Bison Bank wurde im Jahr 2000 gegründet, hat ihren Sitz in Portugal und verfügt über ein Geschäftsnetzwerk, das sich über China, Hongkong, Europa und Afrika erstreckt. Die Bank sorgt für eine solide und nahtlose Verbindung zwischen den Finanzmärkten weltweit und deckt ein breites Spektrum an Aktivitäten im Finanzdienstleistungssektor ab, darunter Private Banking, Investment Banking, institutioneller Vertrieb und Vermögensverwaltung.
Afonso Cardoso de Menezes, Company Secretary von Bison Bank, erläutert, wie Convene der Bank geholfen hat, von einem eher traditionellen Ansatz bei Vorstandssitzungen in den digitalen Bereich zu wechseln.
Traditioneller Sitzungsprozess vor Convene
Zunächst erläuterte Afonso die Sitzungsprozesse, die der Vorstand von Bison Bank üblicherweise durchlief. „Hier bei Bison Bank herrschte, wie es bei Banken oft der Fall ist, ein stark traditionelles Selbstverständnis. Das spiegelte sich auch in unseren Sitzungsprozessen wider, die auf großen Mengen an Dokumenten basierten. Als Company Secretary hatte ich Zugriff auf alle Dokumente, dann wurden die Tagesordnungspunkte besprochen, und die Protokolle wurden nach den Vorstandssitzungen auf die übliche Weise erstellt. Wurden Maßnahmen vereinbart, mussten unsere Vorstandsmitglieder Informationen in vorgefertigte Abschnitte in Dokumenten eintragen, die dann freigegeben und an die entsprechenden Personen verteilt werden mussten.”
Optimierte Governance und Zusammenarbeit im Vorstand
Bison Bank durchlief einen umfassenden Wandel — von einer landesspezifischen Bank hin zu einer Bank mit starkem internationalem Fokus. Mit Convene sind Informationen für Vorstandsmitglieder weltweit nun sofort zugänglich. So haben beispielsweise die chinesischen und niederländischen Vorstandsmitglieder, die oft nicht vor Ort in Portugal sind und dem papierbasierten System skeptisch gegenüberstanden, nun sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.
„Im Kern ermöglicht und fördert Convene die entscheidende internationale Zusammenarbeit, die für unseren Erfolg unverzichtbar ist”, erklärte Afonso.
Tagesordnungspunkte werden nun im Vorfeld besprochen, Entscheidungen bereits vor den Sitzungen bewertet, und Company Secretaries können relevante Informationen offenlegen, bevor sie an die betreffenden Parteien versendet werden. Vor Convene erzeugte der traditionelle Sitzungsprozess des Vorstands große Mengen an internen Dokumenten und Papier, was den gesamten Ablauf verlangsamte und sich zudem negativ auf die Umwelt auswirkte.
Unkomplizierte Beschaffung
Beim Rückblick auf den Beschaffungsprozess berichtete Afonso: „Convene war die erste Lösung, die wir uns angesehen haben, und sie schien das gesamte Spektrum an Vorteilen zu bieten, nach dem wir gesucht haben. Auch andere Anbieter wurden in Betracht gezogen, aber Convene stand ganz oben auf der Liste. Die Kosten spielen immer eine Rolle, doch wir hatten das Gefühl, dass Convene den Hintergrund und die Arbeitsweise von Bison Bank verstanden hat.”
Die Entscheidung, Convene einzuführen, wurde gemeinsam von der IT-Abteilung von Bison Bank und den Company Secretaries getroffen, wobei beide Bereiche den Mehrwert erkannten, den Convene bot. Antonio Henriques, das für IT zuständige Vorstandsmitglied von Bison Bank, wurde zu einem engagierten Befürworter von Convene.
Breiter Einsatz in der Organisation
Aktuell nutzt Bison Bank 20 Convene-Lizenzen im gesamten Unternehmen. Afonso fügte hinzu: „Unser Aufsichtsrat hat Zugriff, ebenso wie alle Vorstandsmitglieder. Zugriff erhalten auch alle Abteilungsleiter der Bank. Wir haben einen Vorstand mit sieben Mitgliedern, der sich monatlich trifft, sowie ein Führungskomitee mit fünf Mitgliedern, das sich wöchentlich trifft. Aus den Sitzungen ergibt sich eine große Zahl an Maßnahmen, die nun effektiv über die Funktionen von Convene verwaltet werden. Neben unserem Vorstand und dem Führungskomitee wird die Lösung mittlerweile auch von zwei weiteren Ausschüssen genutzt.”
Intuitive Bedienung mit nützlicher Abstimmungsfunktion
Afonso berichtete: „Als System empfinden wir es als sehr benutzerfreundlich. Bei den spezifischen Funktionen ist es hilfreich, Dokumente per Drag-and-Drop verschieben zu können. Auch das Annotationstool empfinden wir als nützliche Funktion. Ebenso schätzen wir die Mobilität der App und die Möglichkeit, sie außerhalb des Sitzungsraums zu nutzen — etwa auf Reisen oder auf Geräten im Offline-Modus.”
Mit Convene stimmt der Vorstand nun direkt nach jedem besprochenen Tagesordnungspunkt ab, statt alle Abstimmungen gesammelt am Ende der Sitzung durchzuführen. Das bedeutet, dass Company Secretaries nach Abschluss der Sitzungen jeden Tagesordnungspunkt einzeln überprüfen können, um festzustellen, wer abgestimmt hat und ob möglicherweise Mitglieder übergangen wurden.