء في الوقت المحدد.
كان من الصعب تنسيق المشاركين عبر الإنترنت والمشاركين خارج الإنترنت على نفس الصفحة حتى لو بدت كل خطوة وكأنها تعمل كالساعة. كان هناك دائمًا قدر من الانفصال.
لماذا سعت مجموعة Tamer إلى إيجاد حل أفضل لإدارة مجلس الإدارة
كونها منظمة تضع الكفاءة في المقام الأول، أرادت مجموعة Tamer سد هذه الفجوة بحل يجعل العملية برمتها أسهل – من التحضير إلى عقد الاجتماعات بسهولة، وتخزين المستندات بشكل مركزي في بيئة آمنة تمامًا.
نظرًا لطبيعة المنظمة الديناميكية والمتعددة الأوجه، من المحتمل أن تطرأ تغييرات غير متوقعة على الوثائق مع وصول الموافقات. لم يرغب مجلس الإدارة في الاختيار بين انتظار انتهاء المراجعات لإرسال حزم مجلس الإدارة في وقت متأخر، أو إرسال المواد المراجعة مرة أخرى إلى أعضاء مجلس الإدارة.
كانوا يريدون أداة مريحة وموثوقة يمكنها العمل معهم في الحفاظ على الإصدارات بسهولة، دون المخاطرة بفقدان أي بيانات.
لماذا اختارت مجموعة تامر تطبيق Convene دون غيره من المنافسين
كان لدى المجلس وضوح تام بشأن المعايير التي يجب تقييمها في كل أداة وجدوها:
- منصة لتخزين المستندات نظيفة، سهلة الاستخدام، وآمنة، تساعد على التوزيع السريع والمبسّط
- القدرة على إعداد جداول الأعمال وإدارة الاجتماعات في مكان واحد
- ميزة إرسال المستندات للمراجعات والتوقيعات والموافقات
- مبني ببروتوكول أمان قوي ومنيع في وجه الهجمات السيبرانية
يقول عتيق الرحمن، رئيس الحوكمة المؤسسية في مجموعة تامر: “تضمنت عملية تقييم الحلول اتباع نهج شامل، يستفيد من الأسواق عبر الإنترنت ومحركات البحث مثل غوغل لتحديد حلول بوابات المجالس المحتملة. تم إجراء تقييم داخلي لمواءمة الحلول المختصرة مع المتطلبات المحددة للمنظمة. تم في البداية اختيار أربعة حلول لاختبار إثبات المفهوم (POC)، وهي Diligent BoardEffect، وAzeus Convene، وNasdaq Boardvantage، وOn-Board. بعد مرحلة إثبات المفهوم، تم تحديد Azeus Convene وDiligent BoardEffect كأفضل منافسين، حيث أظهرا التوافق الأقرب مع احتياجات المنظمة.”
كان لدى المجلس تفويض واضح، مما جعل عملية التقييم بسيطة. لقد لجأوا إلى بحث غوغل وتوصلوا إلى خيارات ممكنة لحلول إدارة المجالس. بعد فحص متعدد المستويات، قاموا بتضييق القائمة إلى اسمين كبيرين في سوق بوابات إدارة المجالس وهما Convene وBoardEffect.
على الرغم من التنافس وجهاً لوجه مع العديد من المنافسين، تفوق Convene. كان ذلك لأن مجموعة تامر رأت كيف قام الفريق بتلبية كل احتياجاتهم، وجاء أيضاً بمزيج من الميزات المرغوبة، وفريق دعم محلي وخبير في السعودية لتلبية كل حاجة، ومحفظة عملاء قوية في منطقة المملكة العربية السعودية، وتعاون لا يتزعزع مع تداول.
كيف سهّل Convene الانتقال لمجلس إدارة مجموعة تامر
أدرجت مجموعة تامر تطبيق Convene كمورد وبدأت استخدامه في يونيو 2022.
منذ أن بدأ Convene العمل مع مجموعة تامر، جاء الفريق بخطة تأهيل مخصصة للغاية، وتدريب قائم على المجموعات، وخطة لإدارة التغيير لمجلس الإدارة، والمسؤولين، والمستخدمين، وأمناء الشركات، والإدارة العليا.
تم تكييف جلسات تدريب Convene القائمة على المجموعات لتلبية الاحتياجات المحددة للغاية وحالات الاستخدام المتنوعة التي تواجهها مختلف فئات المستخدمين. تم الإجابة على جميع الاستفسارات بسرعة وبشكل شامل لغرس الثقة في الأداة لدى المستخدمين. ونظراً لأن أعضاء المجلس والمسؤولين قد يعملون في مناطق زمنية مختلفة، فإنهم يحتاجون إلى مساعدة في أي وقت. وقد وعد Convene بذلك ونفذه من خلال نظام دعم مستمر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
بناءً على الإعداد والمتطلبات الفريدة لمجموعة تامر، أعد Convene مواد تدريبية، وقاعدة معرفية، وأدلة مستخدم لتشجيع التبني المبكر والموثوق به.
استخدم أعضاء المجلس واللجان بشكل مكثف ميزة الاجتماعات وغرف المراجعة للاطلاع على المستندات الهامة للتوقيع. الميزات المحددة الأخرى التي وجدوها مفيدة هي ميزة تسجيل الدخول الموحد (single sign-on) للوصول بسهولة إلى الأداة أثناء التنقل، وConvene Connect لربط الاجتماعات من داخل تطبيق Convene، وميزة العناصر النائبة للتوقيع (signature placeholders) لسهولة التوقيع.
تستخدم مجموعة تامر بأكملها بوابة مجلس Convene لإعداد جداول الأعمال، والدمج مع تقويم غوغل (Google Calendar)، والتحرير المباشر، والإشارة إلى النقاط باستخدام أداة الليزر (Laser Point tool)، وعقد المؤتمرات بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، يستخدم الفريق الأداة أيضاً لعمليات ما بعد الاجتماع، مثل جدولة الاجتماعات القادمة، والوصول إلى المحاضر والمستندات بسرعة، وتدوين الملاحظات والاحتفاظ بها، وتوقيع المستندات بالترتيب المطلوب، وإجراء تصويت واستطلاعات رأي سريعة.
اجتماعات مجلس إدارة مجموعة تامر أصبحت سهلة الآن مع Convene – على حد تعبيرهم
كان الأمان هو المجال الرئيسي الذي وثقت به مجموعة تامر في Convene، وقد وفى Convene بهذا الوعد.
بدلاً من الثغرات الأمنية التي تجلبها الإدارة اليدوية للمجلس، يمكن لمجموعة تامر الآن تعيين ما يلي:
- حدود على عمليات تسجيل الدخول لمنع الهجمات الخبيثة
- إشعارات عند قفل الحسابات
- انتهاء مهلة الجلسات التي يمكن للمستخدم تجربتها على بوابات الويب
- فترة صلاحية لإعادة تعيين كلمات المرور (للحفاظ على السيطرة)
- المصادقة البيومترية للحفاظ على المستندات السرية في متناول الموظفين المصرح لهم فقط
- تسجيل خروج تلقائي
- سياسة أمان صارمة
صرح عتيق الرحمن قائلاً: “لقد أدى تطبيق Convene إلى تحقيق فوائد كبيرة لمجموعة تامر، ولا سيما في تبسيط سير عمل الاجتماعات، مما أدى إلى توفير الوقت والتكاليف. وقد عززت ميزات الأمان القوية للمنصة الثقة في حماية مواد ومراسلات المجلس الحساسة.”
إن مزيج الميزات التي قدمها Convene اختصر الوقت والجهد بشكل كبير، وتمكن الفريق من إعداد وجمع الأعضاء من جميع أنحاء العالم دون قضاء الكثير من الوقت أو الجهد أو الطاقة.
تم تحويل حزم المجلس إلى صيغة رقمية قابلة للتحرير، وتتم فيها مراقبة الإصدارات. يمكن للمسؤولين تتبع ما إذا تم استلام وثائق ما قبل الاجتماع، وقراءتها، والموافقة عليها. يمكن استرداد المستندات ومراجعتها وتوقيعها بسهولة وأمان لأنها تم تخزينها في مستودع Convene الآمن. كان الدمج مع تقويمات أعضاء المجلس وإعداد الدعوات المتكررة أكثر سلاسة من أي وقت مضى.
وأضاف: “لقد شهدنا أيضاً عملية إعداد اجتماعات مبسطة وتعزيزاً للتعاون بين المشاركين، والعارضين، والمسؤولين. كان الانتقال من الاجتماعات التقليدية الورقية إلى منصة Convene ناجحاً، مما ساهم في إطار حوكمة أكثر كفاءة وأمناً وفعالية.”
اعتمد على Convene لأتمتة كل ما يتعلق بإدارة المجلس، وشاهد انخفاضاً هائلاً في الوقت والجهد والطاقة التي يقضيها فريقك في التحضير. اطلب عرضاً توضيحياً لـ Convene، واكتشف كيف يمكننا مساعدتك في تلبية احتياجات إدارة مجلس إدارتك.