تأسست الشركة السعودية للمعلومات الائتمانية (سمة) في عام 2002، وقد قدمت منذ ذلك الحين خدمات المعلومات الائتمانية للأفراد والشركات في جميع أنحاء المملكة. وبصفتها أول مكتب ائتماني وطني في السعودية، خدمت سمة كلًا من القطاعين الحكومي والخاص، وساهمت في تطبيق أفضل الممارسات لضمان أعلى مستويات رضا أصحاب المصلحة.
وفي إطار دعمها لبرنامج تطوير القطاع المالي ورؤية 2030 في المملكة، أدركت سمة الحاجة إلى نظام مخصص يُعزز التعاون واتخاذ القرار بين أعضاء مجلس الإدارة.
كيف اختارت سمة منصة “Convene”
أدركت سمة أهمية امتلاك منصة متخصصة لإدارة أعمال مجلس الإدارة تلبي احتياجاتها التشغيلية. ووفقًا لما ذكره ممثل الشركة، فقد أجروا بحثًا دقيقًا حول العديد من مزودي حلول إدارة المجالس، وقاموا بمقارنة المزايا، والتكاليف، وتجارب العملاء، وسمعة كل مزود.
وبعد مناقشات مع أصحاب القرار، برزت منصة Convene كخيار مفضل.
قامت سمة بعد ذلك بالتواصل مع فريق المبيعات في Convene، الذين قدموا لهم معلومات تفصيلية حول المنصة. كما استفادت سمة من العرض التجريبي الحي وفترة التجربة المجانية لاختبار المنصة عمليًا والتأكد من مدى ملاءمتها لاحتياجاتها.
وبعد تقييم شامل، اختارت سمة Convene نظرًا لما توفره من مزايا، وواجهة استخدام ذكية، وأمان قوي، وقابلية للتوسع، ودعم فني متميز. وأضاف ممثل سمة: “كما أن سمعة Convene الجيدة في السوق وسجلها الناجح في خدمة منظمات مشابهة لنا كان له دور كبير في اتخاذ القرار.”
وبعد أكثر من ثلاث سنوات من الاستخدام، لا تزال سمة تعتمد على كونفين لتبسيط عمليات مجلس إدارتها.
تعاون أفضل في الاجتماعات وتسريع اتخاذ القرار
الهدف الرئيسي لسمة من استخدام منصة لإدارة الاجتماعات هو ضمان سهولة وصول أعضاء مجلس الإدارة إلى الوثائق والعروض التقديمية. وقد ساعدتها Convene في تبسيط عملية الاجتماعات بالكامل من البداية حتى النهاية.
قبل الاجتماعات، يمكن لفريق سمة إعداد ملفات الجلسات بسرعة باستخدام ميزة السحب والإفلات من كونفين، مما يجعل من السهل إرفاق الملفات ببنود جدول الأعمال. كما أصبح جدولة الاجتماعات وإرسال الملفات أكثر سلاسة.
وقد كانت ميزات التحرير المباشر وإصدار الوثائق مفيدة بشكل خاص لإجراء التعديلات الأخيرة قبل تقديم العروض.
أثناء الاجتماعات، يمكن للأعضاء الانضمام مباشرة عبر تكامل “Convene Connect” الذي يربطهم من التطبيق بمؤتمر الفيديو. وتساعد أدوات العرض المباشر، مثل التعليقات التوضيحية، ومزامنة الصفحات، وتدوين المحاضر، في تعزيز التعاون والتفاعل.
وبعد الاجتماعات، تُمكّن أدوات إدارة المهام والتوقيع الإلكتروني من اتخاذ قرارات سريعة. وعلّق الممثل: “عملية الاجتماعات أصبحت الآن أسهل من أي وقت مضى، مما يسرّع من اتخاذ القرارات من قبل مجلس الإدارة.”
ملفات آمنة في مكتبة مستندات مركزية
من بين أكثر الميزات التي تُقدّرها سمة هي مكتبة المستندات في Convene، التي تمكنها من تنظيم وحفظ كافة مستندات الاجتماعات في مكان آمن وموحد للرجوع إليها لاحقًا. كما تساعد ميزة البحث في العثور السريع على الملفات عبر إدخال كلمة مفتاحية، مما يوفر الوقت ويزيد الكفاءة.
بالإضافة إلى ذلك، تضمن خصائص الأمان في مكتبة المستندات الحماية الكاملة للمستندات والنقاشات. فمع وجود تحكم مستند إلى الأدوار، ومصادقة ثنائية، وتشفير شامل، وعلامات مائية، تضمن Convene إدارة صارمة للحقوق الرقمية وسرية المعلومات.
دعم فني سريع وإيجابي
إلى جانب الميزات الذكية المدمجة في المنصة، تشيد سمة أيضًا بتجربتها الشاملة مع Convene — سواء من حيث كفاءة النظام أو الدعم الفني المهني. وأكد ممثل الشركة: “عند التواصل مع فريق الدعم، كانت تجربتنا دائمًا إيجابية.”
وأضاف: “كان الفريق سريع الاستجابة، على دراية، وقدم حلولًا فورية لاستفساراتنا ومشكلاتنا. كانوا ودودين وصبورين، وقدموا لنا التوجيه خلال أي صعوبات فنية واجهتنا. بشكل عام، تجربتنا مع دعم Convene كانت إيجابية، ونقدّر المستوى العالي من الخدمة المقدمة.”
لماذا توصي سمة بمنصة Convene
بصفتها المكتب الائتماني الوطني، تُجري سمة تقييمات دقيقة لكل أداة تعتمدها لضمان رضا أصحاب المصلحة. واستمرارها في استخدام كونفين لأكثر من ثلاث سنوات يعكس هذا الالتزام.
وعند سؤالهم عن مدى استعدادهم للتوصية بكونفين لجهات أخرى في نفس القطاع أو المنطقة، أجابوا:
“أنا أوصي بشدة باستخدام Convene. يمكنني وصف تجربتي مع المنصة بأنها نقطة تحول في كفاءة الاجتماعات وتعزيز التعاون.”
ابدأ أنت أيضًا في تحسين إنتاجية اجتماعاتك وتعاونك المؤسسي مع Convene — تمامًا كما فعلت سمة.