Die London Metal Exchange wurde 1877 offiziell gegründet und ist das weltweite Zentrum für den Handel mit Industriemetallen. Im Jahr 2012 wurde die London Metal Exchange von Hong Kong Exchanges & Clearing Limited übernommen. Seit 2018 ist sie Kundin von Convene.

Kye Pearson, Company Secretary der London Metal Exchange (LME), erläutert, wonach das Unternehmen bei einer Board-Portal-Software gesucht hat und wie Convene diese Anforderungen erfüllt hat.

Bedarf an On-Premise-Board-Portal-Software

Kye erklärte zunächst: „Bei uns gab es schon immer ein System für das Sitzungsmanagement, tatsächlich haben wir BoardPad genutzt, das später von Diligent übernommen wurde. Nach dieser Übernahme hat unser Büro in Hongkong den Markt nach alternativen Softwarelösungen durchsucht, und Convene war eine davon. Seitdem nutzen wir Convene nun seit anderthalb Jahren.”

Convene war die einzige Option am Markt, die eine On-Premise-Lösung anbot. Die LME selbst hat sich für eine Cloud-Lösung entschieden, da sie eine kleinere Organisation ist, doch die Niederlassung in Hongkong beschäftigt etwa 10.000 Mitarbeitende, wovon rund 20 % im IT-Bereich tätig sind. Dort steht zudem ein großes Data Warehouse zur Verfügung, das gerne genutzt wird.

Kye berichtete: „Wir sind auf die Cloud umgestiegen, aber aufgrund der Natur der Finanzdienstleistungsbranche im Allgemeinen — sowohl im UK als auch in Hongkong — musste ich dafür einige Hürden überwinden. Ich glaube, es gibt einen breiteren Marktbedarf an einer On-Premise-Lösung, und Convene war sehr klug, diese Option weiterhin anzubieten. Nach dem, was ich höre, sind viele Unternehmen bei der Cloud-Einführung noch immer vorsichtig und gehen daher nur sehr langsam und selektiv vor.”

Wie andere Board-Portale speichert auch Convene die vertraulichsten Daten einer Organisation. Kye ergänzt: „Das ist in der Regel das Letzte, was man in der Cloud haben möchte. Bei der Einführung von Convene war der Director of Business Development des Convene-Teams stark in die Gespräche mit unserer IT-Abteilung eingebunden, um sicherzustellen, dass sie zu 100 % mit der Funktionsweise einverstanden war.”

„Wir mussten getrennt sein und über mehrere Passwörter verfügen. Wir können das System selbst übernehmen, aber ich glaube, weil wir ein größeres technisches Team mit mehr Personal zur Unterstützung des Systems hatten, wären wir wahrscheinlich auf On-Premise umgestiegen”, berichtet Kye.

Umfangreicher Sitzungskalender und Vorstandsstruktur

„Wir haben zwei operative Einheiten, die Börse und ein Clearing House, mit jeweils 9 Direktoren pro Seite — 5 unabhängige, nicht geschäftsführende Direktoren und vier Manager von der LME und der Hong Kong Stock Exchange. Wir nutzen Convene für Sitzungen auf dieser Ebene sowie für Vorstandsausschüsse, unsere Führungsausschüsse und einige unserer Risikoausschüsse für das Sitzungsmanagement”, erläutert Kye zur Sitzungs- und Vorstandsstruktur.

Vorstandssitzungen der LME finden fünfmal jährlich statt. Diese sind größtenteils ereignisgesteuert und daher nicht besonders gleichmäßig über das Jahr verteilt.

„Zum Beispiel müssen unsere Vorstandssitzungen mit dem Ende des Geschäftsjahres zusammenfallen, und dann gibt es Strategiephasen, die wir in die verfügbare Sitzungszeit einzupassen versuchen. Auf Führungsebene wird Convene für Sitzungen im zweiwöchentlichen Rhythmus genutzt”, fügt er hinzu.

Convene unterstützt eine effizientere Sitzungsvorbereitung

Kye erklärt, wie Convene den Prozess der Sitzungsvorbereitung unterstützt: „Die Sitzungsvorbereitung übernehmen wir innerhalb des Company-Secretariat-Teams. Wir sind ein Team aus fünf Personen, und ursprünglich sollte dies in der Verantwortung des 5. Mitglieds liegen. Sie hat inzwischen jedoch eine PA-Rolle übernommen, sodass im Grunde die gesamte Sitzungsvorbereitung gemeinsam von uns erledigt wird, wobei jeder von uns bei Bedarf unterschiedliche Aufgaben übernimmt. Ich bin vor etwa drei Jahren zur LME gestoßen, und das war etwas, womit ich mich sehr häufig beschäftigt habe.”

„Für unseren Betrieb empfinden wir Convene als ein sehr stabiles System, das sich gut gegenüber Wettbewerbern wie BoardPad und Diligent behauptet. Es funktioniert schnell — ich arbeite mit mehreren Bildschirmen und zahlreichen Dokumenten, die ich per Drag-and-Drop hochlade, und das System lädt sie zügig hoch. Ich nutze es zur Agenda-Erstellung, was ein angenehmes Look-and-Feel bietet, und der Ablauf ist reibungslos. Es erfüllt genau das, was wir brauchen. Wir haben gerade erst Umfragen in die bestehende Funktion integriert, aber grundsätzlich nutzen wir es einfach als Sitzungsportal, und dafür funktioniert es bei uns hervorragend”, führt Kye zur operativen Unterstützung durch Convene weiter aus.

Board-Portale wie Convene verbessern die administrative Effizienz

Die Hauptgründe für die Einführung einer Lösung wie Convene bei der LME waren Zeitersparnis und Effizienz. Die Software wurde eingeführt, bevor Hongkong die London Metal Exchange 2011 übernahm. Historisch gesehen setzten sich die Mitglieder der LME aus Personen anderer Unternehmen zusammen — beispielsweise hatten die großen Brokerhäuser und Banken jeweils eine Vertretung im Vorstand.

Der frühere Company Secretary der LME stellte Sitzungsunterlagen manuell zusammen und band sie, bevor sie an die verschiedenen Länder versendet wurden — ein ineffizienter und zeitaufwendiger Prozess. Zu dieser Zeit war das Company Secretariat eine Ein-Personen-Aufgabe, wodurch es praktisch unmöglich war, den Arbeitsaufwand im Blick zu behalten. Das Convene-System zu einem angemessenen Preis einzuführen, hat der LME daher wirklich geholfen.

Kye ergänzt: „Wenn wir es noch auf die alte Weise machen würden, bräuchten wir eine zusätzliche Stelle, was natürlich Kosten verursacht — Convene hat sich also selbst finanziert. Der Company Secretary, dem ich unterstellt war, traf die ursprüngliche Entscheidung, BoardPad einzuführen, aufgrund von Zeit- und Effizienzproblemen. Das war zu jener Zeit eine recht frühe Einführung von Sitzungssoftware.”

Die Wahl von Convene: Einfach und unkompliziert

Kye sprach über die Kriterien bei der Wahl einer Board-Portal-Software: „Diligent und Convene waren die einzigen Anbieter, die wir in Betracht gezogen haben. Für mich und das Team ging es darum, zu prüfen, ob Convene Folgendes bietet …

die gesamte Funktionalität, die wir benötigten
ein schnelles und effizientes System?
die Möglichkeit, Sitzungsunterlagen in unter 30 Minuten zu erstellen?”

Umwandlung von Papierdokumenten und Lesbarkeit auf dem iPad

Die Checkliste war recht einfach und unkompliziert, sodass es eher darum ging, was die Direktoren von einem System erwarteten.

Kye berichtete: „Ein großer Vorteil von Convene war die Möglichkeit eines einzigen Kontos mit nur einem Passwort und Benutzernamen — etwas, das BoardPad nicht bot. Da wir Personen in mehreren Vorständen haben, etwa im Büro Hongkong und im LME-Vorstand, bestand das Problem bei Diligent darin, dass drei separate Konten und drei Passwörter erforderlich waren und man sich jeweils einzeln ein- und ausloggen musste.”

„Aus Sicht des Londoner Büros hat es alles erfüllt, was wir brauchten. Natürlich orientierten wir uns an den Bedürfnissen und Erwartungen unserer Mutterorganisationen. Aus Londoner Perspektive boten sowohl Diligent als auch Convene ähnliche Grundfunktionen als Sitzungssoftware, doch Hongkong entschied sich für Convene aufgrund der zusätzlichen Funktionalität als On-Premise-Lösung”, führt er weiter aus.

Sicherheit und Vertraulichkeit: Volle Datenhoheit mit Convene

Zum Thema Sicherheit erklärt Kye: „Die Sorge war, dass bei einem Hackerangriff auf die Cloud alle Daten sofort zugänglich sein könnten — das Problem war also die fehlende Kontrolle. Wir können unsere eigene Architektur kontrollieren, würden aber nicht unbedingt erfahren, wenn Convene jemals gehackt würde. Ein normales Cloud-Setup umfasst viele verschiedene Konten, wobei zum Beispiel 10 Computer dieselbe Cloud nutzen. Convene hat dieses Problem gelöst, indem es getrennte Clouds mit Master-Passwörtern für unser IT-Team anbietet. Das bedeutete, dass wir die volle Hoheit über die Cloud übernehmen und bei Bedarf jederzeit handeln konnten.”

Aus Sicht der Vertraulichkeit liegt die zentrale Kontrolle über Convene beim Company-Secretariat-Team.

„Wir vergeben Konten und Berechtigungen nur an ausgewählte Personen. Bei Diligent musste, wenn ich mich recht erinnere, bei jedem ausscheidenden Mitarbeitenden Diligent kontaktiert werden, um das Konto löschen zu lassen. Falls ein Mitarbeitender im Streit ging, konnte das zu Problemen führen, da er weiterhin Zugriff auf das System hatte, während wir auf die Löschung des Kontos durch Diligent warteten — zusätzlich zu unserer ursprünglichen Löschanfrage”, erklärt er, warum Convene Diligent bei Sicherheit und Berechtigungseinstellungen übertrifft.

„Mit Convene können wir das selbst erledigen. Wir können außerdem die Berechtigungen der Nutzer steuern, sodass standardmäßig niemand etwas herunterladen kann, außer man ist Administrator im Company-Secretariat-Team — das bietet zusätzliche Sicherheit im Falle eines schlecht verlaufenden Austritts. Die Nutzerkontrolle ist bei Convene insgesamt deutlich besser. Das Deaktivieren einer Lizenz ist ein schneller, einstufiger Prozess”, merkt er als eines der Highlights der Convene-Board-Portal-Software an.

Convene unterstützt Remote-Arbeit während COVID-19

Kye erklärt: „Wenn wir es noch auf die alte Weise mit Drucken und Binden machen würden und Convene nicht hätten, hätte die Situation während COVID nicht so funktioniert, wie sie es getan hat. Mit Convene ist alles nahtlos verlaufen. Dadurch hat das gestiegene Maß an Remote-Arbeit weder auf der Verwaltungs- noch auf der Nutzerseite Auswirkungen auf uns gehabt, und alles läuft im selben Tempo, als wären wir im Büro.”

„Wir mussten bereits vor COVID-19 remote arbeiten, da sich Manager aus Hongkong von dort aus zuschalteten. Es war oft der Fall, dass 10 % der Personen, die theoretisch am Tisch hätten sitzen sollen, nicht anwesend sein konnten. Sie waren entweder im Büro, arbeiteten von zu Hause oder waren auf Reisen — es gab also immer ein gewisses Maß an Remote-Arbeit. Unsere Sitzungen laufen über Webex, sodass die Teilnehmenden das parallel zu Convene auf ihren Computern haben — es ist also genau dasselbe, als wären alle physisch anwesend”, merkt er zu ihrem Setup an.

Spürbare Einsparungen und reduzierter Papierverbrauch mit Convene

Zu den Einsparungen durch papierloses Arbeiten berichtete Kye: „Die ICSA hat vor ein oder zwei Jahren einen Rechner dafür veröffentlicht, mit dem man seine Zahlen durchrechnen kann. Diese werden dann verarbeitet, und das System schlüsselt den aufgewendeten Zeit- und Materialaufwand auf. Convene hat der LME etwa 40.000 bis 50.000 Pfund pro Jahr eingespart.”

„Wir haben bei der LME eine Umweltinitiative. Mittlerweile gibt es hier eine Green Working Group, und es werden unter anderem Maßnahmen ergriffen, um das Druckvolumen zu reduzieren. Zum Beispiel haben wir bereits 40 % Papier eingespart, indem wir doppelseitig drucken”, erklärt er zum Nachhaltigkeitsbedarf der LME.

Convene in einem Satz

Kye beendet das Gespräch mit der Aussage, Convene lasse sich in einem Satz zusammenfassen: „Sitzungsmanagement leicht gemacht!”