لا يمكن الحديث عن الرياضة في السعودية دون ذكر شركة نادي النصر. فمنذ تأسيسها في عام 1955، أثبتت نفسها كواحدة من أبرز أندية كرة القدم في المملكة. وبفضل سجلها الحافل بالتتويجات والتعاقدات الكبيرة، حافظ النصر على مكانته في صدارة دوري روشن السعودي، وترك بصمته في البطولات الدولية والنقاشات الرياضية العالمية.
وانطلاقًا من طموحه ليصبح قوة رياضية عالمية، أدرك نادي النصر أهمية تبني حل حديث لإدارة الاجتماعات الرقمية وتحسين عملياته الرياضية. هذا القرار يتماشى مع التحول الرقمي المستمر الذي تشهده المملكة ضمن رؤية السعودية 2030.
فيصل خان، مدير تقنية المعلومات في شركة نادي النصر، تحدّث إلى فريق العمل حول التحديات التي واجهتهم في إدارة اتصالات المجلس، وعدم كفاءة الإجراءات اليدوية، وانتقال النادي إلى الاجتماعات الرقمية على مدار السنوات الأربع الماضية.
الحاجة إلى حل ذكي وخالٍ من الورق للاجتماعات
قبل اعتماد Convene، واجه النصر تحديات متعددة في التعامل التقليدي مع المستندات والتحضير للاجتماعات. كانت عملية تنظيم مواد الاجتماعات تعاني من العشوائية — فالحصول على التواقيع كان يستغرق وقتًا طويلاً، وكان هناك هامش كبير للخطأ البشري، كما أن اتخاذ القرارات كان يستغرق وقتًا أطول من اللازم، مما تسبب في تأخير وتراجع الإنتاجية.
أدرك نادي النصر أنه حان وقت التغيير والبحث عن أداة تُنهي هذه المعاناة. وقال خان: “بدأنا بإجراء أبحاث مكثفة حول مزودي أنظمة إدارة الاجتماعات المتوفرة في السوق. وقمنا بمقارنة المزايا، وآراء العملاء، والسمعة العامة لكل منتج.”
وبعد تقييم شامل للخيارات، برزت Convene كأفضل حل. وأضاف: “تميزت كونفين بمجموعتها القوية من الميزات، وتعليقات العملاء الإيجابية، وسمعتها المعروفة في تقديم خدمة ممتازة. […] كما أن واجهة النظام ذكية وسهلة الاستخدام.” وأشار كذلك إلى قاعدة عملاء Convene القوية في السعودية، والتي أثّرت بشكل كبير على قرار اعتماد النظام.
اليوم، توفرConvene لنادي النصر حلاً عصريًا وخاليًا من الورق لتحسين إدارة الاجتماعات. وقال خان: “أصبحت العملية أسهل الآن، وهذا أدى إلى تسريع اتخاذ القرارات من قبل مجلس الإدارة مقارنة بالسابق.”
إدارة سلسة للاجتماعات والمستندات وتسريع الموافقات
من أبرز الأسباب التي دفعت النصر لاستخدام Convene كان تبسيط إدارة المستندات. حيث كان النادي يعتمد سابقًا على الأوراق والإجراءات اليدوية لمشاركة الملفات ومراجعتها والموافقة عليها، مما أدى إلى تأخيرات وأخطاء متكررة. فكان تمرير مستند واحد إلى المجلس يتطلب عدة جولات من التواقيع وتبادل البريد الإلكتروني قبل الوصول إلى الموافقة النهائية.
قدمت Convene حلاً شاملاً من خلال تجميع جميع ملفات المجلس والوثائق التنظيمية في مكان واحد يسهل الوصول إليه. ووفرت آلية موحدة لإدارة الاجتماعات والموافقات، حيث أصبح بإمكان الأعضاء الوصول إلى الوثائق في مكتبة إلكترونية مؤمنة قبل وأثناء وبعد الاجتماعات، مع إمكانية إضافة ملاحظات، والتعاون الفوري، والتوقيع داخل مساحة رقمية واحدة، مما سرّع دورة المراجعة والموافقة بشكل كبير.
وقد ساهم هذا التبسيط في تسريع عملية اتخاذ القرار، وهو أمر بالغ الأهمية في بيئة رياضية تتسم بالسرعة والمنافسة العالية.
نظام أمني قوي واستضافة بيانات مرنة
نظرًا لحجم الأصول المالية والتشغيلية لدى النصر، كان من الضروري اعتماد نظام لإدارة الاجتماعات يتمتع بأعلى معايير الأمان لحماية البيانات الحساسة. وقد وجد النادي في Convene الشريك المثالي بفضل بنيته الأمنية من الدرجة المؤسسية، والتي تشمل: تشفير شامل للبيانات لضمان نقل وتخزين آمن، وتفعيل المصادقة الثنائية لإضافة طبقة حماية إضافية، وإمكانية الوصول إلى النظام من مختلف المنصات والأجهزة.
كما يندمج النظام بسهولة مع الأدوات والأنظمة الحالية لدى النادي، مما يتيح الاستفادة من الحلول السابقة دون انقطاع.
وتُدار الاجتماعات بأمان من خلال خاصية “التحكم في الوصول بناءً على الدور الوظيفي”، التي تتيح تعيين الصلاحيات لكل مستخدم لضمان وصول الأشخاص المصرح لهم فقط إلى المستندات الحساسة. وعند توقيع أي مستند، يُطلب من أعضاء المجلس التحقق من هويتهم، مما يضمن أمان العملية.
ومن بين جميع المزايا الأمنية، يرى خان أن المرونة في استضافة البيانات هي أبرز فائدة. وقال: “أفضل ما يميز أمن النظام واستضافة البيانات في Convene هو المرونة في الاستضافة سواء على السحابة داخل المملكة أو على خوادمنا الخاصة.”
وتقدم Convene استضافة سحابية معتمدة من الجهات الحكومية، مما يضمن التوافق الكامل مع اللوائح المحلية ويوفر راحة بال لفريق تقنية المعلومات في النصر.
دعم محلي على مدار الساعة
كان توفر الدعم المحلي المستمر عاملاً حاسمًا في قرار النصر لاختيار Convene. وأشاد خان بالمستوى العالي من الاحترافية والمهارة لدى الفريق المحلي، وقدرتهم على الاستجابة السريعة لجميع الاستفسارات. وقال: “مدير الحساب دائمًا على تواصل معنا لمناقشة الاستخدام والأداء والإنتاجية، ويشجعنا على استخدام المنصة أكثر فأكثر.”
وقد كان فريق الدعم، الذي يتخذ من السعودية مقرًا له، متعاونًا بشكل كبير خلال مرحلة التهيئة والتدريب، وقدم حلولاً مخصصة لتلبية احتياجات النصر، مما ساعد على تعزيز استخدام النظام وتحقيق أقصى استفادة منه.
لماذا يفضل النصر Convene؟
أشاد نادي النصر بالأثر الكبير الذي أحدثته Convene على عملياته التي كانت تعتمد على الأوراق سابقًا. فمنذ اعتماد المنصة، شهد النادي تحسنًا كبيرًا في الكفاءة والتعاون والنجاح العام في إدارة الاجتماعات. والأهم من ذلك، أصبحت عملية التحضير للاجتماعات أكثر سرعة وتنظيمًا.
وأعرب خان عن حماسه قائلاً: “بالنظر إلى جودة المنتج والخدمة، أفضل استخدام Convene هنا في شركة نادي النصر لإدارة جميع أنشطة المجلس واللجان.” وعند سؤاله عن التوصية باستخدام Convene، أجاب بكل ثقة: “نعم، أوصي باستخدام Convene.”
وتعكس تجربة نادي النصر التوجه المتزايد بين كبرى الشركات السعودية. حيث صرّح مركز المعلومات الائتمانية السعودي: “كان فريق الدعم مستجيبًا وذو معرفة، وقدم حلولًا فورية لاستفساراتنا. وبشكل عام، كانت تجربتنا مع دعم Convene إيجابية.”
كما أشاد بنك الإنماء بالنظام السلس قائلاً: “أحد الأسباب التي دفعتنا لاختيار Convene هو عدم وجود انقطاعات أثناء تنظيم وحضور الاجتماعات عبر التطبيق — في أي وقت ومن أي مكان.”
هل ترغب في بدء رحلة إدارة مجالسك واجتماعاتك بمستوى احترافي؟