Die Queen Mary University of London ist eine weltweit führende Universität, deren Wurzeln bis zu den großen wohltätigen Einrichtungen im Londoner East End zurückreichen. Sie ist ein international renommiertes Zentrum für Bildungs- und Forschungsexzellenz der Zukunft. Seit September 2018 nutzt die Universität Convene.
Nadine Lewycky, Governance Officer an der Queen Mary University, gab uns Einblicke, warum sich die Universität für Convene entschieden hat, wie der Implementierungsprozess verlief und wie die digitale Meeting-App dem Governance-Team wertvolle Zeit zurückgegeben hat.
Notwendigkeit des Wechsels zu digitalen Meetings
„Früher haben wir diesen Ausschüssen Informationen oder Unterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt. Das war zeitaufwendig, teuer und für die Mitglieder wenig praktikabel, von denen viele nicht direkt der Universität angehören. Wir mussten die Unterlagen verschicken, und die Mitglieder mussten große Papierstapel mit sich herumtragen — deshalb wollten wir eine effizientere Lösung finden”, berichtete Nadine, als sie über ihre Herausforderungen bei der Vorbereitung der Sitzungen ihres Führungsgremiums sprach.
Ihren Angaben zufolge umfassten die Sitzungsunterlagen für Ratssitzungen mindestens 200 Seiten. „Bei anderen Ausschüssen sind es weniger, aber mindestens 100 Seiten, sodass der Aufwand an Zeit und Geld erheblich ist. Die meisten unserer Mitglieder nutzen in Sitzungen bereits Tablets oder Laptops, sodass ein zusätzliches Papierpaket überflüssig war. Im Kern wollten wir die Prozesse verbessern, die die Governance-Struktur der Universität unterstützen”, merkte sie an.
Angesichts des mühsamen Vorbereitungsprozesses für Sitzungen war eine einfache, aber umfassende digitale Lösung eine ihrer obersten Prioritäten. Sie erläuterte: „Aus Sicht der Verwaltung suchten wir nach etwas, das es uns erleichtert, eingehende Unterlagen zu verwalten, Versionen zu aktualisieren, Veröffentlichungen zu steuern und Dokumente zu einer einfachen, einheitlichen Agenda zusammenzuführen. Am wichtigsten war uns, dass das System den Prozess für uns erleichtert und nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe wird.”
Einfache und intuitive Funktionalität
Bei der Bewertung möglicher digitaler Meeting-App-Lösungen war die Universität von den Funktionen von Convene beeindruckt: „Aus Nutzersicht hat uns bei Convene vor allem überzeugt, wie einfach es ist, die Dokumente für ein Meeting zu finden und sie direkt zu kommentieren. Als wir mit der Suche nach einer digitalen Meeting-App-Lösung begannen, fiel uns zuerst das Layout und das Erscheinungsbild auf. Es war sehr übersichtlich, alles war klar beschriftet, was die Navigation sehr einfach machte. Es hält, was es verspricht.”
Darüber hinaus war die benutzerfreundliche Oberfläche von Convene ein klarer Pluspunkt für die Sitzungsteilnehmenden. „Wir empfanden es auch als sehr intuitiv, alle Unterlagen an einem Ort zu haben — es erinnert ein wenig an Adobe Acrobat Reader, sodass Personen, die mit dieser Software bereits vertraut waren, sich in Convene sofort zurechtfanden. Das Feedback aus dem Ausschuss war durchweg sehr positiv. Besonders hervorgehoben wurde, wie einfach es ist, sich durch ein Unterlagenpaket zu navigieren, die Agenda durchzuklicken und Dokumente direkt innerhalb der digitalen Meeting-App abzuzeichnen”, berichtet sie zum Feedback der Vorstandsmitglieder ihrer Organisation.
Rasche Einführung im gesamten Führungsgremium
Aufgrund des positiven Feedbacks waren die Ausschussmitglieder sehr an der Umstellung auf Convene interessiert und merkten sofort an: „Der Wechsel von Papier zu digital verlief insgesamt recht schnell. Ich bin erst seit etwas mehr als einem Jahr an der Institution, aber ich glaube, es hatte bereits Gespräche über die Einführung eines Board-Portals gegeben, und die Mitglieder des Führungsgremiums standen dem sehr aufgeschlossen gegenüber. Es gab viel Motivation, mitzuziehen. Der andere Grund, warum wir schnell vorangegangen sind, war, dass der Ausschuss im September beginnt. Wir wollten das Ausschussjahr mit einem bereits laufenden Convene starten.”
Trotz kleinerer Anfangsschwierigkeiten ist die Universität überzeugt, mit der sofortigen Einführung von Convene die richtige Entscheidung getroffen zu haben, und betont: „Die andere Option wäre gewesen, sich Zeit zu lassen, um sicherzustellen, dass vor der Einführung alles perfekt ist. Unser Ansatz war, einfach damit anzufangen, indem wir zunächst die technikaffineren Personen einbinden und die anderen dann nach und nach folgen. In dieser Hinsicht haben wir die richtige Entscheidung getroffen, vor allem, weil die Bereitschaft dafür vorhanden war.”
Preis-Leistungs-Verhältnis
Für andere Governance-Verantwortliche an Bildungseinrichtungen gab Nadine einige hilfreiche Hinweise zur Wahl der richtigen digitalen Meeting-App-Lösung: „Anderen Universitäten, die den Wechsel in Erwägung ziehen, würde ich empfehlen, auf das Preis-Leistungs-Verhältnis zu achten, da die Budgets oft knapp sind. Convene war günstiger als die anderen Systeme, die wir uns angesehen haben und die einen ähnlichen Funktionsumfang boten. Es war nicht das günstigste, denn wir haben auch einige sehr einfache Lösungen gesehen, aber der Preis im Verhältnis zur Funktionalität war attraktiv.”
Neben den Kosten betonte sie auch, wie wichtig es ist, dass die zuständigen Personen die Funktionen der digitalen Meeting-App genau auf Einfachheit und Flexibilität hin prüfen. Ihr Rat: „Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz aus Sicht der Verwaltung. Man möchte keine doppelte Arbeit — man möchte nichts vorschlagen, das die Meeting-Administratoren die Arbeit zweimal erledigen lässt. Achten Sie zusätzlich auch auf die Benutzerfreundlichkeit aus Sicht der Endnutzer.”