Queen Mary University of London è un’università di rilevanza internazionale che affonda le proprie radici nelle grandi istituzioni benefiche dell’East End londinese. Oggi rappresenta un centro di eccellenza riconosciuto a livello globale per l’istruzione e la ricerca. L’università utilizza Convene da settembre 2018.
Nadine Lewycky, Governance Officer della Queen Mary University, ha condiviso la sua esperienza spiegando perché l’organizzazione ha scelto Convene, come si è svolto il processo di implementazione e in che modo l’app digitale per le riunioni ha permesso al team governance di recuperare tempo prezioso.
La necessità di passare alle riunioni digitali
“In precedenza fornivamo informazioni e documenti ai comitati in formato cartaceo. Era un processo dispendioso in termini di tempo, costoso e poco pratico per i membri, molti dei quali esterni all’università. Dovevamo spedire tutta la documentazione e i partecipanti erano costretti a trasportare voluminosi fascicoli cartacei. Per questo volevamo trovare una soluzione più efficiente”, racconta Nadine parlando delle principali difficoltà nella preparazione delle riunioni degli organi di governance.
Secondo Nadine, i dossier destinati alle riunioni del CdA arrivavano spesso a oltre 200 pagine. “Alcuni altri comitati gestivano meno documentazione, ma comunque non meno di 100 pagine. Il tempo e le risorse economiche necessari per la preparazione erano quindi molto significativi. La maggior parte dei nostri membri utilizzava già tablet o laptop durante le riunioni, quindi non aveva senso continuare a fornire ulteriori fascicoli cartacei. In sostanza, volevamo migliorare i processi a supporto della governance dell’università”, spiega.
Considerando quanto fosse onerosa la preparazione delle riunioni, una delle priorità principali era trovare una soluzione digitale semplice ma completa. Nadine aggiunge: “Dal punto di vista amministrativo, cercavamo uno strumento che rendesse più semplice gestire i documenti ricevuti, aggiornare le versioni, organizzare le pubblicazioni e raccogliere tutto in un unico ordine del giorno chiaro e strutturato. Soprattutto, volevamo che il sistema semplificasse il nostro lavoro, senza diventare un’attività aggiuntiva.”
Funzionalità semplici e intuitive
Durante la valutazione delle diverse soluzioni digitali per la gestione delle riunioni, il team è rimasto colpito dalle funzionalità offerte da Convene. “Dal punto di vista dell’utente, ciò che ha davvero distinto Convene è stata la facilità con cui è possibile trovare i documenti relativi a una riunione e annotarli direttamente. Quando abbiamo iniziato a cercare una soluzione digitale per le riunioni, il primo aspetto che ci ha colpito è stato il layout e l’interfaccia grafica. Era tutto molto pulito, chiaramente etichettato e semplice da navigare. Fa esattamente ciò che promette”, racconta Nadine.
Inoltre, l’interfaccia intuitiva di Convene si è rivelata un grande vantaggio anche per i partecipanti alle riunioni. “Abbiamo apprezzato molto anche la possibilità di avere tutti i documenti raccolti in un unico spazio. L’esperienza ricorda Adobe Acrobat Reader, quindi chi aveva già familiarità con quel software ha iniziato a utilizzare Convene immediatamente. I feedback ricevuti dai membri dei comitati sono stati estremamente positivi. In particolare, hanno evidenziato quanto sia semplice navigare all’interno dei dossier, consultare l’ordine del giorno e approvare i documenti direttamente tramite l’app digitale per le riunioni”, aggiunge parlando dei riscontri ricevuti dai membri del board dell’organizzazione.
Rapida adozione all’interno degli organi di governance
Grazie ai feedback estremamente positivi, i membri dei comitati si sono mostrati subito favorevoli al passaggio a Convene. “Nel complesso, la transizione dalla carta al digitale è stata piuttosto rapida. Lavoro nell’istituzione da poco più di un anno, ma credo che si parlasse già da tempo dell’introduzione di un board portal e che i membri dell’organo di governance fossero molto interessati alla soluzione. C’era una forte motivazione ad adottarla. Un altro motivo per cui abbiamo deciso di muoverci rapidamente è che le attività dei comitati iniziano a settembre. Volevamo avviare il nuovo anno dei comitati con Convene già operativo”, racconta Nadine.
Nonostante qualche piccola difficoltà iniziale, il team ritiene di aver fatto la scelta giusta implementando Convene fin da subito. “L’alternativa sarebbe stata prenderci più tempo per assicurarci che tutto fosse perfetto prima dell’implementazione. Noi invece abbiamo preferito iniziare subito, coinvolgendo inizialmente le persone più abituate alla tecnologia e incoraggiando gradualmente tutti gli altri a seguirle. Credo che sia stata la decisione corretta, soprattutto perché c’era una reale volontà di adottare questo cambiamento.”
Un investimento dal forte valore aggiunto
Rivolgendosi ad altri governance officer del settore universitario, Nadine condivide alcuni consigli sulla scelta della giusta soluzione digitale per le riunioni: “Alle università che stanno valutando il passaggio al digitale, consiglierei di considerare attentamente il rapporto qualità-prezzo, soprattutto perché i budget sono spesso limitati. Convene aveva un costo inferiore rispetto ad altre soluzioni che offrivano funzionalità simili. Non era la soluzione più economica in assoluto, perché avevamo valutato anche piattaforme molto basilari, ma il rapporto tra prezzo e funzionalità era particolarmente interessante.”
Oltre al costo, Nadine sottolinea anche l’importanza di valutare attentamente semplicità e flessibilità della piattaforma. “È fondamentale considerare facilità d’uso ed efficienza dal punto di vista degli amministratori. Non si vuole duplicare il lavoro o introdurre uno strumento che costringa il team a svolgere le stesse attività due volte. Allo stesso tempo, è importante valutare l’esperienza d’uso anche dal punto di vista degli utenti finali.”