ماذا لو كان الفرق بين اجتماع يبدو عديم الجدوى واجتماع يحقق نتائج هو شيء واحد فقط: هدف واضح ومحدد جيدًا؟
خاصة في غرف اجتماعات مجالس الإدارة في المملكة العربية السعودية، حيث الوقت ثمين والمخاطر كبيرة والأعضاء لديهم أولويات متعددة، فإن وضوح الهدف هو كل شيء. الاجتماع بدون هدف يشبه السفينة بدون وجهة. قد تبحر، لكنها لن تصل إلى أي مكان.
وهنا يأتي دور تحديد الأهداف الفعال. عندما تكون واضحًا بشأن ما تريد تحقيقه من الاجتماع، يتغير كل شيء. تصبح المناقشات أكثر دقة. تصبح القرارات أكثر وضوحًا. ويغادر المشاركون الاجتماع بشعور من الاتجاه.
في هذا المقال، سوف نستكشف استراتيجيات بسيطة وعملية لتحديد أهداف قوية للاجتماعات، سواء كنت تقود اجتماعًا لمجلس الإدارة في الرياض، أو جلسة استراتيجية في جدة، أو اجتماعًا تنفيذيًا في أي مكان في العالم.
ما هو هدف الاجتماع؟
هدف الاجتماع هو في الأساس السبب الذي يجعلك تعقد الاجتماع في المقام الأول. إنه الغرض، ”ما الذي نحاول تحقيقه هنا؟“ عندما يكون هناك هدف واضح، يأتي الناس مستعدين، وتبقى المحادثات مركزة، وتتقدم الإجراءات، سواء كان ذلك الموافقة على اقتراح، أو اتخاذ قرار نهائي، أو الاتفاق على الخطوات التالية.
يمكن أن تكون اجتماعات مجلس الإدارة أحداثًا قوية حقًا حيث يحصل المديرون والمؤسسون والأعضاء على تعليقات وأفكار وتوجيهات استراتيجية رائعة. ولكن، على عكس المفهوم الشائع، لا تحقق اجتماعات مجلس الإدارة أقصى قيمة. يمكن أن يؤدي تحديد الأهداف الصحيحة إلى حل هذه المشكلة المثيرة للجدل، ويمكن أن يجعل جميع اجتماعات مجلس الإدارة منتجة للغاية ويخلق تجربة إيجابية لجميع أعضاء المجلس.
كما أن تحديد هدف جيد للاجتماع يؤثر على طريقة استعداد المشاركين. على سبيل المثال، إذا كان مجلس الإدارة على علم بأن الهدف هو وضع اللمسات الأخيرة على استراتيجية التخفيف من المخاطر لاستثمار عقاري رفيع المستوى، فإن المدير المالي سيأتي مستعداً بالتوقعات المالية، والمستشار القانوني سيكون لديه وثائق الامتثال، وفريق الاستراتيجية سيكون قد أنجز تحليل السوق.
نظرًا لموقع المملكة العربية السعودية الاستراتيجي الذي يؤهلها لتصبح مركزًا عالميًا لتكنولوجيا الكم، يجب التركيز بشكل كبير على تأمين المواهب والأنظمة والعمليات والقدرات لتحقيق اختراقات في مجالات متعددة. ولا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا تمت مناقشة هذه الأمور، لا سيما في الاجتماعات المنظمة.
أهمية تحديد أهداف الاجتماعات لمجالس الإدارة في المملكة العربية السعودية
في قاعات اجتماعات مجالس الإدارة في المملكة العربية السعودية، حيث الوقت هو المال والقرارات تشكل مستقبل الشركات التي تبلغ قيمتها مليارات الريالات، من الضروري تحديد أهداف واضحة للاجتماعات.
- يتوسع دور مجلس الإدارة؛ حيث يُتوقع منه تحقيق المزيد من الإنجازات بسرعة ودقة أكبر، لأن القرارات يجب أن تكون خالية من الأخطاء. مع مثل هذا الضغط في ظل الأوضاع العالمية غير المستقرة، تقع على عاتق مجالس الإدارة مسؤولية جسيمة. إن وضع أهداف اجتماعات منظمة بشكل صحيح هو الخطوة الأولى لتحقيق نتائج أفضل.
- في ثقافة الأعمال السعودية، التسلسل الهرمي مهم. عندما يخصص كبار المديرين التنفيذيين أو أعضاء مجلس الإدارة وقتًا لعقد اجتماع، يجب أن يكون هذا الاجتماع مثمرًا. تضمن جدول الأعمال المحدد جيدًا أن يعرف الرئيس والمدير التنفيذي وغيرهم من صانعي القرار الرئيسيين بالضبط النتائج المتوقعة.
- تدفع رؤية السعودية 2030 الشركات إلى التحرك بسرعة والابتكار واتخاذ قرارات مؤثرة. الاجتماعات التي لا تحدد أهدافًا محددة تضيع وقتًا ثمينًا.
تطبق هيئة السوق المالية (CMA) والهيئة العامة للاستثمار في المملكة العربية السعودية (SAGIA) معايير حوكمة صارمة. تساعد الاجتماعات ذات الأهداف الواضحة على ضمان أن تناقش مجالس الإدارة المتطلبات التنظيمية والقانونية.
- تسمح مجالس الإدارة السعودية بشكل متزايد للمستهلكين المباشرين بالتأثير على جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة، وذلك لتلبية احتياجاتهم وتفضيلاتهم بشكل أفضل. وهذا يعني تكييف أهداف اجتماعات مجلس الإدارة لتناسبهم، وهيكلة جدول الأعمال بحيث لا يتعثروا في التفاصيل القانونية الدقيقة، أو يتم التحدث إليهم بطريقة متعالية.
- تشير الأبحاث إلى أن ما يقرب من 47٪ من أعضاء مجالس الإدارة في منطقة المملكة العربية السعودية يشعرون أن المشاركة التشغيلية تحدث بشكل متكرر، وأن اجتماعات مجالس الإدارة تهيمن عليها القضايا اليومية، مما يترك وقتًا ضئيلًا للتخطيط المستقبلي أو إدارة الأزمات. إن تحديد الأهداف مسبقًا، مع مراعاة ما نريد تحقيقه على المدى القصير والمتوسط والطويل، يساعد على تحديد الأولويات بشكل مناسب.
أنواع الاجتماعات وأهدافها
معظم مجالس الإدارة إما تضع أهدافًا غير صحيحة أو لا تضع أهدافًا على الإطلاق. إليك كيفية وضع أهداف لأنواع مختلفة من الاجتماعات لتحقيق أقصى استفادة منها.
اجتماعات إعلامية
هذه اجتماعات غير ضاغطة وواضحة للغاية. لا يجتمع أعضاء مجلس الإدارة لاتخاذ قرارات مهمة، بل لتبادل آخر المستجدات المهمة وإلقاء الضوء على ما يحدث في الشركة. هذه هي الاجتماعات التي يحافظ فيها أعضاء مجلس الإدارة على تماسك القيادة، وهو أمر مهم بشكل خاص في مجالس الإدارة التي قد يكون أعضاؤها منتشرين في قطاعات أو مناطق أو حتى أجيال مختلفة.
في غرف اجتماعات مجالس الإدارة السعودية، غالبًا ما يستخدم هذا النوع من الاجتماعات لمشاركة التقارير المالية أو مستجدات السوق أو التطورات التنظيمية أو التقدم المحرز في تحقيق رؤية 2030. كما أنه المكان الذي قد يعرض فيه الرئيس التنفيذي أو القيادة التنفيذية التطورات الرئيسية قبل الانتقال إلى اجتماع لاحق لاتخاذ القرارات.
مثال على هدف الاجتماع:
اجعله واضحًا ومحددًا. ”عرض الأداء المالي للربع الثالث وتسليط الضوء على المخاطر والفرص الرئيسية“ أو ”إطلاع مجلس الإدارة على التقدم المحرز في مجال الامتثال لمعايير ESG والأهداف الحالية“. لا تقع في فخ ”تقديم التقارير“ فحسب، بل اسأل دائمًا عما نريد أن يخرج به مجلس الإدارة من الاجتماع.
اجتماعات الإدخال
اجتماعات الإدخال هي الاجتماعات التي يُدعى فيها مجلس الإدارة لمناقشة الأفكار والتحديات والمساهمة بها، وليس بالضرورة للموافقة على أي شيء بعد. هذا هو المكان الذي تطلب فيه المشورة، وتختبر السيناريوهات، وتستكشف الاتجاهات الاستراتيجية، أو تحصل على ردود قبل اتخاذ القرار النهائي. اختر 2-3 قضايا ملحة تحتاج إلى معالجتها، وقم بتضمين أي معلومات أساسية في ملفات مجلس الإدارة التي تحتاج إلى تضمينها، وخصص 20-30 دقيقة لكل قضية.
إذا كنت بحاجة إلى أن يتولى أعضاء مجلس الإدارة مهام معينة، فأرسلها إليهم قبل اجتماع مجلس الإدارة بوقت كافٍ، باستخدام بوابة مجلس الإدارة مثل Convene.
في مجالس الإدارة السعودية، تكون هذه الاجتماعات مفيدة بشكل خاص عندما تتعامل مع تغييرات كبيرة، مثل دخول سوق جديد، أو إطلاق مبادرة تحول، أو التفكير في شراكة استراتيجية. كما أنها طريقة مناسبة ثقافيًا لبناء توافق في الآراء، خاصة عند التعامل مع أعضاء مجلس إدارة متنوعين أو كبار أصحاب المصلحة الذين يعتبر تأييدهم أمرًا بالغ الأهمية.
مثال على هدف الاجتماع:
كن محددًا بشأن نوع المساهمات التي تبحث عنها. ”لجمع التعليقات حول خارطة الطريق المقترحة للتحول الرقمي على مدى 5 سنوات“ أو ”لاستكشاف وجهات نظر مجلس الإدارة بشأن دخول سوق التجزئة المصري“.
اجتماعات الموافقة
لقد أجريت المناقشات بالفعل، وشاركت الخلفية، واستمعت إلى آراء الجميع. الآن، حان وقت اتخاذ القرار والتصويت. هذا هو الغرض من اجتماعات الموافقة، اتخاذ القرار والمضي قدمًا.
في غرف اجتماعات مجالس الإدارة السعودية، تميل هذه الاجتماعات إلى أن تكون أكثر جدية ومنظمة. غالبًا ما تدور حول موضوعات ذات أهمية كبيرة، مثل الموافقة على الميزانية السنوية، أو التوقيع على استثمار كبير، أو تعيين رئيس تنفيذي جديد، أو إعطاء الضوء الأخضر لعمليات اندماج. خاصةً عندما يتعلق الأمر بشيء مهم مثل رؤية 2030، يكون هناك إحساس قوي بالواجب في الغرفة. كل قرار هو خطوة تؤثر ليس فقط على الشركة، ولكن ربما على القطاع أو الأولويات الوطنية أيضًا.
ولهذا السبب، فإن التحضير هو كل شيء. يدخل أعضاء مجلس الإدارة إلى الغرفة متوقعين الوضوح والتنظيم. عادة ما يتم تحديد جدول الأعمال مسبقًا، ويتم توزيع ملفات مجلس الإدارة باستخدام برنامج إدارة مجلس الإدارة مثل Convene قبل أيام من الاجتماع. لا أحد يريد أن يقضي الوقت في المناقشات المطولة هنا، خاصة في الاجتماعات.
مثال على هدف الاجتماع:
يجب أن تكون الأهداف محددة وتركز على النتائج. على سبيل المثال: ”الموافقة على تخصيص رأس المال للسنة المالية 2026 عبر وحدات الأعمال“، ”الموافقة على تعيين الرئيس التنفيذي الموصى به“، و”الموافقة على هيكل المشروع المشترك المقترح مع شريك الخدمات اللوجستية“.
يساعد تحديد قرار واحد واضح لكل بند من بنود جدول الأعمال الجميع على البقاء على المسار الصحيح. إذا بدأ الاجتماع في الانجراف إلى مناقشات جديدة، فهذا عادة ما يكون علامة على أن الاقتراح ليس جاهزًا للموافقة عليه، وقد يحتاج إلى العودة إلى اجتماع الإدخال بدلاً من ذلك.
اجتماعات التفويض
اجتماعات التفويض هي الاجتماعات التي تمنح فيها الصلاحيات، سواء كان ذلك منح الرئيس التنفيذي الإذن للتفاوض على صفقة، أو تشكيل لجنة جديدة، أو تفويض المسؤولية عن مبادرة معينة.
تساعد هذه الاجتماعات على تجنب التحدي الشائع في مجالس الإدارة: ”الجميع اعتقد أن شخصًا آخر يقوم بذلك“. عندما تكون التفويضات غامضة، تتلاشى المساءلة. ولكن عندما تكون واضحة؟ تسير الأمور بسرعة ووضوح.
مثال على هدف الاجتماع:
توضيح الإجراءات والسلطة. ”تكليف لجنة الاستثمار باستكشاف الفرص في الشركات الناشئة في مجال الذكاء الاصطناعي“ أو ”تفويض رئيس مجلس الإدارة لقيادة المفاوضات بشأن مشروع مشترك في الإمارات العربية المتحدة“.
توضيح النطاق والجدول الزمني وتوقعات إعداد التقارير.
اجتماعات حل المشكلات
هذه اجتماعات عالية الطاقة، وغالبًا ما تكون ذات مخاطر عالية، حيث يكون الهدف هو حل مشكلة ملحة أو معقدة. قد تكون هذه المشكلة تحديًا ماليًا أو مشكلة تتعلق بالسمعة أو قضية تتعلق بالحوكمة أو صراعًا داخليًا.
في مجالس الإدارة السعودية، حيث تعتبر مخاطر السمعة والثقة والاستقرار على المدى الطويل هي كل شيء، تكون اجتماعات حل المشكلات حساسة. تحتاج إلى إدارة الغرفة بعناية، حيث قد يكون هناك عواطف أو ديناميكيات قوة أو حتى صراع بين الأجيال.
مثال على هدف الاجتماع:
التوصل إلى حل، أو على الأقل مسار للمضي قدمًا. ”وضع خطة تحول قصيرة الأجل لقسم الضيافة ذي الأداء الضعيف“، أو ”التوافق على رد على تقرير مخالفة اللوائح التنظيمية“. كن صادقًا ومركّزًا. لا تحاول تجميل المشكلة.
استراتيجيات لتحديد الأهداف بفعالية في الاجتماعات
- الأهداف الغامضة مثل ”مراجعة العمليات“ أو ”مناقشة المبيعات“ لا توجه أي شخص. بدلاً من ذلك، جرب شيئًا مثل ”تحديد 2-3 مخاطر ذات أولوية عالية في العمليات الحالية لتصعيدها لمراجعة مجلس الإدارة“ أو ”وضع اللمسات الأخيرة على أهداف حوافز المبيعات للربع الثاني“. الأهداف المحددة تؤدي إلى اتجاه واضح.
- قد ترغب في إنجاز خمسة أشياء في اجتماع واحد، ولكن الحقيقة هي أن مدى الانتباه ووقت الاجتماع محدودان. هدف واحد قوي أفضل من خمسة أهداف متفرقة.
- لا تنتظر حتى يجلس الجميع على الطاولة. ضع الهدف في دعوة الاجتماع على بوابة مجلس الإدارة، أو الأفضل من ذلك، في أعلى جدول الأعمال. عندما يعرف الجميع ما الذي يسعون إليه، سيأتون أكثر استعدادًا ويساهمون بشكل أكثر فاعلية.
- خاصة إذا كانت المناقشة معقدة، فلا بأس من التوقف قليلاً والقول ”لنعد إلى هدفنا الأصلي، هل ما زلنا على المسار الصحيح لتحقيقه بنهاية هذه الجلسة؟“ فهذا يساعد على إعادة تركيز المجموعة دون مقاطعة أي شخص.
جمال تحديد أهداف قوية للاجتماعات هو أنه يبني إيقاعًا للمساءلة. يبدأ الناس في توقع أن يكون للاجتماعات هدف، وأنها ستسفر عن شيء ملموس. بمرور الوقت، يغير هذا طريقة ظهور مجلس الإدارة أو فريق القيادة بأكمله.
ضع أهدافًا قابلة للتنفيذ للاجتماعات باستخدام بوابة مجلس الإدارة
قد يكون التحضير التقليدي للاجتماعات أمرًا صعبًا. فمن الشائع جدًا أن تتطاير رسائل البريد الإلكتروني، وتحدث تغييرات في جدول الأعمال في اللحظة الأخيرة، وتظهر مشكلات في التحكم في إصدارات حزم مجلس الإدارة، وتفقد بعض المستندات. وعندما تعتمد أهداف اجتماعك على وصول الجميع مستعدين، فإن هذه النقاط الخلافية قد تعرقل كل شيء قبل بدء الجلسة.
Convene يحل هذه المشكلة بشكل رائع. يتيح لك برنامج بوابة مجلس الإدارة الرائد هذا تحديد أهداف الاجتماع ومشاركتها مسبقًا، مباشرةً داخل جدول أعمال الاجتماع. لذا، بدلاً من أن يبحث الحاضرون في صناديق بريدهم الإلكتروني، يمكنهم تسجيل الدخول والاطلاع على جدول الأعمال وفهم أهداف الاجتماع بوضوح قبل دخولهم إلى القاعة (أو الانضمام عن بُعد). يمكنك حتى تثبيت الأهداف الرئيسية أو النتائج المتوقعة في أعلى كل بند من بنود جدول الأعمال، بحيث يكون الغرض من كل نقطة نقاش واضحًا.
بالنسبة لأمناء وأعضاء مجالس الإدارة، يسهل Convene أيضًا تصميم الاجتماعات بشكل هادف. هل تريد التركيز على قرار ما؟ قم بإعداد ميزات التصويت مباشرة على المنصة. هل تحتاج إلى استعراض لوحات أداء؟ قم بتضمين المستندات ذات الصلة في جدول الأعمال نفسه. بهذه الطريقة، يصبح هدف ”الموافقة على تقرير أداء الربع الأول“ إجراءً سهلاً للغاية مع توفر جميع المواد اللازمة.
فائدة أخرى لا تحظى بالتقدير الكافي؟ الانضباط الزمني. يتيح لك Convene تحديد مدة بنود جدول الأعمال وإعادة الاجتماع إلى مساره الصحيح إذا طالت المناقشة. وهذا أمر ضروري عندما تحاول التركيز على الهدف الأصلي، خاصة في اجتماعات مجلس الإدارة الطويلة حيث من السهل أن تنحرف عن المسار.
اتصل بنا اليوم للحصول على عرض توضيحي للمنتج وقرر بنفسك.
